方法-差旅管理.doc

方法－差旅管理 2009年10月23日　（来源：《企业管理》）　　 全球经济危机迫使许多企业收缩经营规模，加大成本控制，而差旅开支是企业第二大可控制成本，企业需要制订更高效的差旅政策。 　　 文／王 苏 　　差旅管理是指企业利用信息技术，对差旅活动进行全过程监控，从而达到控制差旅成本的目的。传统的差旅管理模式存在巨大的浪费、有着难以克服的管理漏洞，而现代化的差旅管理能够为企业提供完善、快捷、方便、经济的差旅服务，为企业节约费用、减轻企业行政人员和财务人员的负担，为企业管理层提供差旅管理报告以利于差旅费用的控制和提升整个企业的管理水平。 　　中国企业差旅管理的现状 　　目前中国多数企业缺乏差旅管理意识，其差旅费用的报销流程复杂而繁琐，财务人员的工作量巨大，出差员工差旅费用控制薄弱，管理效率低下。 　　1．企业管理层缺乏差旅管理意识 　　企业的并购、商务谈判、营销、采购已经牵扯了中国企业管理层太多的精力，他们决不肯花时间去考虑一年来有多少人出过差，去过哪些地方，差旅费开支的总额是多少。管理层认为这些事情应由企业行政人员或财务人员管理，而实际上企业行政人员多能从预订酒店和机票中获得高额回扣，财务人员本着多一事不如少一事的观念缺乏对差旅费用进行管理的积极性，因此应用差旅管理的中国企业数量不多。根据《Corporate Travel Management and Travel Practices in China》报告显示，在被采访的国内私营企业中只有5%使用差旅管理服务，而国有企业的这个比例尚不足5%。 　　2．针对出差费用缺乏管理控制力 　　中国的企业通常由行政、财务、人事等部门的人员来专门负责差旅费用的支出，这类专门人员在为企业订购机票、酒店时可以获得高额回扣，出差员工住酒店时采用虚开住宿费发票或者购买假发票进行报销的方式赚取“外快”；另一方面，中国的一些大中型企业在国内的摊子铺得很大，公司职员每年都要坐上好几回飞机，可谓是航空公司标准的大客户，但从来没有人想到去和航空公司协商，获得一定的折扣。酒店费用也是如此：由于公司所有职员有权选择自己偏好的酒店，使得企业员工在特定酒店的住宿天数无法达到一定数量，因此很难和某家酒店签订长期合同，以获得更优惠的价格。由于缺乏有效监控，与差旅活动相关的票据的真实性、合法性难以甄别，加大了管理成本，严重影响了企业利润的获得。 　　3．报销流程复杂、数据无法用于管理 　　根据《Corporate Travel Management and Travel Practices in China》报告，在被采访的112家企业中，有1/4的受访企业惟一使用的是手工流程和纸质表格处理差旅申请和审批，另有56%使用纸质表格和电子邮件结合的方式处理申请和审批。78%的受访企业使用手工流程和纸质表格进行差旅费用报告。由此看来，中国企业多采用传统的方法管理差旅费支出。 　　企业传统的差旅管理流程复杂，出差人员要被迫填写各种纸质单证，单证填写容易出现不规范现象，需要花费大量的人力、物力去判断其合法性与合理性；领导们的审批可能会由于其出差而被耽搁，从而影响业务的执行，大量的纸质单据传递到财务部门后给财务部门增加了很大压力。由于各种出差相关票证种类繁多，对其进行装订、统计和汇总工作量极大，工作效率低下，还极易出现人为错误，造成不必要的损失。记录着企业的业务运作过程的纸质单据上有着重要信息，分析这些信息可以得出公司一年里飞机、火车、酒店所有开支，差旅时间的分布、旅途的时间等对公司经营有用的数据，但是由于是纸质介质，使分析和统计很不方便，难以形成规范而有价值的差旅管理报告。 　　4．现金是首要的差旅费支付模式 　　在中国，现金是差旅支付的最主要模式，用于现金预付款和费用报销。这一模式对所有类型的公司，包括跨国公司都适用。在112家受访企业中，有52%的受访跨国企业、86%的民营企业和91%的国有企业表示进行现金预付款并用现金支付差旅报销费用，这与世界其它地方的公司依赖于企业信用卡作为最主要的支付方式形成了鲜明对比。 　　实施现代化差旅管理的建议 　　1．建立一套体现企业文化、人性化的差旅政策 　　企业差旅政策的制定体现了公司差旅费用支出的具体原则，涉及到旅行安排、付款方式、差旅开销及支出的处理程序等。在差旅政策中应有以下条款：员工出差的审批、出差员工的职责、旅行指南、交通工具的选择、机票和酒店预订系统选择、住宿标准、员工安全及保险条款、同行家属费用条款、信用卡和现金使用条款、出差餐饮条款、电话费及出租车费条款、报销程序条款、可以选用的差旅行程预订系统、协议酒店名单、协议航空公司名单等，差旅政策条款应尽量细化以方便嵌入差旅预订系统，从而保证良好的执行效果。在制定差旅政策时还应