视频会议系统运行维护管理规范(20080302).docVIP

PAGE 9 中国国电集团公司视频会议系统 运行维护管理办法 为发挥视频会议系统在集团公司管理工作中的作用，规范视频会议系统的运行、维护程序，提高各单位使用水平，解决使用过程中出现的问题，保证集团公司视频会议的质量，进一步提高视频会议系统使用效率，发挥视频会议系统更大作用，现制定集团公司视频会议管理办法，内容如下： 一、技术管理要求： 网络管理 集团视频会议系统使用集团广域网作为传输链路。各单位应保证局域网络运行正常，广域网、视频设备运行正常。 各单位应对本单位到集团本部的广域网链路情况进行监控，发现广域网链路或广域网设备出现问题，应及时通知集团网控中心和相关集成商（广域网链路：中电飞华，广域网设备：神州数码）配合解决。分会场情况反馈表见附件1。 IP管理 依据集团公司ip规划方案，各分会场视频终端的ip地址缺省分配为10.xxx.1.100 ，如安装第多台视频终端应向集团主管部门提出书面申请，获得ip地址及开通相关权限。会议电视终端的IP地址在局域网内要唯一，不能与其他局域网内计算机IP冲突。 设备管理 各单位对视频会议系统及相关配套的网络、音响、视频等设施要制订严格的规范制度，保证系统处于正常运行状态。视频终端开机的情况下，禁止手动搬动设备；为避免回声啸叫，电视机或音箱的音量不应太大；麦克风距离音箱不应太近；各单位不得随意更改视频会议系统结构。 电话系统 集团电话会议系统目前已同视频会议系统实现集成，可作为视频会议系统的备份系统，未建广域网的单位可利用电话会议系统参加视频会议。电话参会操作详见附件2。 各视频会议接入单位可将电话线接到视频终端电话口上，可利用视频终端连接的扩音设备播放声音，实现电话系统的扩声功能。当广域网故障不能参会时，可采用视频会议终端连接电话会议系统接入的方式参加会议。 分子公司独立组会 集团公司各分子公司目前可利用集团本部的视频会议系统独立组会，召开所辖企业的视频会议。各分子公司需要独立召开视频会议，应向集团公司提出会议申请，集团公司释放管理权限，在有限范围内召开分子公司所属企业的视频会议，避免各单位另行建设会议系统，造成的资源浪费。 二、布置规范要求 各单位需按集团要求统一视频会议室布置，各分会场的布置应庄重、简洁，体现国电集团企业的精神风貌。会场布置参照下图： 说明：１、背投/等离子电视　２、主摄像头　３、标识牌　４、麦克风　５、标识背景墙 召开视频会议时，与会代表应全部面向摄像机坐在台下座位上。各参会分会场调试后的画面参照下图，如有特殊要求另行通知。 分会场视频画面图示 具体要求： 摄像头 摄像机架设在座席正前方，正面拍摄参会人员，各参会单位应对照本地画面认真调试，摄像镜头的视角要精心调整，从正前方稍上角度拍摄，禁止侧面拍摄或过高、过低角度拍摄。调整合格后，应固定摄像机位置，避免临时更改位置。 显示设备 会场前方设置背投或等离子电视等显示设备，显示设备应为两台，一台显示集团主会场传送的画面，另一台显示当地会场画面。连接显示说明见附件3。 标牌 各分会场要将本单位的标识分别设置在第一排桌前中间位置，桌前标识牌的大小为800mm×350mm。标牌具体制作要求见附件4。 多单位在同一会场开会的需分别摆放。 分会场标识牌图示 背景墙 会议室背景墙上单位的标识根据墙面大小确定，内容由国电集团LOGO+本单位名称组成。 灯光 要求会场照明条件良好，光线从参会人员正面前上方照射，保证人像面部清晰，禁止逆光拍摄。视频会议室建议使用三基色灯管，且保证光线充足。摄像机对面或侧面有窗户的会场应使用遮光窗帘，避免高亮度的太阳光造成图像苍白。 音响 各分会场音响设备应保证满足视频会议要求，保证双向的语音清晰洪亮，扬声器和麦克风应避免啸叫和回声。声音调试好后应记录相关配置状态，做到下次会议时调试快速到位。 三、会议要求 会议准备 国电集团公司视频会议主要包括每月15日的月度生产营销会，和每季度召开的基建协调会，以及集团其他部门、分子公司等召开的视频会议。 会议预约，需提前三天确定相关事宜，由会议主办部门与集团网控中心预约，确定会议模式、会议时间、参加人员，并由主办部门下发会议通知，每月例会如生产营销会按固定时间召开。 会议正式开会前1小时，正式调试。主会场向各分会场播放地面音视频及电话会议信号，各分会场必须在开会前1小时打开设备，接收主会场的呼叫，并进行调试；正式开会前10分钟完成调试，设备一旦开启不允许随意关断、重启。分会场应在会前1天进行设备自检，如发现问题及时报告主会场，消除故障，确保会议效果。重大会议需提前调试的，联调时间以会议通知为准。 各参会单位应安排视频会议技术负责人员做好联调工作，并接受集团主会场考核，不得擅自离开岗位和关闭视频会议系统。 参加人员 集团公司副总经理以上主持召开的视频会议，原则上各参会单位