文件管理控制程序-批准.docx

文件管理控制程序 文件编号 HJ-QP-A0-001 生效日期 2016年11月7日 发行部门 体系管理部 页 码 第 PAGE 1页 共 NUMPAGES 15页 注：本文件发布时需具备：核准签字；骑缝章；受控章，方可生效。 分发编号： 文 件 评 审 生 产 中 心 □总 监 营 销 中 心 □总 监 □生产一部 □业务一部 □生产二部 □业务二部 □生产三部 □业务三部 □生产四部 □业务四部 □生产五部 □国际发展部 □设 备 部 □电 商 部 质 保 中 心 □总 监 □客 服 部 □体系管理部 □市 场 部 □品质工程部 □销 管 部 □实 验 室 管 理 中 心 □总 监 □品 管 部 □法 务 部 供 应 链 中 心 □总 监 □行 政 部 □物 控 部 □人 事 部 □采 购 部 □企 划 部 □物 流 部 研 发 中 心 □总 监 □仓 储 部 □研 发 部 财 务 中 心 □总 监 □工 艺 部 □财 务 部 总 经 办 □总 助 □信 息 部 □副 总 制订 审核 核准 文 件 修 订 履 历 版本 修订内容 修订日期 修订者 A0 首次制订 2016.11.2 代思亮 1.目的: 对公司范围内与质量、环境和职业健康安全一体化管理体系有关的文件进行有效控制，确保在各个部门、各个场所可获得相应文件的最新有效版本，防止作废文件的非预期使用。 2.范围： 本程序适用于本公司所有质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。 3.权责： 3.1.DCC：组织人员对文件进行编写及评审，审查文件的适用性，负责文件的登记、编码、发行、保管、作废、回收及销毁。 3.2.文件使用部门：负责管辖范围内受控文件、质量记录等文件数据的台账建立，保管与维护。 4.定义： 4.1.DCC：全拼是Document Control Center，中文释义为文件控制中心。 4.2.内部受控文件：一阶文件（质量/环境/职业健康管理手册），二阶文件（程序文件），三阶文件（作业指导书，检验标准，管理制度，设计图纸，操作说明书），四阶文件（记录表格）。 4.3.外部受控文件：非本公司内部编制的文件，包括：外部标准、法规、图纸、质量记录、机器设备及仪器的原始数据、操作说明书等。 4.4.非受控文件：质量/环境/职业健康管理体系以外的公司内外部一般行文（公告、签呈、会议通知、报告等），为非受控文件，不列入体系管控范围。 4.5.电子媒体：本公司体系管理系统之电子文件均谓之。 5.作业内容： 5.1.文件核准权限表： 文件名称 制修订 审核 评审 核 准 管理手册 DCC 质保总监 相关部门负责人 总经理 二阶文件 DCC 质保总监 相关部门负责人 总经理 三阶文件 部门经理 总监 相关部门负责人 总经办 四阶文件 拟定负责人 部门经理 部门经理 总监 5.2.文件编号原则： 管理手册编码原则 HJ QM A0 公司代码 文件类别 版本 二阶文件编码原则 HJ QP A0 001 公司代码 文件类别 版本 流水号 三阶文件编码原则 HJ QW ZB A0 001 公司代码 文件类别 部门代码 版本 流水号 四阶文件编码原则 HJ QR ZB A0 001 公司代码 文件类别 部门代码 版本 流水号 文件类别代码表 QM QP QW QR 一阶文件 二阶文件 三阶文件 四阶文件 中心类别代码表 CW YF ZB YX GY GL SC ZJB 财务中心 研发技术中心 质保中心 营销中心 供应链中心 管理中心 生产中心 总经办 5.3.文件编写的架构： 5.3.1.目的：叙述编制此文件的意图。 5.3.2.范围：叙述此文件之适用于组织内特定人，物，事，地。 5.3.3.定义：说明此文件中特殊或专有名词，词汇之意义。 5.3.4.权责：界定此文件中相关单位之工作内容。 5.3.5.程序内容：叙述特定人员在何种时机或状况，以何种方式执行某种特定工作，并产生某些记录，报告，作为实际作业现状之依据。 5.4.章节段项的表示法： 5.5.文件格式及字体要求： 5.5.1.页眉正标题：公司LOGO 5.5.2.页眉信息栏字体：华文中宋、14#、加粗； 5.5.3.正文字体：华文中宋、12#； 5.5.4.正文行距： 1.15； 5.5.5.文件封面：公司一阶文件、二阶文件、三阶管理文件（作业指导书除外）均使用统一会签页、履历页。见附件一 5.5.6.审核栏：公司一阶文件、二阶文件、三阶管理文件（作业指导书除外）均使用统一审核栏，从右至左：制订；审核；核准。见附件一 5.6.文件内