集团公司办公用品管理.docVIP

logo 集团公司办公用品管理 （试行） 文件编号 集总-03 文件版本 批准人 批准日期 浙江/////集团股份有限公司制度 PAGE 目的 为规范办公用品的管理，降低办公用品费用开支，特制定本制度。 范围 本制度适应于集团公司各部门及人员，各分子公司参照执行。 职责 总裁办为办公用品的归口管理部门，各部门负责本部门月度办公用品的需求申购及使用管控。 总裁办行政文员负责办公用品的需求汇总、采购、入库、保管、领发，并建立台帐，进行跟踪管理。 办公用品种类 一次性消耗品：圆珠笔、签字笔、水笔芯、荧光笔、蜡笔、铅笔、笔式擦、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、橡皮擦、笔记本、复写纸、标签、便条纸、信纸、信封、文件袋、打印油、订书针、修正液、印台油、电池等。 管理消耗品：订书机、打孔机、大型削笔器、钢笔、笔筒、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算器、印泥、尺子、文件夹、文件架等。 其它如有未尽物品，根据具体情况另行决定。 办公用品申购 各部门根据年度、月度预算及实际需要于每月25日前将《办公用品申请单》（见附表1）交总裁办负责人审核，由行政文员汇总后统一安排采购。 应急性管理用品或有新员工到岗需配置的办公用品，在填写申购单后，经总裁办负责人批准可随时安排采购。但各部门也应在办公用品年、月度预算范围内上报。 行政文员应在接到《办公用品采购汇总表》（见附表2）的3天内，按规定将所需的办公用品采购到位。行政文员在将物品采购到位后需及时将所购物品登记于表《办公用品采购记录表》（见附表3）。 行政文员采购时应严格遵循“货比三家”的原则，保证所购物品质优价廉，并接受审计监察部的检查。 专业性办公用品（如计算机配件），采购时由专业人员配合共同采购。 若一时采购不到的办公用品，经总裁办同意后各部门可自行采购。 耗用量大的办公用品采购时应酌量库存。 办公用品领用 办公用品分为个人领用与部门领用两种，由领用人自行签名。 个人领用系个人使用保管用品，如笔记本、签字笔等。 部门领用系本部门共同使用的用品，如：打孔机、大型钉书机、打码机等。 办公用品发放标准 一次性消耗品依据平时记录，由总裁办负责人核定基准，并可根据部门人员的实际情况适当进行调整。 管理消耗品应限定专人使用，并从第二次发放开始，须以旧换新。 管理消耗品列入移交范围，如使用人故意或重大过失行为导致的毁损、灭失应由使用人自行购买补偿。 办公用品保管 总裁办设立《办公用品领用台帐》（见附表4），由行政文员统一保管，在领取办公用品时由领用人签字、行政文员登记，以便掌握办公用品领用状况。 办公用品仅作办公时用，不能带回家私用。 新进人员到职时，由用人部门提出办公用品申请单，领取必需的办公用品，并列入领用台帐。 人员离职时，应将所领用的剩余办公用品交到总裁办行政文员处保管。 办公用品采用“谁使用，谁负责”的原则，如有遗失或人为损坏的，由领用人自行承担。 办公用品入库和发放应及时记帐，做到帐物相符。总裁办负责每月建立办公用品台帐。 办公用品的印刷（如一次性纸杯、信纸、信封、表格等印刷品），均由总裁办统一安排。 附表 附表1 《办公用品申请单》（1页） 附表2 《办公用品采购汇总表》（1页） 附表3 《办公用品采购记录表》（1页） 附表4 《办公用品领用台帐》（1页） 说明： 本制度由集团公司总裁办制订、管理和解释。 本制度于2008年6 月 23 日制定。 本制度由集团公司总裁审核。 本制度由董事长批准。 本制度于董事长批准之日起生效。 编制： 审核： 批准： 表1 办公用品申请单 申请部门： 申请日期： 年 月 日 序号 品名 数量 规格 核准数 备注 填报人： 部门负责人： 总裁办核准： 表2 办公用品采购汇总表 汇总日期： 年 月 日 序号 品名 数量 规格 备注 合计 汇总人： 采购人： 审批：