泰格软件中单据常用流程.docVIP

泰格软件中常用单据流程 针对公司单据使用比较混乱，为了规范处理泰格软件中各种日常使用单据，现将以下几种单据流程做如下规定： 一、采购订单 1、功能及使用部门：主要是采购部使用，其主要功能是对供应商送货进行管理，同时通知仓库或门店做好收货前的各项准备工作。 2、制单及审核：采购订单由各品项采购员或要货门店制单，由采购主管或采购主管指定专人进行审核。 3、单据传递流程：采购员将审核后的采购订单打印一份送给仓库主管，并作为收货依据；且此单只打印一次。门店采购订单需审核后上传采购部报备，并打印一份以备门店收货使用。 二、进货入库单（必须单据） 1、功能及使用部门：主要是物流部使用，其主要功能是提供给物流仓储部确认收货以及财务部与供应商对账使用。 2、原始单据来源：在制单前，仓库信息员必须见到由物流部主管或仓管签字确认的原始单据（原始单据包含两种：1、公司内部使用的送货单 2、采购提交给物流部的采购订单），原始单据必须按照标准制作或填写，必须包含供应商名称、商品条码、商品名称、规格、单价、进货金额； 3、制单与审核：制单必须先选择供应商，再输入商品条码、数量、进货金额。 ①生鲜商品进货入库制单：由信息员根据仓储部提供公司内部使用的送货单（验收单）制作系统进货入库单，由仓库主管或仓管审核。 ②非生鲜商品进货入库制单：可直接调用系统采购订单，但只可修改来货品项、来货商品数量；不可修改进货价，由仓库主管或仓管审核。 4、单据传递流程：①进货入库单由信息员打印，此单为4联单，白联为信息留存联，蓝联交财务报备，红联由仓库留存，黄联为供应商联，此单需仓储、供应商签字确认后分别由财务或供应商领取，并在信息员所建立的单据登记簿上签字确认，以防止单据丢失。 ②如果采用现金结算的，在报销单或付款单后必须附进货入库单的蓝联和黄联二联方可报账。但团购采购的固定供应商如猪肉供应商黄光荣、鸡的供应商刘孝松等四家供应商从2013年10月16起按总仓供应商处理，即业务员或供应商送货或办理入库时只取走进货入库单的黄联，蓝联由财务做账，每个月中旬由业务员或供应商与财务对账、审批后方可付款。 三、退货单：（必须单据） 1、功能及使用部门：主要功能确认由于货品质保或价格因素导致的供应商退货，以及进货入库单录入错误导致的单据调整； 2、原始单据来源：制单前，制单员必须见到由物流部主管或仓管签字确认的原始单据，原始单据必须按照标准制作或填写，必须包含供应商名称、商品条码、商品名称、规格； 3、制单与审核：制单必须先选择供应商，再输入商品条码、数量。 ①正常情况下的商品退货：由物流部提供退货商品纸质清单上报采购部签字确认，根据采购部签署意见做相应商品的退货单，并由物流部主管或仓管审核。 ②因进货入库单出错引起的单据调整：由采购部门相关人员填写单据调整单（样式如下）； 进货入库更正单 错误商品条码 正确商品条码 商品名称 错误进价 修正进价 原单据号 备注 由采购主管审核后报总经理审批后送交信息部，进行更正处理，并由物流部主管或仓管审核。 4、单据传递流程：退货单由信息员或退货门店主管制单打印，此单一式四联，第一联为信息联作为改单的原始凭据，第二联财务留存联，采购部门留存；第三联为供应商联，作为退货单的附件。 四、调拨单：（必须单据） 功能及使用部门：主要功能确认公司总仓对各门店的商品调拨，各门店对总仓的商品（退货）回调以及各分店相互之间的调拨； 原始单据来源：制单前仓库信息员必须根据由物流部主管或仓管签字确认的原始单据（1、由采购或营运手工调拨单 2、各分店提报的分店要货单）。 制单与审核：调拨单由信息员制单，由物流部主管或仓管审核，各分店间调拨由营运部督导审核。 单据传递流程：调拨单由信息员制单，此单为4联单； ①承包店调拨单联次：白联为结算联，用作承包店收款的依据，蓝联为 财务联，用作财务作账依据；红联为由信息联，作为信息部留存，黄联为承包店留存联； ②自营店调拨单联次；白联为信息联，作为信息部留存，蓝联为财务联，用作财务作账依据；红联为调出仓联，黄联为调入仓联，分别用于调入、调出仓的留存。财务往来账会计按天按单进行审核。 五、销售订单： 1、功能及使用部门：主要功能确认公司团购客户所订购的商品，销售订单由团购部业务员制单。 2、制单与审核：在制作销售订单时，必须填写上商品条码、数量，并由团购部主管或其所指定的专人进行审核，并将单据打印出来。 3、单据传递流程：此单一式三联，在单据中的销售价栏内仔细填写销售单价，如若打印出的单据出错可报团购部主管反审核。可反审核的单据只可为销售订单。 六、批发销售单：（必须单据） 1、功能及使用部门：主要功能面向公司团购客户送货单据，批发销售单由夜班信息员制单，送货员及团购业务员交至客户处。 2、原始单据来源：制作批发销售单时必须调用系统已