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PAGE PAGE 1 第16章 企业内部控制流程——合同管理 16．2 合同订立控制 16．2．1 合同签定流程 1．合同签定流程与风险控制图 合同签定流程与风险控制 业务风险 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 阶段 总经理 承办部门 相关部门 外部单位 合同信息安全保密工作不当，可能导致商业秘密泄露；不对合同谈判资料进行及时存档备案，可能导致资料丢失、遗漏等，给企业带来损失未签定书面合同可能导致企业资产或股东权益遭受损失 合同信息安全保密工作不当，可能导致商业秘密泄露；不对合同谈判资料进行及时存档备案，可能导致资料丢失、遗漏等，给企业带来损失 未签定书面合同可能导致企业资产或股东权益遭受损失 否签字盖章商定合同签定方式 否 签字盖章 商定合同签定方式 结束 是 商定合同签定方式 确定签定时间 先行签字盖章 寄送对方签字盖章 现场签定 当场签字盖章 当场签字 盖章 2 1 开始 合同审批通过 合同 审批通过 送交合同正本、副本和相关审核资料 送交合同 正本、副本和 相关审核资料 接收合同档案副本和相关审核资料并归档4保管正本3 接收合同档案副本和相关审核资料并归档 4 保管正本 3 D1 D2 2．合同签定流程控制表 合同签定流程控制 控制事项 详细描述及说明 阶段 控制 D1 1．对合同先行签字盖章，应当由具有审批权限或具备被授权资格的人履行签字盖章手续，不对未经编号、缺少合同审核手续、缺少报签文件，以及代签的情况下缺少授权委托书的合同用章 2．当场签字盖章的合同签定方式多用于合同比较重要的情况；正式订立的合同，包括合同书、补充协议、公文信件、数据电文等应当采用书面形式；款项即时结清的情况除外 D2 3．一般由合同的归口管理部门保管合同正本 4．保管合同副本和其他相关审核资料的部门一般为企业的档案管理部门 相关规范 应建 规范 ? 《合同章管理制度》、《合同保密制度》、《档案管理规定》 参照 规范 ? 《中华人民共和国合同法》 文件资料 ? 《××××合同》 责任部门 及责任人 ? 合同承办部门、归口管理部门、档案管理部门 ? 总经理、承办部门人员、归口管理部门人员、档案管理部门人员 16．2．2 合同登记流程 1．合同登记流程与风险控制图 合同登记流程与风险控制 业务风险 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 阶段 总经理 承办部门 相关部门 外部单位 不对合同登记资料进行及时存档备案，可能导致资料丢失、遗漏等，给企业带来损失合同应登记而未登记的，可能导致企业未来业务运作受到影响，进而带来损失 不对合同登记资料进行及时存档备案，可能导致资料丢失、遗漏等，给企业带来损失 合同应登记而未登记的，可能导致企业未来业务运作受到影响，进而带来损失 开始 开始 否合同审批通过 否 合同 审批通过 21是准备登记资料明确登记要求需要登记签定合同 2 1 是 准备登记 资料 明确登记 要求 需要登记 签定 合同 资料存档结束 资料存档 结束 否是予以登记符合登记要求 否 是 予以登记 符合登记要求 D1 D2 2．合同登记流程控制表 合同登记流程控制 控制事项 详细描述及说明 阶段 控制 D1 1．合同承办部门对于需要登记的合同，应通过查阅相关法律法规明确登记的具体要求，包括登记时间、登记需要携带的资料等 D2 2．合同承办部门根据合同登记要求准备登记材料，包括向相关部门收集相关材料，查阅相关文件的盖章用印是否规范等，并应将登记材料独立保管，以备登记时用 相关规范 应建 规范 ? 《合同章管理制度》、《档案管理规定》 参照 规范 ? 《中华人民共和国合同法》 文件资料 ? 《××××合同》 责任部门 及责任人 ? 合同承办部门、归口管理部门、档案管理部门 ? 总经理、承办部门人员、档案管理部门人员 16．3 合同履行控制 16．3．1 合同变更解除流程 1．合同变更解除流程与风险控制图 合同变更解除流程与风险控制 业务风险 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 阶段 总经理 归口管理部门 法律顾问 承办部门经理 承办部门 外部单位 不对合同进行及时存档备案，可能导致资料丢失、遗漏，给企业带来损失合同的变更或解除未经适当审批或超越授权审批，可能产生重大差错以及舞弊、欺诈行为，从而导致损失；合同变更或解除未签定书面文件，可能导致企业资产或股东权益遭受损失 不对合同进行及时存档备案，可能导致资料丢失、遗漏，给企业带来损失 合同的变更或解除未经适当审批或超越授权审批，可能产生重大差错以及舞弊、欺诈行为，从而导致损失；合同变更或解除未签定书面文件，可能导致企业资产或股东权益遭受损失 审批审批 审批 审批 汇总和保管变更、解除后的合同及相关资料结束 汇总和保管变更、解除后的合同及相关资料 结束 3