琉中公文管理具体作法流程-琉球国中.DOCVIP

v0801 1/ PAGE 10 琉球國民中公文書管理具體執行作法 一、作業依據 （一）文書流程管理手冊行政院研考會 （二）屏東縣政府公務機密維護作業規定84.6 （三）文書處理檔案管理手冊行政院秘書處 （四）檔案法、檔案法施行細則及相關行政規則 （五）檔案管理局-檔案目錄建檔軟體作業系統操作手冊91.9。 二、應用電腦資訊系統 （一）公文電子資料交換作業電腦應用系統 （二）屏東縣政府機關學校基層機關公文整合系統（精融科技） （三）筆硯Web公文製作系統 （四）檔案管理局檔案目錄建檔軟體 （五）檔案管理局機關檔案管理資訊網 （六）檔案管理局全球資訊網 （七）屏東縣政府電子公佈欄（97年4月1日啟用） 三、編制人員 （一）文書組長一人 四、執行業務 （一）校務會議及行政會報等重要全校性記錄 （二）收發公文（含電子收文及發文） （三）本校各處室基層公文整合系統筆硯公文製作軟體安裝及維護 （四）公文檔案整理建檔及歸檔 （五）公報彙整保存 （六）運動會、畢業典禮等各項活動邀請函之送印、製作及發送 （七）印信管理及上級臨時交辦事項 （八）不隸屬各處室公文承辦 （九）本校郵件處理登記分發 （十）學校行事曆製作（含學期及期末重要行事曆製作） (十一)教育局網站重要或緊急公告下載通知各處室辦理。 五、經費預估 （一）郵資：年平均約12000元。 （二）列表機碳粉匣每年10支約14000元。 （三）公文列印紙張每年約20000張約3600元。 （四）其他文具、機具維修3000元（不含電腦設備汰換）。 （五）年度總計約33000元 六、執行績效 （一）琉球國中近3年平均收發文3300件，月平均275件。 （二）公文處理時效良好。 （三）本校公文電子交換成功率佳。 七、文書處理實施要點： 1、依據：屏東縣政府所屬機關學校文書處理實施要點及文書流程管理要點。 2、目的：為增進本校文書處理效率，管制公文流程，提高公文品質。 3、所稱文書處理，係指公文自收文或交辦起至發文、歸檔之全部流程。 4、公文正本及副本均用正式公文紙繕打，並蓋用印信或章戳；以電子發文 者，得不蓋用印信或章戳。 (一)、處理程序 5、文書處理，應隨到隨辦，隨辦隨送，不得積壓。 6、為配合政府文書處理電子化原則，收發文號電腦自動給號或人工給號， 檔案分類檢索則依「屏東縣立各級學校檔案分類及保存年限區分表」處理。 7、為配合公文橫式書寫推動方案，本校各種公文書，自94年1月1日起全面 改為由左而右、由上而下之橫行書寫，各類表單皆採用A4紙張直式橫書為 原則，並統一裝訂於左邊。 8、任何文書均須記載年、月、日；文書中記載年份，一律以中華民國紀元為準， 惟外文或譯件，得採用西元紀年。 9、除一級主管外，承辦人員於擬稿、核稿、簽擬意見等應一律使用職名章，並 註明日期、時間，以明責任。 (二)、收文處理 10、文書組收文人員收到文件拆封後，如為機密文件，應呈送校長拆閱，如為 普通文件，應即點驗來文及附件名稱、數量是否相符，如有錯誤或短缺， 應以電話或書面向原發文機關查詢；如係電子收文，則收文人員於檢視來 文無誤後，亦應按收文程序辦理，如發現來文有誤送或疏漏時，應通知原 發文機關另為處理。 11、附件應不與公文分離為原則，隨文附送；附件較多或不便裝訂者，應裝袋 附於文後，並書明文號附件字樣。 12、來文內容涉及兩個單位以上者，以來文所敘業務較多或首項業務之承辦單 位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦（案情重要或複雜者，宜先 當面或電話協商再行簽擬，以避免核定後，彼此意見相左，造成執行困難）。 13、承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求補辦收 文手續時，仍應沿用原收文日期及原收文號。 14、承辦單位收受之文件，經主管核閱認為非屬本處室承辦者，應即退回文書 組改分，或逕移其他處室承辦，並通知文書組，受移承辦單位如有意見， 應即簽明理由陳請校長裁定，不得再行移還，以免輾轉延誤。 15、會辦之普通公文，受會單位應視同速件處理，速件則視同最速件處理。 16、陳轉、會辦之公文，應於公文夾上另附遞送順序，以免誤送，延誤處理時 效。 17、公文之機密等級分為：「絶對機密、極機密、機密、密」四級。機密文件由 校長指定專人處理，文書組應以機密件（密由欄內註明密不錄由）登記後 送該專人簽辦，該