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國立台北科技大學 文 件 名 稱：文書處理管理程序 文 件 編 號：C05P02 制 定 部 門：文書組 制 定 日 期：88.4.30 分發 單位 教 務 學 務 總 務 秘 書 會 計 人 事 技 研 圖 書 電 算 進 修 進修 學院 軍 訓 系 所 修 訂 紀 錄 修訂日期 單據編號 修訂內容摘要 頁次 版本／次 91.2.8 C05P02 廢止公文稽催通知單 7.7 B/1 91.2.8 C05902 廢止信件掛號招領單 7.9 B/1 C05P01-02B 文件編號 C05P02 文件標題 版本 B 制定單位 文書組 文書處理管理程序 頁數 1/7 目的：為有效處理本校公文，管制公文流程，提高公文品質，參照本校文書處理 辦法制定本程序，作為文書處理之依據。　　　 範圍：凡以國立台北科技大學名義與其他機關、學校、團體或人民，涉及公務處理之公文書，皆依此程序辦理。 三、權責： 3.1 公文收發單位：總務處文書組。 3.2 公文承辦單位：各權責單位業務承辦人。 3.3 公文核判單位：校長或授權代判人。 3.4 印信簽署單位：總務處文書組。 3.5 文書稽催單位：秘書室與文書組。 四、定義： 4.1 外來文件：指其他機關團體或人民涉及公務處理之公文書。 五、作業內容： 5.1收文處理作業 5.1.1 外來文件由總務處文書組收文在「收文登記簿」上，登記編號、加貼「簽辦單」後，分送各主辦單位簽收辦理。 5.1.2 來文附件應裝訂於文後，如為大件或多件不便裝訂時，應另行裝袋捆附，隨文送辦。附件如屬現金、支票、匯票、或其他有價證券，應先送總務處出納組簽收。 5.1.3 來文附件未到者，應先行編號分辦，附件短缺者，應向來文單位說明，請其補齊。 5.1.4 來文如有污損或被拆痕跡者，須在原封上註明蓋章附於文後，並在收文登簿上註明。 5.1.5 收文人員應視來文內容，依各單位業務職掌分送簽收，對無法辨別主辦單位之文件，應簽請裁定後，再行分辦。 5.1.6 各單位業務承辦人或職務代理人員，對分送之公文應即予簽收，不得延宕，如經認定係誤分，應即退分。 5.2 擬辦作業 5.2.1 各單位承辦人員收到公文後，對於本案之原有文件或有關資料必須全盤瞭解，以為擬議處理之依據，相關文件或資料，應隨文附陳或摘錄 文件編號 C05P02 文件標題 版本 B 制定單位 文書組 文書處理管理程序 頁數 2/7 要點，作為核判之參考。 5.2.2 單位主管對於主管業務認有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦人擬辦；業務承辦人員，對其職責範圍內之事件，認為必須以文書表達意見或查詢事項時，得自行擬辦。 5.2.3 承辦人員簽註意見或擬辦文稿，應力求簡明具體，語氣肯定措詞婉轉，避免使用艱深費解，模稜兩可字句，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。 5.2.4 承辦人員應依案件性質，參照下列規定擬辦： 5.2.4.1 重要或特殊案件，不能擬具處理意見時，應敘明案情，簽請核示或當面請示後，再行簽辦。 5.2.4.2 如因時限急迫，不及先行簽請核示，或次要案件，得以簽稿併陳方式辦理，普通案件可以稿代簽辦理。 5.2.4.3 經會簽後，會簽單位如有不同意見，主辦單位應將有關意見，整理重簽陳核，原簽及會簽單位意見並應附陳參核。 5.2.4.4 毋須答覆或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。 5.2.5 承辦人員擬稿應注意事項如下： 5.2.5.1 公文格式依行政院87秘字第12598號函修正「文書處理檔案管理手冊」規定辦理。 5.2.5.2 應就稿面之有關欄分別填寫。 5.2.5.2.1 文別：按照公文程式條例之類別及有關規定填寫。 5.2.5.2.2 受文者：應書明其全銜，若屬通案則可概括敘明，如「本校各一 級單位」。 5.2.5.2.3 副本收受者：同「受文者」方式填寫， 如發附件在銜名之下註明(含附件) 或(以上均含附件)。 5.2.5.2.4 速別：填「特急件」、「最速件」、「速件」。 5.2.5.2.5 密等：填「絕對機密」、「極機密」、「機 文件編號 C05P02 文件標題 版本 B 制定單位 文書組 文書處理管理程序 頁數 3/7 密」、「密」。 5.2.5.2.6 附件：有附件之文稿，應在附件欄註明「如主旨」或「如文」。 5.2.5.2.7 承辦單位：填承辦單位之名稱。 5.2.5.2.8 承辦人：由承辦人簽名或蓋章，並註明日期。 5.2.5.2.9 會稿：須會稿案件，將受會單位或人員註明。