会务组织工作流程.docVIP

会务组织工作流程 ? 一、拟写会议电报 包括会议主题、会议时间、会议召开地点、参加人员、日程安排、报到地点、呈办公室领导审阅、呈主管领导签发 二、会务准备 （一） 编制会序册 1. 会议须知 2.会议议程安排 3.会议代表食宿安排，住宿房间、就餐位置、会场座位 4.核对与会人员名单 (二)会场布置 1.悬挂会标 2.根据需要，摆放鲜花 3.检查音响、照明等设备 4.按排名确定领导主席台入座位置，并摆放姓名牌 5.按会序册确定的位置摆放与会人员的姓名牌 (三)就餐安排 1.提前督促后勤中心提供就餐菜单交领导审查 2. 根据会议代表、工作人员、民族习惯合理划分就餐座位安排 (四)召开会议工作人员协调会，明确分工 1.安排与会人员报到 2.提前到会场组织与会代表就座，维护会场秩序 3.安排与会人员就餐，并随时掌握会议进度，做好与会代表用餐准备 4.做好文艺晚会等各种娱乐活动组织 5.根据会议需要，安排有关领导同志看望与会代表 6.提前征询与会代表意见，预订返程车票或作好返程安排。7.按照会议要求，安排与会人员留影记念 8.做好与会代表返程，安排有关领导或工作人员送行 三、后勤保障 1.与后勤中心联系，提前对房间管道、线路进行检查与维护,做好会议期间水、电的供应 2.根据会议要求，做好车型、车种、数量的准备，并确保车辆状态良好 3.根据代表的身份和抵达（返程）的日期、地点，安排有关领导或工作人员到车站接（送）车