01办公自动化概述(精).pptVIP

办公自动化概述 办公自动化（Office Automation，简称OA)，20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一个综合性技术。 第一节 办公自动化的定义和特点 一、办公自动化的定义 目前关于办公自动化还没有一个严格统一的定义。 经典的办公自动化定义是美国M.季期曼教授提出的。他认为：“办公自动化是将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于传统的数据技术难以处理的数量庞大且结构不明确包括非数值信息的办公事务上。” 办公自动化系统就是将计算机技术、通信技术、信息技术和行软科学等先进技术及设备运用与各类办公人员的各种办公活动中，并由这些技术及设备与办公室人员构成服务于某一目标的人机信息处理系统。 二、办公自动化的特点 （一）办公自动化是一门综合性的技术 （二）办公自动化是一个具有信息处理功能的人机信息系统。 （三）办公自动化是对语音、数据、图像和文字等信息的一体化处理过程。 （四）办公自动化的目标，是为了提高办公效率和办公质量，它为人们生产更高价值信息提供了辅助手段。 第二节 办公自动化的功能和作用 一、数据处理 二、文字处理 三、声音、图形、图像处理 四、通信功能 五、辅助决策功能 第三节 办公自动化的支持技术 办公自动化的支持技术是计算机技术、通信技术、自动化技术、这些技术对办公自动化的支持主要体现在办公自动化所用的硬设备和软设备上。 一、办公自动化系统的硬件 办公自动化系统的硬件包括以下几个部分： （一）计算机 （二）计算机网络与通信线路 （三）终端设备及其他各类专用设备 二、办公自动化的软件 （一）基本软件 基本软件是维持计算机本身的运行和提供开发管理及应用所必须的软件，例如操作系统、编译程序、工具软件、数据库管理系统等。另外还有构成计算机网络通信环境所需的软件。 （二）办公自动化通用软件 办公自动化通用软件是可以商品化的、为大多数办公自动化系统用户采用的办公应用软件。 （三）办公自动化专用软件 办公自动化专用软件是面向特定单位、部门的办公应用特点，有针对性地开发的办公应用软件。 其中有针对日常办公事务处理的，也有结合经营业务的。事业单位、机关的日常事务有文件处理、安排会议、行政工作、基建工作、车辆调度和人事材料等方面。 第四节 办公室分类及办公活动组成要素 一、办公室分类 1.指办公的屋子。是工作人员完成任务，执行其职务时的工作地点，是党政机关或企事业单位收发及集中保管的处所。 2.指工作机构。是党政机关、社会团体和企事业单位内设立的办理行政性事务的办事机构，是设在领导身边，直接为领导服务的综合部门，是领导的参谋部、助手室。 二、办公活动的组成要素 （一）人员 1.决策者2.专家3.一般管理人员4.秘书 （二）机构 （三）制度 （四）技术及其设备 （五）信息 （六）环境 第五节 办公自动化系统的层次模型 不同类的办公室和办公机构决定了办公自动化系统的层次模型。办公自动化系统可分为三个层次：事务型办公系统、管理型办公系统和决策型办公系统。 事务型办公系统可分为两种：一种是支持一个办公室业务处理的单机系统；另一种是利用计算机和通信技术组成网络系统来支持一个机构内各办公室的基本办公事务处理和机关行政事务处理。 1．事务型办公自动化系统 （1）事务型办公自动化系统的功能 ① 文字处理功能。 ② 个人日程安排。 ③ 行文（文件）办理。 ④ 函件处理。 ⑤ 文档资料管理。 ⑥ 编辑排版。 ⑦ 电子报表。 ⑧ 其他数据处理。 （2）事务型办公自动化系统的组成 事务型办公自动化系统由微机配以基本办公设备(复印机、打印机、传真机、印刷系统、缩微系统、会议用各种录音设备和投影仪等)、简单的通信网络、独立支持它的具有各种基本功能的软件(小型关系型数据库软件及专用软件等)等组成。 2．管理型办公自动化系统 （1）管理型办公自动化系统的功能 管理型办公自动化系统除担负事务型办公系统的全部工作外，还要完成信息管理工作。它侧重于面向信息流的处理，即工业、交通、农贸等经济信息流的处理，人口、环境、资源等社会信息流的处理，以及公文文件类型的信息流的处理。 （2）管理型办公自动化系统的组成 在事务型办公用基本设备的基础上，增加高档微机和工作站设备、通信设备。它使用的设备比事务型的设备级别要高，而且复杂，各部门间有很强的通信能力。除通用、专用软件外，还要求