我的时间管理心得.doc

天涯社区[思考评论]我的时间管理心得 楼主作者：十月叶 发表日期：2010-8-4 18:59:46 　　 　　我在兰迪·鲍西教授在他关于时间管理的讲座中听到，调查表明每个人每天在工作上浪费的时间大约在2小时以上。要做的事情一多，如何有效利用时间就成了一个大问题。就我自己而言，前些年经常有顾这顾不了那的时候，忙忙碌碌一整天，不可开交，但是效率极其低下，完全不知道自己都做了什么，毫无成就感。 　　 　　后来开始思考时间管理的问题，也得到了朋友很大的帮助。这一两年来，慢慢将各种时间控制得更好些，生活轻松不少，效率也提高很多。有一些心得，和大家分享。其实并无任何特别，都是学来的，不过是学了，然后坚持了。 一、为自己要做的事情分类 　 一个人工作中要做的所有事情一般可分为四类： 　　 　　（1）紧急且重要的　　　（2）不紧急但重要的 　　（3）紧急但不重要的　　（4）不紧急也不重要的 　　 　　这四类中，（1）需要去做，（4）不要做。这样的结论一般容易得出。那么（2）和（3）要做哪一个呢？答案是（2）。放弃不重要的事情，可以使你更专注于重要的事物。要努力安排好不紧急但重要的事情，安排好它们，它们就不会出现在（1）的列表中，因为你知道，（1）经常会把你搞得手忙脚乱，事实上时间管理大部分集中在（2）这个范围内。 　　 　　把重要但不紧急的事进行分类，原则是：两分钟之内能做完的，马上就去处理；两分钟之类完不成的，按事情的优先级放到TO DO列表中，专门安排时间来处理它们。 　　 　　比如，你要给某同事打电话通传一件事，那么，马上就去做。但你要给你的同事整理一份报告，那么就要专门安排时间来处理。 　　 　　二、制定工作计划 　　 　　专门安排出时间做计划。没有计划的工作容易令人陷入盲目。一个有效计划可以分为长期的、中期的和近期的。比如一个读书计划：我的长期计划是想在3个月内读完整套5本，中期的就是读完其中的一本。近期就是每天利用多少时间来读这本书。 　　 　　计划必须要详细到可以量化、执行的程度。“我要3个月读完五本书”是无法执行的。 　　 　　做计划时，需要对自己有个充分的估计。包括你每天可以利用的时间，你需要多少时间休息、休闲，陪家人。不要妄想每天都可以做很多事。我曾经制定过一个计划是2个月背完6000个单词，每天2小时的时间。结果，执行三天，第四天就无限休庭了--我根本做不到每天拿2小时来学习英语。这就是对自己没有充分估计的结果。 　　 　　计划制定好之后，剩下的就是严格执行。不要抱怨任务怎么这么多--如果你在制定的时候已经充分考虑到你可利用的时间。除非你完全没有执行这个计划的能力，否则不要轻易对计划进行大的调整，那等于是对你制定计划时智商和判断力的否定。在这个过程中，你对自己的认识会更深刻。 　　 　　如果能够制定一个好的计划并可以大体上执行它，两个月后，你总结自己的所得，会有很大成就感。 　　 　　三、安排自己的工作日程 　　 　　我自己使用的是GOOGLE的日历，它的好处在于可以和手机进行同步，方便我在手机上和电脑里安排日程，同时还有短信提醒功能。 　　 　　把TO DO列表里的事情按优先级、时间要求等因素安排在日历中合适的时间里。然后清空大脑，不用再保留关于处理这件事的任何记忆，到时看日历就知道自己下一步该做什么了。我们的大脑是用来思考“这件事要怎么做”的，而不是“我下一个小时将要做什么”。 　　 　　四、处理电子邮件 　　 　　每天收邮件，能在两分钟之内处理的马上处理，不能的就转入到相关的文件夹内，再专门安排出时间来处理。收件箱里不要存有邮件，否则你会堆下一堆要处理的事情，以后也不知道哪件处理了哪件没处理。 　　 　　这一点我做得极糟糕，并正身受其害。 　　 　　五、桌面上不要存放文件 　　 　　我的做法是，有一个临时文件夹，专门存放各种下载的文件。每周定期清理一次。处理完的工作就归档，无用的果断删除。 　　 　　六、做好预约 　　 　　如果你的工作需要涉及其他人，那么在处理之前最好预约，以方便大家安排时间处理。不要临时起意。如果有约会，不要使用模糊的时间：比如，明天上午，今天下午2点左右之类。要精确到明天上午10：15的程度。浪费时间不可原谅。 　　 　　七、做工作日志 　　 　　永远都不要太相信自己的记忆力力，我们很快就会忘掉自己都做过什么。每天做详细的日志可以帮你弥补这一点。你可以记录每天都做了什么，有哪些想法之类的任何你想写之事，只有一点要求：要坚持。 　　 　　做工作日志还可以用来检验你的工作计划是否得到有效完成，并可供以后查询。我用的是Mybase这个软件，觉得很好用。 　　 　　 　　以上。 　　 　　推荐李笑来的博客，以及他的书《把时间当作朋友》。这是一本关于时间管理的书，观点非常精彩也切实可行。我的朋友非