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电子邮件写作沟通技巧与礼仪 By Nancy HR Dept. 电子邮件作用 如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。电子邮件存在公司 ? 服务器上，可以作为证据。 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成 ? 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能 ? 能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，Email充当意见不和、起争端时的证明。 ? 并以合理的方式解决意见不和以及争端。 电子邮件写作 一、 电子邮件包含的内容 发送对象 1. 的应用。寻求跨门支持的邮件，发送给寻求支持的人，同时抄送给他的直接上级；也BCC、CC、TO注意 ? 要同时抄送自己的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持。 中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都CC，TO ? 可以。顺序一般是将其他部门的经理放在第一位，然后是本部门经理，科长，其他同事等。适当的规则 有助于提升你的形象！ 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替。 ? 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。 ? 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交 ? 互邮件与发件人讨论 人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」CC将 ? 主题 2. 让人一望即知，以便对方快速了解邮件内容，也便于以后对邮件的查找。标题应该能概括邮件的基本内容。 一定不要空白标题，这是最失礼的。 相反，仅仅把邮件内容写在标题里，正文空白也是极不礼貌的。 称呼、问候与结尾 3. ?如果对方是年长或在公司内有比较高的威望，要尽量使用尊称，并在称谓后加上您好，如果是仅仅是一 般的同事关系，级别相同，可在称谓后加上你好或上午好之类的词语；如果是关系很铁的哥们就不必这 么客气了。 ”之类的词语，让对方有个好心情，也显得发件人很有Best Regards在邮件的结尾时，尽量加上“谢谢、 ? 礼貌。 对方也能平静的看待。即便邮件中有些地方不妥，总是好的，礼貌一些，，“礼多人不怪”俗话说得好， ? 正文 4. ：第一段与最后一段是重点，以便收件人马上了解邮件内容。邮件结构4.1 电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长，最好 在结尾的部分，再度强调第一段的重点。 邮件内容：简明扼要，行文通顺；说清楚邮件目的；注意文字格式和图片的运用4.2 正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然Email ? 后单独写个文件作为附件进行详细描述。 不要出现让人晦涩难懂的语句。准确清晰的表达，多用简单词汇和短句，正文行文应通顺， ? 最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。 尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。 ? 一次邮件交待完整信息 ? 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者 ? 、Why、When“更正”之类的邮件。主动说出你期待对方做的事情（），邮件内容里不etc.，What 可缺少的三个部分。 如果想从对方那里得到我想要的信息，我需要给对方提供哪些信息A. 我希望对方采取哪些行动措施B. 我需要对方什么时候给予回复C. 1234正文多用Email ? 之类的列表，以清晰明确。 的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个4、3、2、1如果事情复杂，最好 段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。 ? 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 ? 字号用五号字型，Arial 或Verdana 英文就用中文用宋体或新宋体，选择便于阅度的字号和字体。 ? 号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。10或 合理提示重要信息，不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息 ? 进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响