档案管理制度22.doc

档案管理制度 一、目的：规范档案存档、分类、整理、外借等程序的操作。 二、适用范围：公司档案管理。 三、责任者：档案管理者。 四、内容： 1、档案应由专人管理，非专管人员不得擅自翻阅。 2、档案存放点应远离易燃、易爆物品，同时要防火、防盗、防虫、防尘、防光、 防霉、防潮、防高温、防有害气体等设备措施。 3、档案、资料、装具、设备等人柜前必须检查、清洁、消毒，发现有虫、霉和被 污染的档案资料，应及时杀虫、去染、防霉。 4、档案、资料必须按规定科学分类、整理、编目。做到存放有序，排列整齐，编 目准确，调卷方便。 5、建立统计台帐，严格档案资料的接收、调出、借阅、销毁审批、登记手续，档案人员变动时，交接手续清楚。 6、定期检查全部档案，如实填写检查记录，发现问题及时报告并采取相应措施。 7、档案文件材料应按时收集、整理、签字、统计，同时按规定人柜进库。 8、公司建立档案鉴定工作小组，确定档案、资料的密级程序，保管期限等。 9、公司档案资料主要供本公司和上级主管部门利用。凡需使用，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。 10、利用公司档案、资料必须填写《查阅档案登记表》。 11、档案、案卷一般仅供档案室阅看，原件一般不外借，立卷的文件、资料可外错。外借时，须经主管领导或档案管理负责人批准；密级档案，特殊重要的档案借出时，须经单位领导批准，借出时间不得超过三个星期，至期归还；如需再借，应办理续手续。 12、借阅者应爱护档案资料，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。特殊情况需涂改时应经同意，并在旁边签名。借出的档案，资料要防止丢失、损坏，收回时要严格检查，发现遗失或损坏应及时报告主管领导。 13、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档寨室，其抄稿内容也须经总经理同意且审核后方能带出。 14、利用档案者有义务将利用档案资料产生的效果反馈到档案室，档案室详细填写利用效果登记。 15、利用档案者必须遵守《中华人民共和国档案法》，未经主管或主管档案工作领导批准，不得擅自公布档案。 查阅档案登记表 编码： 序号 查阅 日期 查阅者 查阅 目的 档案 归回 备注 姓名 职务 部门 档案号 数量（卷） 档案号 数量（卷） 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 档案复制、摘抄登记表 编号 利用者 拟复制、 摘抄档案 份数 用途 审批 日期 复制、摘抄人签名 姓名 职务 部门 文件标题 档号 意见 审批人