材料招标采购管理制度.doc

精选资料 PAGE 可修改编辑 材料招标采购管理制度（试行） 为规范公司材料采购行为，加强对材料采购活动的监督管理，维护公司利益，保障工程质量，有效控制材料采购成本，提高采购资金的使用效率，特制订本制度。 一、招标采购原则 招标活动应遵循公开、公平、公正、诚实守信的原则，任何单位和个人不得干涉正常招标活动。 二、材料范畴 本制度所称的材料包括一切用于建筑工地的主要施工材料、零星材料、周转材料等。 三、招投标组织 材料招标采购工作，由材料处组织实施。材料处负责起草、制定和发放、收集投标文件，组织考察供应商和开标评审，起草和签订合同，依据采购合同的规定，完成日常采购等工作。 财务处、预算处、督查处、土建公司、办公室作为材料招标采购的协助和监督管理部门，负责参与供应商的洽谈、开标评审、供应商考察、材料采购合同会签等事务，确保材料采购做到程序公开、价格透明。 四、招投标流程 1、采购需求的提出：由公司预算处根据公司在建项目施工进度，提出各项目所需用到的各类材料的清单，包括材料名称、规格型号、预算数量等，同时将材料预算清单发给材料处、财务处、督查处、土建公司、办公室或房产公司。 2、材料处负责根据预算处提供的材料预算清单或者在没有预算处提供的材料预算清单的情况下参照其他在建工程的材料使用需求，明确所需材料的规格型号、数量以及相关技术参数后，提前开展所有材料的招投标活动，确保材料能够满足项目施工需要，由材料处采购人员负责编写《招标简章》（附件一），明确所需招标采购材料的相关信息，然后将招标简章报材料处、财务处、督查处等处室的负责人进行审核，审核后报公司分管领导进行审批。 3、招标简章经审批后，由采购员负责向各供应商进行发布，并督促各供应商在规定的时间向材料处递交报价单，报价单必须用书面形式，必须列明产品信息和供应商信息，产品信息包括：材料名称、品牌、产地、规格型号、单价（是否含税）等信息，供应商信息具体如下： （1）如果供应商是企业或个体经营户的，必须在报价单列明供应商名称、联系电话、地址、授权业务人员姓名、身份证号码、联系电话，并加盖公章； （2）如果供应商是个人的，必须在报价单上列明姓名、身份证号码、联系电话、联系地址，签字并盖章，同时须附上身份证复印件。 在收集供应商报价单的同时须收集供应商资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证复印件，材料处负责建立供应商档案，同时将上述资料复印件给财务处备案。 4、供应商报价可通过以下途径收集报价单：一是供应商到公司来报价；二是材料处采购人员到市场调查并与供应商洽谈后报价；三是通过其他处室和人员介绍供应商到材料处后进行报价；四是通过其他途径获得供应商的报价。 材料处收集报价单后，负责编制询标情况表，询标情况表中必须明确材料的名称、产地、型号、规格、技术参数等，提前一天通知各供应商及询标参与部门（材料处、财务处、预算处、督查处、土建公司、办公室），同时将询标情况表发给各参与部门以便各部门在参加招标会议及材料验收过程中予以对照、确认。 5、由材料处采购员负责组织询标会议，公司各参与部门必须按时参加，询标会议上，必须确定各供应商的最终价格、付款方式，付款尽量与供应商协商用承兑汇票支付并明确支付比例，若实在不行的，则以其他方式支付，上述确定内容将作为采购合同的主要条款，须在合同中写明。 6、询标会议结束后，由材料处负责编制《询标（开标）情况审批表》（附件三），参与部门共同形成询标意见，并由各部门参与人员进行签字确认，然后由材料处负责人报公司董事长进行审批，报董事长审批时必须附上报价单和项目部上报的《材料申报单》（附件四）或预算处提供的材料清单，询标开标情况审批表经董事长审批后，原件交由财务处项目管理会计保存，材料处采购员负责将复印件经项目管理会计盖核对无异常后发至土建公司、督查处、办公室、项目部材料员等。 7、经公司董事长审批后，材料采购员负责起草采购合同并统一编号，在采购合同中，产品信息与供应商信息必须与经审批的询价情况表一致； 若供应商为单位的，合同中的单位名称与审批后的询价情况表中的单位名称必须一致，同时需明确发票开具单位名称、收款单位名称、送货单的单位名称必须与合同中的单位名称一致； 若供应商为个人的，则合同中的个人名称必须与审批后询价情况表中的个人名称一致，同时在合同中约定送货单上的个人名称、收款个人名称必须与合同中的个人名称一致。 然后依据合同会签流程进行会签审批，经董事长审批后方可与供应商签订，签订后将合同复印件发送至财务处、预算处、督查处、土建公司、办公室等部门。 8、日常间具体的采购工作由材料处负责，材料到场由公司各部门、项目部依据《材料验收管理制度》参加验收，签署验收意见。 若已与供应商签订采购合同，但所采购的材料的价格因市场供需行情经常变化的，每次下单采购前，材