1.文件控制程序.doc

PAGE 文件控制程序 目的 保证质量、环境和职业健康安全管理体系文件得到有效控制，并使使用它的岗位得到现行有效文件的版本。 范围 本程序适用于本公司质量、环境和职业健康安全管理体系文件和资料的控制管理。 术语 本程序引用XLD/SC—B--2012《质量、环境和职业健康安全管理手册》中的术语。 职责 4．1本程序的责任部门是行政办公室 ，负责对本公司使用的与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的所有文件和资料实施控制，并按本程序的要求对各部门的文件和资料的管理工作进行监督检查。 4．2本程序的相关部门是质量、环境和职业健康安全管理体系涉及的各部门。各相关部门负责本部门文件和资料的制定、更改、修订和控制，确保本部门发出或使用的文件是有效版本。 4．3项目经理部负责对本单位使用的文件资料实施控制，并负责对相关方在项目上使用文件和资料的有效版本实施监督和检查。 工作程序 5．1 文件和资料的分类 5．1．1 质量、环境和职业健康安全管理体系四个层次的文件 管理手册 程序文件 国家及地方的法律法规和管理办法、管理制度、施工组织设计、项目管理计划、施工方案、工艺标准 记录表格 5．2 文件和资料的编号 5．2．1 质量、环境和职业健康安全管理体系四个层次文件的编号 a) 管理手册 年代号 年代号 版本号 年代号 管理手册代号 公司企业代号 XLD / SC －× －×××× b) 程序文件 XLD / CX －× -×× -×××× 年代号 程序文件编号 程序文件代号 公司企业代号 版本号 c) 作业文件编号 XLD / ZY — XXX — 2008 年号 序号 作业文件代号 企业代号 d) 记录表格 XLD / JL －×/ × 部门代号/记录代号 部门代号/记录代号 第四层次文件代号（公司表格） 第四层次文件代号（公司表格） 武汉新绿地园林工程有限责任公司代号 武汉新绿地园林工程有限责任公司代号 5．2．2部门代号表 部门 行政办公室 工程部 经营部 采购供应部 财务部 合约 预算部 代号 B G J W C Y 5．2．3 本着便于查找，便于控制的原因，对文件的编号实行以下办法： 各部门文件按规定自行编号； 公司自发文件由行政办公室 编号； 外来文件采用原编号。 5．3 文件的编写、审核与批准 5．3．1 质量、环境和职业健康安全管理体系三个层次的文件 1）管理手册由行政办公室组织编写，管理者代表审核，最高管理者批准发布； 2）程序文件由行政办公室组织编写，部门负责人及分管领导审核，管理者代表批准发布； 3）作业文件(含管理计划)由各部门负责人编写，部门负责人及分管领导对其符合性、针对性和可操作性进行审核，管理者代表或分管领导批准发布。 5．3．2 公司自发文件由行政办公室组织相关部门编写，并送有关部门或分管领导会审，最高管理者批准。 5. 4 文件评审 根据各级领导、各部门提出意见和要求，行政办公室应组织有关人员对反应比较突出的问题，包括法规、工艺等方面变化情况，手册、程序文件一年、作业文件按季组织评审，提出修订意见，分别由各责任部门进行修改，报请审核和批准后，行政办公室组织分发。 5．5 文件和资料有效版本的控制。 5．5．1 有效版本的总控制清单： 质量、环境和职业健康安全管理体系四个层次文件由行政办公室管理。 技术性文件由各相关部门管理。 质量、环境和职业健康安全管理有关的自发文件由行政办公室管理。 4）行政办公室编制公司《文件和资料总控制清单》，发至各部门。 5．5．2 有效版本的使用清单 各部门负责根据文件和资料的总控制清单编制本部门《文件和资料有效版本的使用清单》 5．6 文件的收发 5．6．1 《管理手册》、《程序文件》、公司自发文件由行政办公室统一发放，填写《收发记录》。各部门自发文件按部门负责人批示的发放范围登记，办理收发手续后发放，必须保证在管理体系有关的各个场所使用相应文件的有效版本。 5．6．2《项目管理计划》由项目经理部编写,交工程部审批发放到该项目涉及的各职能部门及项目各岗位责任人。 5．7 文件的修改、换版、作废、销毁处理。 5．7．1 文件修改、换版时，由提出部门填写《文件处理通知单》，由原审核人重新审核，文件原审批人批准后，沿原发文途径发放。 5．7．2 各部门收到《文件处理通知单》后按其指令办理。 5．7．3 文件的销毁由各部门提出，经行政办公室审核后集中销毁，并填写文件和资料销毁记录。 5．7．4 确因有法定要求或为累