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AP预付款管理—流程 创建日期: 2007.9.26 确认日期: 控制编码: 当前版本: 1.0 预付款概念： 预付款主要用于对关键物料的采购预付以及员工的借款业务。 对于供应商及员工的预付款业务，在Oracle 应付系统中能够跟踪从预付款申请到预付款核销的全过程，当某个供应商或员工存在预付款，在输入供应商发票或员工费用发票时系统会提示预付款的存在、通过选择预付款来核销发票，以避免重复付款。对于未核销的预付款在系统中将提供了在线查询和报表反映 预付款的整体步骤： 应付款会计根据已经批准的预付款申请，在应付模块制作预付款发票，产生财务信息如下： 借： 预付账款 贷：应付帐款 对预付款发票进行付款，产生财务信息如下： 借： 应付帐款 贷： 银行存款 付款后在系统中查询预付款发票的状态，预付款的状态为‘可用’，即表示预付款发票可与标准发票进行核销。 预付款核销： 预付款核销是在预付款已经付款后可用的前提下，与对同一供应商的应付帐款（来源于实际收到供应商开具的一张新发票）进行抵销，从而减少应付帐款债务的一种付款方式，其作用相当于对新的供应商发票进行付款操作。 收到采购部门交来的供应商发票后，审查供应商发票的有关内容和格式，并检查审批手续完备后，在系统中输入一张新的供应商标准发票，在输入供应商后，系统会自动提示对 于该供应商存在预付款。 完成新的标准发票输入后，分别根据业务的情况和采购订单进行匹配，或者手工输入发票的分配行，完成会计科目的输入。 标准发票不是一笔笔的与预付款核销，而是集中在月末结账时，应付款会计检索出所有状态为“可用”的预付款发票，进行与标准发票的集中核销处理。 保存标准发票，提交发票审批 标准发票和预付款发票核销后，产生的会计分录如下： 借： 应付账款 贷：预付款 核销之后注意事项： 对于不同的业务情况，有不同的核销管理需要，也有不同的会计结果。 如果标准发票金额大于预付款发票，则在对预付款全额核销后，还需要对供应商补充支付一笔款项（发票余额）。对于这种业务，在应付款管理系统中进行差额的手工付款。手工支付的业务产生的会计分录为： 借： 应付账款 贷：银行存款 如果标准发票金额小于预付款发票，则在对新发票进行全额核销后，还需要根据双方协商的结果和公司的有关规定确认是否要收回多余的预付款。如果不需要收回多余预付款，则不需要进行别的处理，将预付款留待将来由供应商的新发票时再进行核销；如果需要收回多余的预付款，则需要财务部门在应付款管理系统中进行操作，以产生如下的会计分录： 借： 银行存款 贷：预付款 预付款余额收回的业务，我们设计一套在系统中的解决方案： 由采购部门与供应商联系，收回多余的资金，出纳收款后通知会计。 会计人员在应付款管理系统中输入一张虚拟发票，该发票的目的是在系统中冲减对供应商的预付款额，其金额等于预付款的未核销金额，供应商为原供应商。 会计人员为虚拟发票输入分配行，但分配行的帐户记为一个中转科目，如“供应商退款中转”。发票审批后，产生的会计分录为： 借： 供应商退款中转 贷：应付帐款 虚拟发票核销，找到对供应商的预付款进行核销，会计分录为： 借： 应付帐款 贷：预付款 由于在步骤三中产生了中转科目，而且没有产生银行存款/现金的借方，因此应在应付模块输入贷项通知单，并对贷项通知单进行退款，产生以下会计分录： 借： 供应商退款中转（负数） 贷：应付帐款（负数） 对贷项通知单进行退款处理，产生的会计分录为： 借： 应付帐款（负数） 贷：银行存款/现金（负数）