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PAGE 1 PAGE 19 归档文件整理指南 《归档文件整理规则》中使用的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件。 一、归档文件整理方法的主要特点： （一）取消案卷、实行以“件”为单位进行装钉、整理、免去了组卷过程，不需装钉案卷；件，是归档文件的整理单位 （二）取消案卷目录和卷内文件目录，只编归档文件目录；不需编写目录号、案卷号。 （三）不需拟写案卷标题和填写案卷封面，只需填写档案盒脊背项目。 （四）每份文件加盖并填写“归档章”，按编号顺序装盒保管。 （五）归档文件可以随办随归，不需等到年终一次整理。 二、归档程序 各单位必须在文件正式签发时，打印出正式的纸质文件，附上经领导审阅签发的行文呈批表，连同相应的电子文件一起，交由档案人员按照本单位制定的文书材料的归档范围及保管期限表进行归档标识。由于各机关工作职能的发展和变化，所产生的文件材料与以往的有所不同，现提供《东山区文书档案保管期限表》，对于本保管期限表中没有涉及的本单位档案范围,各单位可本着①以《东山区文书档案保管期限表》为主②应归档的档案必须归入相应的类③“相近归类、本单位统一”的原则，对本单位档案保管期限表作出修订和增补来制定出本单位的档案保管期限表。 经标识后必须将文件在《森蓝文档管理系统》中进行文书档案目录著录，将相应的电子文件放入电脑指定的归档电子文件夹中。 档案室将附有行文呈批表的正式文件归档。 归档文件整理步骤与要求 （一）步骤： 装钉（件）—分类—排列—编号—编目—装盒 （二）要求 归档时间：采用“随办随归”方法。对同一事由的材料可即时行文即时进行归档预处理（加盖归档章、可用铅笔填写归档章栏目等），待收集齐全后正式归档。纸质文件与电子文件同时归档。没有形成电子文件的材料的归档方法为：①会议记录、各种年终报表放在年底归档；②与本单位有直接关系的必须归档的收文，在加盖归档标识和进行文书档案目录著录后方传阅办理，档案员必须跟踪收回归档。 归档方法：按文件形成的时间顺序，以件为归档单位整理归档。但有必要保持文件之间的关联性（即反映同一问题的文件材料可放在一起归档）。归档文件应一式二份，一份作档案保存，一份作文件汇编。 ⑴一份文件为一件。 ⑵各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件，报表册应将空白页去掉。 ⑶正本与定稿一般为一件，正本在前定稿在后，原文在前译文在后；如果定稿过厚不容易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法规性文件）需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿各为一件。 ⑷正文与附件一般为一件，如果附件数量较多，或者太厚不易装订，也可各为一件。 ⑸正文与文件处理单（包括文件处理单（表）、拟办单、发文稿头纸、签批条等）作为一件，即文件处理单一律要归档，作为文件的一部分。 ⑹请示与批复合为一件。除请示与批复之外的来文与复文，一般都作为两件来处理。对于请示与批复，当年有批复的，请示与批复作为一件处理；当年没有批复的，请示单独作为一件归档，如果次年有批复，要在请示的归档文件目录的备注栏中注明。 ⑺有缺陷的原件(如字迹线条不耐久、字迹模糊等)与复制件（包括复印件以及抄件等）为一件 ⑻转发文与被转发文为一件。 整理方法： ⑴ 永久与长期保管的文件必须去掉文件上会生锈的金属物。 ⑵ 归档文件统一采用A4纸规格，大于A4规格的要折叠或在不影响原貌的情况下进行适当的裁切；小于A4规格及破损的要托裱。如果整本（册）文件为16开规格的，不用托裱，但必须保持整齐划一。有些如会议记录等小本子，不用改变，也不用打页码。 装订，可采用不锈钢钉或线装或用乳胶粘： 装订时，左、下侧分别对齐，采用左侧装订，每件薄的文件用不锈钢钉或乳胶粘；厚的文件用棉线三孔一线装订。 装订时，以件为单位，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，没有特殊规定的，中文本在前，外文本在后，或者汉文本在前，少数民族文字文本在后。另外，有文件处理单的，可放在最前面，编号时作为首页加盖归档章，以更好地保护正本的原始面貌。 分类，可以采用年度——保管期限分类法，就是先将归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。也可以采用年度——机构（问题）——保管期限分类法（此法适用于机构多且分工明确的单位）。 归档文件的排列 在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。 ⑴同一事由内归档文件的排列：按文件形成时间的先后顺序，或者按文件的重要程度排列。 ⑵不同事由间的归档文件排列：按不同事由形成时间的先后顺序排列。例如，本单位6月份下发了关于机构改革的通知、召开了一次业务研讨会、举办了纪念建党80周年的演讲比赛等活