新编秘书理论和实务第三章--秘书职业素养.pptVIP

第二节 秘书的职业知识与能力 ② 秘书所在部门的业务知识 即秘书所在行业、部门的背景、业务等知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。以企业为例，它主要包括本企业的生产、销售概况，人事变动情况，以及本企业在同行中的地位、作用，最重要的是本企业所从事的行业基本常识，如在从事服装经营的企业中就职，就得掌握服饰学、美学等知识。在秘书职场中，人们愈来愈意识到第二专业知识的重要性。在国外，对秘书职业就有按第二专业知识进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、科技秘书、医务秘书等。目前一些国家秘书职业的特点，就是因为秘书的第二专业知识已成为其谋职的重要因素。 3)多样的辅助知识。 第二节 秘书的职业知识与能力 ① 管理学知识 秘书是辅助管理人员工作的，秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导实施管理。管理学具有众多的分支学科，秘书人员除了掌握管理学原理之外，可以根据自己所服务单位的性质来选择学习管理学的分支学科，如行政机关的秘书可选学行政管理学，企业秘书可选企业管理学等。 ② 公共关系学知识 秘书工作在许多方面带有公共关系的性质，比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等都涉及到公共关系。掌握公共关系学知识，有助于秘书人员运用公共关系这一手段，为塑造组织的社会形象增添光彩。 第二节 秘书的职业知识与能力 ③ 心理学知识。秘书的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。在交往过程中，秘书、领导、公众都会表现出一定的心理现象和心理特征。学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，克服自己的心理障碍、提高自己的心理素质，同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，掌握他们的心理活动规律，并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往，以提高交往的质量和效果。心理学知识十分丰富，秘书人员要重点学好普通心理学、管理心理学、领导心理学、社会心理学和秘书心理学等方面知识。 第二节 秘书的职业知识与能力 ④ 经济学知识 在经济一体化的当今世界，经济建设的大潮推动着我国各行各业的发展。没有经济头脑的领导者显然是不称职的，而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。经济学知识犹如广阔的海洋，秘书人员可根据实际需要和自己的能力选学会计、货币、证券、营销、外贸等方面的知识。 ⑤ 人际关系学知识 秘书人员应学习人际关系学，以发挥对内协调、对外公关的作用。 第二节 秘书的职业知识与能力 2.秘书知识结构的构建方法 首先，要注意基础知识的“博”与专业知识的“精”之间的关系。应该强调在“广博”的基础上“精深”， 围绕“精深”的目标而“广博”。古人说的“凡操千曲而后知音，观千剑而后识器”，说明没有较宽的秘书知识面，就不可能有秘书知识的精深。但“精”必须强调明晰的指向性，进行有目标的定向积累。 其次，必须积极参加各种各样的实践活动，把理论知识运用到实践当中去。多方面、多角度地积累各种感性知识和实践经验，不断“活化”书本知识。 最后，学会自我“调节”的方法，如：主动预测，通过科学预测，可以发现在未来的秘书活动中急需具备的新知识，从而尽早积累这方面知识；适应性反馈法，指发现在目前的秘书活动中，哪些知识不够完善，哪些知识有待补充，从而立即采取补救措施，等等。 第二节 秘书的职业知识与能力 3.秘书能力要求 (1)自学能力 自学能力指独立、主动地获取知识并不断调节自己的知识结构、迅速把知识转化为自身能力的一种能力。 (2)表达能力 1)写作能力。 2)口头表达能力。 3)听知能力。 (3)观察分析能力 秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补缺工作。不仅善于发现问题，而且要善于分析问题、提出解决问题的办法供领导择用、实施。观察分析能力是秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件。  第二节 秘书的职业知识与能力 (4)社交活动能力 现代社会中的秘书不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或