第5章 秘书办会的工作.docVIP

PAGE PAGE 1 第5章 秘书“办会”的工作 1会议事务工作 5．1．1 会议及会议要素 5．1．2工作例会中的主要程序和原则 5．1．3大型会议中的会务工作 5．1．4 会议改革的探讨 5．2 会见会谈事务工作 5．2．1安排会见工作 5．2．2安排会谈工作 5．3 公务聚会事务工作 5．3．1 公务仪典的筹划和组织工作 第五章 秘书“办会”的工作 秘书“办会”的工作，指的就是秘书办理会议事务的工作。所谓“会务”，从字面上讲，它是“会议事务”的简称，包括会议的筹划准备、组织服务和善后落实工作。就其实质而言，任何一次会议的召开，会务工作都可按其工作性质和事务主体的不同分为两类：即政务和事务。会议政务主要由会议的领导者和组织者完成和处理，是实现会议既定目标和完成会议任务的主体性工作。会议事务主要由协助者或服务者完成和处理，即由秘书人员完成和处理，这一部分工作是实现会议既定目标和完成会议任务的根本保证，十分重要，不可轻视。领导者与组织者的政务工作不属于秘书学研究的范畴，故而“办会”工作在秘书学研究中就被定义在秘书事务性工作中。基于以上认识，“会务工作”即秘书在会议中从事的对会议政务的辅助工作和会议事务工作，它包括会前的准备和筹划，会中的组织和服务以及会后的善后落实等会议全程的辅助性和服务性工作。 会议事务工作 一、会议及会议要素 （一） 会议 “会”就是聚会、会合、集会；“议”就是商议、商讨、议论，就是讨论和研究问题。会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。 根据《现代汉语词典》的解释，会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，如全体会议、厂务会议、工作会议等；二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政协商会议、部长会议等。秘书的会议事务工作指的是第一种含义。美国《韦氏新大学词典》中认为，会议是“一种会晤的行为或过程》”，指的也是把众多的人员聚集起来讨论问题的社会活动方式。 会议是人类社会历史发展的产物，早在人类社会发展到氏族社会时期，就有了氏族处理公共事务的机关氏族议事会，这是人类历史上最早的会议形式。以后历经部落、部落联盟、以及奴隶社会和封建社会国家的漫长发展过程，到近代资本主义社会，资产阶级要求民主、自由、提出三权分立的国家制度，会议即发展成为管理国家和组织公务活动的一种主要形式。今天，会议已成为现代社会开展政治活动、经济活动、文化活动、军事活动、科技活动和其他活动的重要方式之一，同时也成为沟通国际间联系的基本方式，起着立法、行政手段、上传下达、部署工作、宣传教育、理论研究、协调沟通、化解矛盾、发扬民主、解决各种问题等的不可替代的作用。 （二） 会议要素 人类社会和自然界的任何一种事物、现象都具有构成该事物的一些必备的要素，以区别于他事务。会议作为人类社会生存和发展中发挥重要作用的一种社会活动方式自然也不能例外。我们不能简单随意地将任何一种聚合或会合都看作是真正意义上的会议，如炎热夏日的黄昏，街坊邻居随意走出屋外聚在一起纳凉聊天；如打排球、踢足球等就不是会议，它们只是一种自发的活动。只有具备了构成会议的十大要素，集体的活动或聚会才能构成会议，只有明确了构成会议的基本要素，才便于从整体上把握整个会议的全面工作，以利于会议的顺利进行。所以，从秘书“办会”的角度分析，构成会议的要素有： 会议名称 确定会议名称一是明确会议主题，二是便于必要时制作会标。一个完整的会议名称一般由四部分组成：会议主办单位或会议范围、会议的时间或届别、会议的主题以及会议的类型。在实际工作中有的是可以被省略的。比如“大同贸易公司2003年电子商品销售工作研讨会”；“昌盛集团各部门人力资源分析会”。 会议时间 包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间。 会议地点 是指会议的具体地点，如“开发楼6层603小会议室”。 会议主持者 是指主办部门、主持会议的领导人。 会议参与者 是指会议的出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员。 会议议题 包括会议的主要议题和其它要上会讨论的问题。 会议的形式 指会议进行的具体方式方法，如讨论、座谈还是协商。 会议的文书 指包括书面会议通知在内的一切会议书面材料。 会议的结果 是会议形成的结论、具体议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实步骤等等 会议的费用 小型会议主要是指用于会议的必要支出。 任何一次会议，我们都可以通过以上十大构成要素描述和分析它。 （三） 会议的不同分类 会议从其产生发展到现在，已经涉及到人类生活的各个方面，包含的内容十分广泛，如果从内容的角度说出会议的名称，是无法穷尽会议的类型的。我们只能按类概述，从不同的角度，依据不同的标准，分出不同的类型。 1.按照会议的规模划分 (1)特大型会议 一般