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改善中小企业的基础管理：内部控制制度 提要　中小企业是我国企业生态系统中最具有活力的生力军，但我国中小企业普遍管理水平低下，基础管理薄弱。本文首先提出了中小企业中普遍存在的基础管理方面问题：业务流程和规章制度薄弱、组织结构和岗位设置不合理、原始记录和文档资料管理不健全、员工素质低下和员工离职率高。其次，针对以上存在的问题，提出要用内部控制制度来改善基础管理，即要加强业务流程和规章制度控制、组织结构控制和岗位责任制、原始记录和文档资料控制、建立学习型组织和良好的人力资源政策。 自90年代以来的经济快速增长中，工业新增产值的76.7％是由中小企业创造的，中小企业发展非常迅猛，已成为拉动经济的新增长点。但是，我国中小企业普遍管理混乱，基础管理薄弱，生命力不强。许多企业管理者自身素质不高，缺乏系统的科学管理知识，他们只注重发展关系网络，而忽略内部管理，忽视内部控制，造成企业内部漏洞百出、效率低下、员工离职率高等现象，企业发展不健康，最终逐渐走向衰败的局面。因此，加强基础管理，提升企业素质，培育企业的核心竞争力，实现可持续发展是至关重要的。 一、中小企业基础管理中存在的问题 我们从一案例中出发来分析中小企业基础管理中的问题。北京某科技发展有限公司，成立于2001年5月份，注册资本200万元，主要经营防静电产品的批发、零售，其主要客户群为手机、电脑等通讯设备及其他高科技产品的制造商。该公司自成立以来，业务发展势头良好，2002年实现销售收入500多万元，2003年实现销售收入700万元左右。随着市场前景持续看好，公司老板王某拟打算扩大企业规模，但他却不敢扩大企业规模，因为公司的内部管理很混乱，内部控制非常薄弱。王某经常充当救火队员的角色，客户有抱怨时，王某就忙于与客户协调，供应商有意见时，王某又忙于与供应商谈判。公司的运作效率非常低下，对市场的反映速度很迟缓，有好几次因为不能及时供货而失去客户，另一方面，竞争对手的实力越来越强，竞争越来越激烈。 显然，很多中小企业都有类似于北京某科技发展有限公司的情况，中小企业基础管理中存在的共性问题表现如下： 1、企业流程控制和规章制度薄弱。企业流程是企业的一系列活动的有序集合，是企业运作的基础。中小企业普遍流程管理混乱，不存在规范的、书面的企业流程描述，各部门（或每位员工）一般都按经验或惯例办事，许多工作执行不到位，许多运作方式不规范，以及当瓶颈流程出现时，往往也得不到处理和改善。例如在上述案例中该公司的售后服务流程经常受到顾客的抱怨，产品供应流程经常不能按时向客户提供合适的产品，这些都是问题流程。这些问题流程，若其效率低下到了一定程度，就会严重限制企业的整体运行效率。没有适当的企业流程控制，特别是缺乏对关键控制点的把握，就会造成公司运作过程中的盲点，这些盲点越多，企业就越容易失控，越容易造成浪费和损失。 2、组织结构与岗位设置不合理。中小企业的管理者由于缺乏科学管理的系统知识，对企业的组织架构和岗位设置的认识比较模糊，一般凭经验和直觉进行组织结构和岗位设置，企业内没有形成合理的权责分派体系。 中小企业一般不设立独立的人力资源管理部门，对员工的工作岗位一般不进行岗位描述，也没有书面的工作说明、职务规范，每位员工的职责、权利界线不分明，造成一些工作相互推诿，一些工作无人负责，一些工作相互撞车等混乱局面。 现代经济的发展，对企业岗位设置提出了更高的要求，提出了职务分离控制。职务分离控制是指组织内部的不相容职务必须进行分工负责，不能由一人同时兼任，一项经济业务至少不能由一个人从头到尾进行处理，否则会发生差错、舞弊、侵占财产等现象。但在中小企业中，一名员工兼任好几个工作岗位是常有之事。如在上述案例中，销售业务几乎由销售员一手完成，包括联系客户、接受订单、货物的发运、登记销售记录、客户关系管理和售后服务等都由销售人员一手经办，这就很有可能发生接受回扣、挪用货款等损害公司利益的行为。 3、原始记录与文档资料管理不健全。美国商业部曾做过一次调查，绝大多数倒闭的中小型公司记录都非常不完备。科学的管理需要企业各方面的数据，企业经营活动记录不完备，没有形成归类的、系统的文档资料，就意味着企业无法进行管理，缺乏管理的企业最容易在激烈的市场竞争中被淘汰。 我国的中小型企业也存在着同样的情况。有些企业虽然不大，但需要记录的信息却十分庞杂。中小企业由于管理设备落后、管理者素质不高，经营活动的原始记录往往不健全，对原始信息的加工能力比较差，没有健全的文档保管和记录制度，这就导致了在中小企业中容易发生差错、疏漏、舞弊等问题，如北京某科技发展公司对应收账款、客户信用情况等记录不健全，就采用了不适当的信用政策和收账政策，从而扩大了应收账款不能收回的风险。另一方面，由于文档记录不健全，管理者也不容易及