时间管理培训PPT1.ppt

分解目标 长期目标 看看你的工作日志, 然后问自己: 几点开始目标? 能不能早点开始? 有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?, 能不能早点开始? 你完全不受干扰的最长时段有多久? ( 不要把午饭也放进去) 你最有效率和最没有效率是什么时候? 你将当天的主要目标完成到什么程度? 你会照着优先次序的书面计划做事吗? 你在适当的时间做适当的事吗? 你在怎么处理不应该做的事? 可不可以授权? 手边的工作要如何做得更有成效, 更为简化, 并减少细节? 你花的时间与你的优先次序是否相称? 请记着 : 巴雷德“80/20”定理 分解目标 长期目标 以行动配合计划 将目标写下来 - 是什么目标? 要达致什么的成果? 行动 – 要做些什么? 次序 - 哪些应该先做/ 哪些为后? 订下完成 日期及排列优先次序 时间估计 – 每项的行动需要多长时间? 灵活性 – 有没有预留时间给不可估计的突发事情 时间表 – 甚么时候处理甚么事项？ 你是怎样编排时间计划？ 一、年度计划－甘特图二、周计划－执行事项清单史蒂芬 ·柯维博士－“与时间有约” 第一页 甘特图 本世纪亨利.甘特发明的；内在思想简单，基本是一条线条图，横轴表示时间，纵轴表示活动（项目），线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况 1.明确项目牵涉到的各项活动、项目。内容包括项目名称（包括顺序）、开始时间、工期，任务类型（依赖/决定性）和依赖于哪一项任务。 　　 2.创建甘特图草图。将所有的项目按照开始时间、工期标注到甘特图上。 3.确定项目活动依赖关系及时序进度。使用草图，按照项目的类型将项目联系起来，并安排项目进度。 　　此步骤将保证在未来计划有所调整的情况下，各项活动仍然能够按照正确的时序进行。 也就是确保所有依赖性活动能并且只能在决定性活动完成之后按计划展开。 　　同时避免关键性路径过长。关键性路径是由贯穿项目始终的关键性任务所决定的，它既表示了项目的最长耗时， 也表示了完成项目的最短可能时间。请注意，关键性路径会由于单项活动进度的提前或延期而发生变化。 而且要注意不要滥用项目资源，同时，对于进度表上的不可预知事件要安排适当的富裕时间（Slack Time）。 但是，富裕时间不适用于关键性任务，因为作为关键性路径的一部分，它们的时序进度对整个项目至关重要。 　　 4.计算单项活动任务的工时量。 　　 5.确定活动任务的执行人员及适时按需调整工时。 　　 6.计算整个项目时间 权衡轻重 最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all times 长期目标 区分优先工作 某些事件 某些电话 浪费时间之事 不重要又不紧急 改进产能 建立人际关系 发新机会 重要但不紧急 某些电话 某些信件与报告 某些会议 不重要但紧急 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 重要又紧急 有趣的活动 防患未然 规划、休闲 不速之客 必要而不重要的问题 受欢迎的活动 分解目标 长期目标 权利下放——授权 授 权 应 有 的 心 态 ? 把工作授权给下级, 应该存在一个给下属发展的机会 它不是用来惩罚下级 不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情 授权的形态 主要可以分成两种形态： 下达指令 充分信任 如何介定哪些工作委派? 你必须自己做 你应该做, 但有些人可以帮助你 你可以做, 但如果其他人有机会也可以做 其他人应该做, 但情况紧急时你可以帮他 其他人必须做 解释所分配工作的重要性 订出需要的结果 询问下属的意见及疑问 预期的成果 订出下属的权利范围及规定 达到完成工作限期的共识 订出跟进时间表 肯定成就, 提高士气 应守的规则 自我约束 － 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5％是属于非习惯性的，而95％的行为都是习惯性的。 江山易改，本性难移 ! 罗曼·罗兰名言：性情即命运 ! － 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。 1、给变你的习惯 2、修正你的态度 3、增加你的生产力 1. 你的办公桌 你的工作环境是怎么样? 有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率? 改善工作环境 将所有可以吸引你视线的东西全挪开 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座…..) 将你要用的器材放在容易找到的地方 把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方 将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归档 2. 归档 一些你需要今天马上完成的事情 -