工作流程改善建议.pptVIP

点滴：流程优化建议 以供应链思维提升流程效率 仅涉及我所接触的工作 现有合同流程的弊端 2、钉钉合同审批组对合同提出一系列修改建议后，经流程发起人更新提交，审批流程中断。 3、钉钉合同审批通过后，乙方合同审批组提出修改建议，经流程发起人更新提交，审批流程中断。 4、合同审批通过并由公司打印，（传递给项目部人员或直接）交乙方盖章，乙方盖章完（传递给项目部人员或直接）交公司盖章，公司盖章完再（传递给项目部人员或直接）交乙方开发票………… 1、微信合同审批群，无法清晰确认所有审批人都审批通过，一旦手机或电脑清理内存，会找不到以往的记录，难以追朔。 低效！ 内部结算凭证签字流程弊端 1、项目人员到公司找凭证专员开具凭证，如资料不齐或书写错误，则需返回项目部重新准备资料后再跑一趟； 2、凭证专员开具凭证后，项目人员需要再找项目经理、蒋总、刘经理、何经理以及乙方领款人（这又涉及到提前通知乙方到公司，否则就只能把凭证带回项目部）签字，再到中鼎交给财务。如其中任何一个人临时不在，项目人员可能还需要再来成都一趟。金额较大时，往往不适合交给他人代找领导签字，也担心凭证丢失；如将凭证直接交给供应商（特别是外地供应商）让他们自己找人签字，供应商可能连门都找不到…………给人失礼的负面口碑，且易诱发其它风险。 高昂的时间成本！ 合同流程改进建议 1、由公司总经理牵头，法务部主导，各部门配合，对现有材设采购合同模板进行精简，或针对不同类型的合同编制专门的合同模板，减少可变因素。从而降低在合同审批中出现异议的几率，同时也缩短了审批时间。 2、并行审批，有效利用电子邮件的“抄送”和“回复全部”功能，（除建议个人设工作邮箱外，也建议每个部门设专用邮箱）合同审批发起人通过电子邮件将合同发往项目部负责人（或部门负责人）并抄送至审批组，如经审批无异议，则将乙方合同审批人和我司印章管理员加入抄送，乙方则通过“回复全部”表达异议，我方的审批组成员就可同时与乙方磋商，而不是仅仅由流程发起人来“撮合”。经流程发起人根据甲乙方建议修改合同并以附件形式全部回复后，甲乙方审批人终审合同。如均回复同意，则印章管理员直接打印合同并快递至乙方盖章（其中涉及的中科、鼎晨、元鼎之间的合同则直接盖章快递至审批流程发起人）。乙方盖章完毕直接快递回印章管理员盖章，甲方盖章完毕，留原件并直接快递剩余合同至乙方和甲方流程发起人，并回复邮件附运单号结束流程。流程发起人可根据需要将邮件备份至部门邮箱或项目部邮箱。 电子邮件可永久保存，同时也有来往时间记录！ 简化便捷的 盖章传递 内部结算凭证签字流程建议 1、公司领导们不是已经通过钉钉流程，审批同意采购申请了吗？既然有采购申请审批单，附上凭证人员开具的凭证及其报销资料，只需领款人和报销人签字，再交财务审批（如有盖章合同的则必定走完了合同审批流程）就应该给予报销。 2、凭证专员和财务人员，每周先后（或同一天）到项目部办理凭证和报销事宜，对于已开具凭证且领款人已签字的（第1点已经提出了不再找公司领导签字而是附采购申请审批单），财务人员应主动将相关单证带回公司给予报销。 好处 1、由于公司项目的一个特点是：项目部不设专职财务 （项目部不设资金账号，无月度资金申请，所有帐走公司流程，项目部备用金只能短期应急）， 通过精简合同、凭证报销流程，可以提高项目部人机料协同运转效率； 2、流程效率提高，项目成本统计更及时、精确； 2、项目上节约半个人力。 其他建议 1、既然公司有食堂，就应该利用起来，不仅是提供午餐，还可以有条件的提供早餐。比如，早上8：00至8：30提供早餐（短时间内聚集人员），早食关门时间可以至8：45但这15分钟不提供食物。早餐是午餐以外难得的同事间社交的机会，可以交流工作增进相互理解。同时，也利于公司的培训人员（甚至请来的专家）在这个时间作必要的培训，不会挤占工作时间。 2、项目部晨会同样适用，但有更高的要求。