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浅谈电子文件的特性及对归档的认识 张建青 江苏省灌南县第二中学 222500 摘要 木文对电子文件的特性及对归档的认识做了探讨。 关键词电子文件特性归档 在当今的社会，计算机已经进入人们学习、工作和生活的各个方面，由 此产牛的电子文件己被普遍认识。虽然它作为一种信息传播方式的历史很短，但 却具有其它介质所不能比拟的优势。因此，在各个领域，电子文件的应用和管理 日益普及，并向着系统化、科学化和标准化的方向迅猛发展。 一、电子文件的特性(电子文件的优缺点) 相对纸质文件而言，电子文件是一种新牛事物，是依托于计算机等电子 设备而存在的数字化信息。电子文件的管理和利用，必须以深入了解电子文件的 特性为基础。任何事物都具有两面性，电子文件亦不例外。那么，较其它介质文 件而言，电子文件的优势以及缺陷到底体现在哪里呢？ 电子文件是经过电子技术处理并存储在磁带、磁盘、光盘等介质上的数 字信息的集合体。比较而言，其优势有： 信息的高效性 目前，计算机软、硬件的水平己经非常先进，信息处理速度快，利用网 络，对电子文件进行远距离传输，可同时传递给一个或多个接收者，相对于人脑 和手工操作，它的效率可能高出成百甚至上千倍。 数据的标准化 电子文件一般是通过应用一系列通用软件或者专用软件而产牛的，在一 个单位内，它的外在形式和运行规律是统一的。从电子文件的产生、处理到归档 各个环节.都是在相对标准的情况下完