宗亲会接待方案.docVIP

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***宗亲会接待方案 会议的主题是什么? 会议的核心议题有哪些? 会议要传播的文化内涵是什么? 会议的主要参与群体是谁? 会前服务 1:会务组分工:会务组工作人员的工作安排和分工要求。 2:会议用房具体价格,标准(标间、单间、会议室) 会议厅具体情况(会议厅尺寸、面积、附带免费项目)及价格会议使用设备价格(如:投影仪等) 背景幕、横幅、展架、签到台、指示牌等的摆放。 3、会议各种用品的运输、托运工作;会议召开时间段的天气情况。 4、翻译:各类外语语种的口译、笔译服务。 5、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者主持人。 6.需要的会议资料,编辑,印刷装订,会议用品采购。 在会议召开前,就会议所需设施进行制作、租用、安排。如:代表证制作、接机牌、车牌、车贴,贵宾鲜花花环、酒店外景空飘、彩虹门、刀旗、灯笼立柱、横幅、礼仪、接待台、接待台卡、笔记本电脑、激光打印机、复印机、传真机、装订机、舞台、背景板、展台、会议日程展架、易拉保、各种指示牌及通联对讲机。 7.议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人的确认 会议用餐具体标准(自助餐、早餐晚餐、特色餐、确定具体标准和菜单) 8.艺演出:主题形式、消费标准、节目单地点。 9.邀请本地领导嘉宾、助会人员。 10.礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会摄影录象、及VCD的制作等 11.接送车辆及各种中巴车、大巴车的租用,会议用车价格,各类车型的价格单位:元/辆/天)。 12.机场接站:专人负责机场,车站的接站服务。 二:会中服务 1:酒店签到:客人签到,发放房间钥匙、会议材料、饭卡、胸牌、礼品、登记返程信息(机票、火车票日期)、会后旅游登记、收取会议费等。 2:会议住宿:客人入住房间后的确认,询问是否有特殊要求。 3:会议场所:检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。 4、会议中的商务服务 1. 文秘工作 2.翻译工作3.其他服务工作 5.会议留影:会议代表合影留念及摄像。 6.宴会答谢词及节目安排。 三:会后旅游:旅游行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。附录:旅游线路信息。 按照会后实际情况,为参会人员设计制作的具体旅游线路。对旅游线路和会议所在城市的景点景区进行介绍。 四:会后服务 1:结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐 2:资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。 全体工作人员和与会代表明确该项活动的目的和意义。对本次会议的活动主题、活动宗旨、活动目的及活动目标都进行了反复提炼,详细如下: 活动主题: 主标题:********启动仪式 横??? 幅: 活动目的:让各地宗亲了解**,树立**形象,从而促进**的全面推进 。 活动目标: 1、参会人数:( )人(综合考虑到活动的整体效果、费用支出、到会人数、现场气氛营造等因素,限( )人规模较为理想)。 2、预期收获:参与的单位和个人乘兴而来,满意而归。 3、塑造形象:以各种形式和服务让记住**,并树立**形象。 为了控制风险和提升会议效果,要对会议流程、现场管理及会场布置等做了精确设计,精确到从现在起的每人、每天、每事,甚至精确到会议当中的每人、每事、每分钟。 时间??????? 事项 2011年11月8日 车站,机场,酒店接待时间人员车辆明确安排。 2011年11月9日 06:30相关人员带齐各种物品在组委会集合。 07:00 盘点清查各种物品的准备情况。确定能够到会的嘉宾,并建立与会代表数据库、打印表格。 07:20 到达会场,开始会场外的布置。 07:30 开始会场内的布置,调试各种设备及网络。 07:50 会场布置完成,相关人员待命。 08:20 与会代表开始入场,礼仪、检票、护卫、主持、与会代表、专家、领导等就位。 08:30 第一项 开幕词 第二项 第三项 第四项 --- 10:00结束,乘公交公司车赴圣地祭祖。 11:00祭祖仪式, 12:00就餐自助餐 13:30入场进行下午会议议程 16:00会议结束(工作人员清理会场) 17:00晚宴入场 17:10祝酒词 17:30晚宴开始文艺演出 19:00结束晚宴,组委会人员开碰头会,落实第二天事宜。 2011年11月10日 旅游车辆人员安排,退房,返程及有其他活动人员,安排专人负责, 落实到人。

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