档案管理实务项目七 档案保管工作.ppt

出版社 社文分社 档案管理实务 项目七 档案保管工作 学习目标 知识目标 了解档案保管工作的含义、原则和任务； 熟悉影响档案寿命的因素与针对措施； 明确档案保管的条件与设施以及库房管理措施。 * 能力目标 清楚档案库房建设要求； 能够掌握档案保管对物质条件的要求； 能够应用档案保管工作的技术与方法。 * 任务一 认识档案保管 一、档案保管工作的含义 档案保管工作，是档案管理工作中的一个环节，也是所有档案管理环节的共同任务。 简单地说，就是指档案排架入库后的档案存放管理以及维护档案完整与安全的活动。具体由档案工作人员根据不同档案制成的材料，使用一定的设备和装具，采取适当的措施和方法，妥善保存档案，目的是延长档案寿命，保证档案信息的长远利用。 * 二、档案保管工作的原则 （一）预防为主，防治结合 “防”是指预防档案的损坏，防止档案污染、损坏和丢失；“治”是指对已损坏的档案进行复制或修补的活动。因为入库的档案绝大部分是完好的，因此保证大量完好无损的档案，是档案保管工作的首要任务，其中“防”是主导，“治”是补充。 * （二）突出重点，兼顾一般 档案工作人员在进行档案管理过程中，要注意区分重点档案与一般档案。对于本单位的核心档案、长久保管期限的档案要采取措施重点保护，重要档案（包括重要数字档案） 可以采用多套保存或异地保存；对于一般性档案、一定保管期限内的档案必须提供适合的保管条件，确保其在保管期限内的安全和提供利用的方便。 * （三）加强管理，时常检查 加强档案库房的日常管理，对延长档案寿命、做好档案保管工作非常重要。平时检查工作主要从以下几个方面进行：归档与接收的档案要及时入库；调阅完毕的案卷要及时复位；案卷要进行定期的清点和检查；发现问题要及时处理等。只有做好库房的日常管理工作，才能保证档案保管工作的有效运行。 * （四）自力更生、勤俭节约 一些单位因规模、效益等问题，一时无法达到档案保管工作条件要求时，档案工作人员应自力更生，创新性地做好档案保管工作。 （五）立足长远、保证当前 档案工作的最终目的是档案的利用，因此档案保管工作必然要考虑档案信息的长远安全性；同时档案也有它的现实价值，也要注重其现实价值的利用。 * 三、档案保管的任务 （一）防治档案损毁 防治档案损毁是档案保管工作的首要任务，从现实看，档案的损坏无法避免，这就要求档案工作人员积极采取必要的技术手段与方法，消除危害因素，改善保存环境，妥善保护档案。 * （二）延长档案寿命 影响档案寿命的因素主要有社会因素与自然因素两方面。 1.社会因素（人为因素） 2.自然因素 （1）档案制成材料本身的原因。 （2）档案所处环境和保管档案的库房条件。 * （三）维护档案安全 维护档案的安全，一是指档案的物质实体要得到最大限度的安全保存，二是指保密的档案信息不能泄密。 四、档案保管工作的意义 (1)有利于延长档案的寿命； (2)有利于档案的信息开发利用； (3)有利于维护党和国家的历史面貌，为教育后代提供完整、生动的素材。 * 任务二 档案保管对物质条件的要求 做好档案保管工作，必须具备一定的保管档案的物质条件，档案保管的物质条件是档案库房管理所需一切物质装备的总称。 一、档案库房 档案库房是保存档案的重要基地，是档案保管的最基本的物质条件。 * 二、档案装具 档案装具，是指存放档案的厨、架、柜和箱等设备，是档案工作环境必备的基本物质条件。档案装具种类很多，从形状上分，有箱、架、柜；从用材上分，有金属和木质两种。档案装具的设计应符合坚固耐久、不损害档案、便于管理，有利于合理利用库房空间以及经济美观的要求。 * 三、设备（固定资产） (1)去湿机、加湿机、空调、通风设备； (2)温湿度测量及控制设备； (3)防盗、防火报警器，灭火器； (4)装订机、复印机、缩微拍照设备； (5)计算机、光盘刻录机、摄像、照相器材； (6)通信及闭路电视监控设备； (7)消毒灭菌设备； (8)档案进出库的运送工具。 * 四、包装材料 目前，我国包装档案的材料为卷皮、卷盒和包装纸三种，要求符合国家的有关规定，利于档案保管。 五、档案保管对消耗品、专用品等的要求 保管好档案，还需准备一定的易耗低值物品，如防霉、防虫药品，吸湿剂，各种表格及管理性的办公用品等。 * 任务三 档案保管工作 档案保管工作是指在档案入库后所进行的存放、日常维护和安全防护等管理方面的工作。 一、做好档案库房管理工作 （一）建立库房管理制度 (1)人员出