项目二新教材办公室日常事务管理印章节管理资料.ppt

项目二 办公室日常事务管理 情景案例 案例1： 李强是宏利公司总经理助理，管着公司大大小小十几个公章，平时就堆放在办公室的抽屉里，因为这个企业的注册公司有N家，有的是业务需要形式上注册的，有的是性质不一样，实实在在的。一个公司又分业务专用章、合同专用章等，于是管理这堆公章也成了李强的责任。最开始的时候，李强对管公章这样的事情不怎么上心，觉得无所谓，但后来出了几个差错，令李强小心起来。 情景案例 那次是宏利公司收购某家企业，谈了很久了，后来进入实质性阶段。某天，负责项目谈判的经理跑来找李强盖章，那是一份“补充协议”，李强每天接触的盖章文件实在太多了，也没有怎么在意，虽然这份文件上没有我方代表人签字，这个经理解释说不用签字，李强犹豫了片刻，还是盖上去了。过了几天，他和公司的律师一起又过来，拿着上次盖章的文件，说要交给老总签字，李强觉得奇怪，明明事先说好不用签字的，怎么又变了。于是李强还是把已经加盖公章的文件送给老总。老总看了文件后把经理叫去问了情况，然后老总说，这个我不签，你们自行解决……事情到这里，李强还没有警觉，任他们2人把文件带走，也没有要回那份文件。直到后来，李强才明白事情的来龙去脉，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很简单的真相： 情景案例 宏利公司和他们收购的企业谈判条件，对方见索高价已经不可能，就附加一些比较苛刻的收购条款（为此宏利公司要多付款上百万元）项目经理求胜心切，主张同意。文件盖了章就有法律效力，但财务部门不同意付款，认为这次收购不合理，于是才有要老总补签一事……。公司后来做了相应的处罚，李强挨了个不大不小的处分，损失了一个月的工资。 祸不单行，这事没多久，有一天，公司另外一个部门，要给大量的文件盖章，就把公司公章借走了，李强忙着有事外出，也没催他们还。就这样过了好几天，老板拿着文件来找李强盖章，李强手忙脚乱地找了半天，后来才想起来被借走了，搞得老板好几天没给李强好脸色。 后来又有一次，办公室被盗，办公桌的锁很容易就被打开了。值得庆幸的是，只丢了几百元的现金，公章一个没少。但李强还是惊出了一身冷汗，想想就后怕。 项目任务 1、如果你是宏利公司的总经理助理李强，你将在办公室印章的保管、使用等管理工作中做哪些改进？ 任务分析 经过了这几件事后，宏利公司的经理助理李强在办公室印章的保管、使用等管理工作中应该要吸取教训，做一些改进： 如单位的公章应该要放置在保险柜里； 对于公司的合同章，李强应坚守一个原则：必须要有财务和法律顾问的亲笔签名，否则，无论如何也不给盖章，盖公司章，一定要认真审核内容，不符合盖章条件的，应坚持原则，无论如何也不能盖章； 如果单位领导不在，就应让申请盖章者当着自己的面电话请示领导，领导发指令同意后，才能盖章。 如果确因工作需要，别的部门借公章，李强应让他们履行严格的手续，并提醒他们按时归还，稳妥起见，还可以印发一些用印申请章，来提醒自己不要疏忽，申请单应复印一份，留作存档。 认真负责的工作态度，是单位公章管理者必须具备的职业道德，李强在以后的工作中，应不断强化这个职业素养，保证印章的管理工作不出差错。 相关知识 任务一：印章的使用和管理 （一）印章的概念 印章是印和章的合称，指刻在固定质料上的，代表机关、组织、单位和个人权力的图章。 （二）印章的种类 一般来说，公务印章分为正式印章、专用印章、缩印、钢印、领导人手章、个人名章、校对章、戳记等。秘书部门掌管的印章主要有三种：一是单位印章（含钢印）；二是上司“公用”的私章，三是秘书部门的公章。 印章的管理和使用 （三）印章的管理和使用---刻制与启用的步骤 相关链接 印章小知识 印章是“印”和“章”的合称。“印”和“章”都是信物。在古代，帝 王所用的称为“玺”，官吏所用的才称为“印”，而私人使用的则称为“私 印”。而就目前来说，各级各类国家机关、社会团体、企事业单位用的都 称为“印”，相应的领导人则用“章”。涉外单位和“三资”企业也一样。所 以从某种意义上来说，印章是权力的象征和职能的标志。 我国机关单位的公章一律为正圆形，外资企业则有圆形和椭圆形或方 形之分。椭圆形或方形为国际公章。公章的印文按规定使用国务院公布的 规范简化汉字，字形为宋体，自左向右环行排列。一般用全称，如法定名 称字数太多，为印文清晰可见，也可用简称。