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PAGE PAGE 5 会议流程规范 一、适用范围 1、凡本公司组织的各类综合性和业务性会议、销售会议、产品发布会、研讨会、专业会议、奖励会议、培训会议（以下简称会议）等，均适用本流程规范。 2、综合性会议由行政部负责，业务性会议由对口业务部门负责，其他部门配合。原则上“谁主办、谁负责”，特殊情况由领导统一协调安排。 二、会前工作规范 1、召开准备会议。组织会务人员，明确工作职责。主办部门负责制订详细的会议工作方案。 2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 3、印制会议日程。编排好会议程序，制定注意事项。 4、会务筹备。 酒店：根据会议类型确定酒店。 会场：主会场及分会场的选择预定，设计、布置方案。 印刷制作：会议日程、宣传资料（单页、海报、手册）、会议凭证、横幅、引导牌、席签、出席证、列席证、工作证、请柬等。 设备：投影仪、X支架、易拉宝、背景板、展架、充气模型、舞台灯光、同声传译、摄影器、录音器、显示器、乐器、互联网等设备。 车队：按实际情况进行用车安排等。 用品：笔记本电脑、签字笔、资料袋、笔记本、曲别针、订书机、水果、矿泉水等。 礼品：根据要求制定。 餐厅住宿：根据要求协调餐厅菜品、口味、宴会等（附菜单）。合理安排男女住宿。 5、会场布置。 悬挂标语横幅、张贴指示牌等。 设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。 确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。 保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 迎宾区入口处有醒目的引导牌 签到区设置在会场路口处，要求干净、整洁，最好有台布。 咨询处桌子正上方悬挂印有“咨询区”的展示牌 6、食宿安排。综合性会议由行政部门负责，业务性会议由行政部门或主办部门负责。 7、会前协调。综合性会议由行政部门负责安排。各类业务会议由主办部门负责安排，其他科室协助配合。主办部门在会议前检查、协调、落实好会务筹备工作。 三、会中工作规范 按照会议流程规范分工责任要求，各相关部门做好以下工作： 1、会前准备。准备好会议所需要的会议资料，会议用品。 2、会前检查。会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。 3、会议招待。会议报到、发放会议资料、食宿安排、车辆使用等接待工作。 4、机场、车站接站。专人负责机场，车站的接站服务。 5、安排就座。按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。 6、核实人员。落实主席台领导、发言人是否到齐。 7、维持会场秩序。会议开始前5分钟，与会人员入座就绪，无关人员离开会场。 8、会议记录。 9、组织照相。 四、会后工作规范 主办部门要做好以下工作： 1、检查会场，带回剩余材料、席卡。整理出席签到情况。 2、提前安排车辆。会议根据与会人员离会时间。 3、信息整理。会议记录、领导讲话、代表发言、摄影图片等资料的汇总、整理。 4、文件的清退、收集、归档。 5、宣传报道。向行政部门、相关部门报送与会议精神有关的信息和新闻图片，向各级媒体进行投稿 6、会议相关费用的结算工作。 五、会议流程制定 主办部门 协助部门 备注 会务筹备礼品用品车队设备印刷制作会场酒店印刷会议日程发出会议通知召开准备会议 会务筹备 礼品 用品 车队 设备 印刷制作 会场 酒店 印刷会议日程 发出会议通知 召开准备会议 餐厅住宿 餐厅住宿 会场布置 会场布置 组织照相?会议记录维持秩序核实人员安排就座接站服务?会议招待会前检查会前准备会后工作向领导汇报，等待下一步工作安排检查会场车辆安排文件收回会议记录整理召开会议总结?会前协调食宿安排 组织照相 ? 会议记录 维持秩序 核实人员 安排就座 接站服务 ? 会议招待 会前检查 会前准备 会后工作 向领导汇报，等待下一步工作安排 检查会场 车辆安排 文件收回 会议记录整理 召开会议总结 ? 会前协调 食宿安排 协调配合协调配合完成主办部门交代任务需要协助的部门 协调配合 完成主办部门交代任务 需要协助的部门 ?会议报到、发放会议资料、食宿安排、车辆使用等接待工作。 ?参会领导接站。 ?落实主席台领导、发言人是否到齐。 会议流程责任分工表 会议名称 ? 主办部门 ? 主持人 会议时间 ? 会议地点 事?项 内?容 责任人 事?项 内?容 责任人 会议通知 会场布置 1．桌椅摆放 2．鲜花布置 邀?请 出席领导 会标横幅 1．会标内容 2．制作、悬挂 邀请、接待新闻媒体 座位安排 1．座次表 2．桌签 会议议程 礼仪服务 1. 人员选定 2. 分工安排 会议材料 1．起草 音响设备 1．背景音乐 2．审阅 2．话筒 3．印刷、装袋、分发 3．投影仪 用餐安排