企业档案管理具体操作及流程.docVIP

? 企业档案管理具体操作及流程 ? ? 　 　　一、收集范围及要求 　　（一）、收集范围 　　凡是反映企业工作活动，具有参考价值的文件材料（文字、照片、电子文件、实物等）均属归档范围。 　　1．? 企业内部行政领导会议材料； 　　2．企业制定的条例、准则、章程和各项管理制度等文件材料，以及企业内部颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿等； 　　3．? 企业的请示及上级主管部门的批复文件； 　　4．企业及其内部职能部门业务运行活动形成的工作计划、总结、报告、年度目标管理考核实施方案和考核评比结果等； 　　5．? 反映企业业务活动和管理的文件材料； 　　6．企业形成的凭证、帐薄、财务报表，统计原始台帐、统计报表、汇总的统计报表和分析资料等其它财务资料； 　　7．? 财产物资、档案等的交接凭证； 　　8．? 企业与外单位签订的各种合同、协议等文件材料； 　　9．? 其它按需应予归档的文件材料。 　　?? （二）、收集要求 　　1．归档的文件材料必须齐全完整，照片(包括底片)等必须同其详细的文字说明材料一起归档； 　　2．归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律； 　　3．归档的文件材料必须是原件(定稿)，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档； 　　4．归档的文件材料，其制成材料必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、复写纸等。 　　二、文件点收 　　文件结案后由档案部门验收，文件材料在归档前遗失，文件形成部门或经办人应尽力弥补，并承担相应责任。归档部门或个人应填写归档材料移交清单，一式两份，交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留—份，以备查考。同时，文件结案移送归档时，依如下原则点收： 　　1．检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入； 　　2．文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办； 　　3．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门； 　　4．有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。 　　三、文件整理???????????????????????????????????????????? 　　点收文件后，可依下列方式整理： 　　1．中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则； 　　2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢； 　　3．文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 　　四、档案分类 　　1．档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类； 　　2．档案分类应力求切合实用。若因案件较多，三级不符应用时可于第三级之后另增第四级“细类”。若案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级； 　　3．每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则； 　　4．档号之表示方式如下????????????? 　　A1B1C1D1：A1为经办部门代号，B1为大类号，C1为小类号，D1为档案目次。 　　五、档案名称及编号 　　1．档案各级分类应赋予名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜含混； 　　2．编号以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而定； 　　3．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅； 　　4．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用 　　5．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆； 　　6．编号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编号； 　　7．编号应自左而右编列，右方装订的案件，应将编号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。 　　六、归档与档案清理 　　1．归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅； 　　2．档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 　　七、调阅程序 　　1．各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调阅单”经其部门经理核准后再向管档人员调阅； 　　2．管档人员接到“调阅单”经核查后，取出该项档案，并于“调阅单”上填明借出日期后，将档案交与调阅人员。“调阅单”则依