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秘书如何做好信息工作一信息 2008年9月15 S 10点，美国雷曼兄弟公司向法院申 请破产，消息瞬间通过互联网传遍世界。10点10分，德国 国家发展银行通过计算机自动付款系统向雷曼兄弟即将冻 结的账户转账3亿欧元。德国国家发展银行被媒体指责为 迄今“德国最愚蠢的银行”。调查表明，悲剧发生的直接原 因是信息沟通不畅。德国国家发展银行的董事会秘书史里 芬和文员施特鲁克是涉及转账事件的两个人：史里芬在这 关键的10分钟里，打电话给国际业务部催要风险评估报告, 因电话占线而未果，打算一会儿再联系；负责处理与雷曼 兄弟公司业务的高级经理希特霍芬，嘱咐文员施特鲁克上 网浏览新闻，“一旦有雷曼兄弟公司的消息就立即向我报 告”。10:03施特鲁克看到雷曼公司申请破产的网络新闻， 马上跑到经理办公室，可上司不在，施特鲁克留了张便条 离开了。史里芬和施特鲁克对该悲剧的发生有着不可推卸 的责任。前者的信息敏感度十分低下，缺少关注信息的主 动性；后者虽及时获悉了实用信息，却对其风险评估不 当，致使即时传达大打折扣，贻误了最佳时机。信息是领 导决策的基础，是指导实践的依据，秘书如何做好信息工 作是一个大课题。笔者拟就此问题谈谈自己的理解，与秘 书朋友交流讨论。 、信息工作要与组织中心工作共脉跃动 秘书处（或办公室）是组织的综合工作部门，处于组 织中枢位置，上上下下、方方面面的工作任务都需要统筹 协调、督查反馈。“广以谋大局，始造而有大作为。”秘书 要树立服务大局的理念，坚持把工作放到组织工作的全局 与大局中。这就要求秘书根据组织中心工作，找准自身工 作的最佳结合点和切入点，合理安排工作重点，以使每项 具体工作与组织部署、领导思路相契合。“不谋全局者，不 足以谋一域。”秘书人员只有对组织全局大势做到胸中有数, 才不会偏离工作方向。 信息工作服务于组织和领导，秘书人员必须站在组织 战略的高度和领导的立场来把握关注点、兴奋点，紧紧围 绕组织工作和领导决策的重点一一中心工作、重点工作， 开展具体业务。为了信息工作与组织中心工作共脉跃动， 秘书人员必须定期科学地梳理和研判工作安排，分清主次、 大小、轻重、缓急，做到统筹谋划，既兼顾组织全局部署 和领导决策思路，又力争结合实际情况，准确抓住主要矛 盾，始终突出工作重点。德国国家发展银行董事会秘书史 里芬就缺少围绕工作重点开展信息工作的积极性。雷曼兄 弟是德国国家发展银行的业缘组织，2008年9月15日是两 个组织交易的日子。接管理常识，雷曼兄弟应是德国国家 发展银行风险监测的重点。雷曼破产的信息已到处传播， 董事会秘书却毫不知情，还在按正常程序索要风险评估报 告，岂不可笑？未围绕组织当下的中心工作开展具体扎实 的信息工作，是史里芬工作的最大失误。 二、秘书应具备的信息素质和信息工作能力 随着领导对信息的倚重度、期待值越来越高，信息工 作变得越来越重要。秘书人员是组织和领导的“信息库”， 为把握好信息工作的方向盘，秘书人员必须下苦功夫，以 高度的责任心提升自己的信息素质和能力。 提高信息搜集整合能力 除了文件、信访、电话、会议、报刊、调研等传统渠 道外，广播电视、网络等新媒体已成为主要信息。由于新 媒体信息数量庞大、信息质量良莠不齐、信息渠道多元， 如何收集、储存有效有益信息面临严峻考验。秘书人员必 须创新思维，在组织内部建立横向到边、纵向到底的信息 网络，变“个人作战”为“集体攻坚”。只有集合群力，秘 书人员才可以搜集到关乎组织的较为全面的信息，实现信 息搜集工作的角落化、针点化。庞杂的信息源犹如狼藉杂 乱的仓库，对有效有益的材料物品难以辨别，所以秘书人 员要具备整合加工信息的能力。整合加工信息不妨分为两 步走：第一步是做好信息去粗取精、去伪存真的工作，确 保信息的有效度；第二步是将一个个看似独立割裂、关联 不大的信息，以重要程度、时效程度、相联性等维度分类, 以确保信息的分级处理。收集整合信息是秘书人员开展工 作的基础。秘书一定要树立一个观念：收集信息要多多益 善，可用信息要精益求精。 2?信息预测与信息监测能力 1950年朝鲜战争中，周恩来的军事秘书雷英夫预测出 美军登陆的准确时间和地点，毛泽东对此评价说“小参谋 是可以大有作为的”。雷英夫的预测不是空穴来风，而是建 立在对已有信息科学分析基础上的。在某种意义上，建立 在现有信息基础上的未来推断和预见，对秘书辅政具有决 定意义。技术是优化信息资源、提升信息实用价值的手段 和工具。秘书人员必须掌握一定的信息技术，如群聚类技 术、数据挖掘比对、智能化分析等，并以此为助力提高自 身的预测能力。 在未来预测中，要特别注意高风险信息的动态发展。 秘书人员要对诱发危机的因素准确定位，看其属于高危害 高概率、高危害低概率、低危害高概率、低危害低概率中 的哪一种。哪怕风险发