数据透视表应用技巧讲义.ppt

数据透视表应用技巧 ——IT部内训之四 1.数据透视表简介 3.数据透视表字段布局 6.数据透视表优化 目录 2.创建数据透视表 4.数据透视表组合数据 5.数据汇总方式 为什么使用数据透视表 什么是数据透视表 第一章 数据透视表简介 数据透视表的用途 对数据源的要求 以下是否满足创建数据要求 第一节 为什么使用数据透视表 第一章： 数据透视表简介 第一节 为什么使用数据透视表 上表是我公司订单销售情况的表格。其中包括订单月份，客户编号，部门，中文品名，出货数量，外销单价，外销总价，厂商编号。 我们希望根据此表快速计算出如下汇总信息： 1.每种产品销售金额的总计是多少？ 2.每个月份的销售金额总计是多少？ 3.每个部门的销售金额总计是多少？ 4.每个客户的销售金额总计是多少？ 5.每个部门中每种产品的销售金额合计是多少？ ……… 诸多的问题，使用数据透视表可以轻松解决。 第一章： 数据透视表简介 第二节 什么是数据透视表 1、数据透视表是一种可以快速汇总、分析大量数据表格的交互式工具。 2、使用数据透视表可以按照数据表格的不同字段从多个角度进行透视，并建立交叉表格，用以查看数据表格不同层面的汇总信息、分析结果以及摘要数据。 3、使用数据透视表可以深入分析数值数据，以帮助用户发现关键数据，并做出有关企业中关键数据的决策。 第一章： 数据透视表简介 第三节 数据透视表的用途 1、以友好的方式，查看大量的数据表格。 2、对数值数据快速分类汇总，按分类和子分类查看数据信息。 3、展开或折叠所关注的数据，快速查看摘要数据的明细信息。 4、建立交叉表格（将行移动到列或将列移动到行），以查看源数据的不同汇总。 5、快速计算数值数据的汇总信息、差异、个体占总体的百分比信息等。 第一章： 数据透视表简介 第四节 对数据源的要求 若要创建数据透视表，要求数据源必须是比较规则的数据，也只有比较大量的数据才能体现数据透视表的优势 1、表格的第一行是字段名称，字段名称不能为空。 2、数据记录中最好不要有空白单元格或合并单元格。 3、一字段只能包含一个信息。 4、每个字段中数据的数据类型必须一致（如，“订单日期”字段的值即有日期型数据又有文本型数据，则无法按照“订单日期”字段进行组合）。 5、数据越规则，数据透视表使用起来越方便。 第一章： 数据透视表简介 第五节 以下是否满足创建数据要求 第一章： 数据透视表简介 第五节 以下是否满足创建数据要求 第一章： 数据透视表简介 第五节 以下是否满足创建数据要求 第一章： 数据透视表简介 新建空的数据透视表 添加字段 第二章 创建数据透视表 第一节 新建空的数据透视表 尽管数据透视表的功能非常强大，但是创建的过程却是非常简单。 1、将光标点在表格数据源中任意有内容的单元格，或者将整个数据区域选中。 2、选择“插入”选项卡，单击“数据透视表”命令。 第二章： 创建数据透视表 第一节 新建空的数据透视表 3、在弹出的“创建数据透视表”对话框中，“请选择要分析的数据”一项已经自动选中了光标所处位置的整个连续数据区域，也可以在此对话框中重新选择想要分析的数据区域（还可以使用外部数据源，请参阅后面内容）。“选择放置数据透视表位置”项，可以在新的工作表中创建数据透视表，也可以将数据透视表放置在当前的某个工作表中 第二章： 创建数据透视表 第一节 新建空的数据透视表 4、单击确定。Excel 自动创建了一个空的数据透视表。 5、图中左边为数据透视表的报表生成区域，会随着选择的字段不同而自动更新；右侧为数据透视表字段列表。 第二章： 创建数据透视表 第二节 添加字段 创建数据透视表后，可以使用数据透视表字段列表来添加字段。如果要更改数据透视表，可以使用该字段列表来重新排列和删除字段。 默认情况下，数据透视表字段列表显示两部分：上方的字段部分用于添加和删除字段，下方的布局部分用于重新排列和重新定位字段。 右下方为数据透视表的 4 个区域，其中“报表筛选”、“列标签”、“行标签”区域用于放置分类字段，“数值”区域放置数据汇总字段。当将字段拖动到数据透视表区域中时，左侧会自动生成数据透视表报表。 第二章： 创建数据透视表 报表筛选 列标签 行标签 数值 灵活布局字段 筛选器的使用 第三章 数据透视表字段布局 查看数值的详细构成 第一节 灵活布局字段 我们来解决前面提到的第一个问题。每种产品销售金额的总计是多少？ 只需要在数据透视表字段列表中选中“中文品名”字段和“外销总价”字段即可。 这时候“中文品名”字段自动出现在“行标签”区域； 由于“外销总价”字段是“数字”型数据，自动出现在数据透视表的“数值”区域。 第三章： 数据透视表字段布局 第一节 灵活布局字段 同理，计算每个部门的销售金额总