文件控制制度2.doc

文件控制制度 1．目的 确保对安全生产标准化管理体系的有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。 2．适用范围 适用于安全生产标准化管理体系文件(含适当范围的外来文件)的控制。 3．职责 3.1 安全部负责安全生产标准化管理体系有关文件的总体监督管理,。 3.2 各部门、各车间负责各自所持有文件的管理。 4．工作程序 4.1 文件编制的申请与决定 A文件的制订，由安全部统一安排/规划，以确保文件的唯一性； B 未经批准，各部门不得自行制订管理文件； 4.2 文件分类及编制、审核与批准（见表1） 序号 文件类别/名称 编制部门 审核人员 批准人 备注 1 安全生产方针、目标 安全部 管理者代表 总经理 包括各部门目标 2 各类任命书 安全部 管理者代表 总经理 3 安全生产标准化制度 安全部 管理者代表 总经理 4 安全操作规程 各车间 部门负责人 副总经理 5 各类表格 归口车间 部门负责人 副总经理 6 各类计划 归口车间 部门负责人 副总经理 按具体文件执行 7 外来文件 归口车间 安全部 主任 含法规、标准等。 A 各类计划为有时效限制的专用文件，其他文件均为通用文件。 B 作为标样的实物样件或照片等，也应视同文件进行控制。 C 文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时，以专类管理文件为准。 4.3 文件的受控及其标识 4.3.1 文件的受控与非受控 A 文件文本，按其发放/使用对象分为“受控”和“非受控”，即： 1）“受控”一般是指发放和更改受到控制的文件文本,受控文本的发放对象为各执行工段/人员、 考评机构等； B 需受控的文件文本，一般简称为受控文件。 4.3.2 一般情况下，在受控文件封面或首页加盖红色“受控”印章；但不盖章并不意味着文件不需受控或文件失控。 4.3.3 文件发放前，发放责任部门盖受控章。 4.3.4 对有时效限制的临时性文件、一次性文件(如培训计划等)，不盖“受控”印章，需要时，可以其它方式(如安全部行政公章)明确其效力。 4.3.5 用以记录的表格均不盖章。 4.4 文件发放 4.4.1 发放范围的确定 文件编制部门在起草文件的同时，确定文件发放范围。 4.4.2 发放标识 可按下列方式之一标识拟发放的每一份文件： A 数字或代号（适用于管理文件），如01、02、03 等； B 部门名称（适用于技术文件），如安全部、制造部等。 4.4.3 发放要求：收、发双方应在《文件发放/回收记录表》中做好记录。 4.4 受控文件清单的控制 4.5.1 受控文件清单的适用对象 A 适用对象：纳入安全生产标准化管理体系管理的通用文件，如安全生产标准化制度、法规、标准等； B 不适用对象 1）与体系无关的文件，如行政文件：人事任免、会议通知等； 2）有时效的文件，如：培训计划、管理评审计划等； 3）所有的记录，如管理评审报告，进货验证记录等。 4.5.2 受控文件清单主要用以明确文件的： A 类别、数量； B 最新、有效的版本及修订状态。 4.5.3 本公司按下列要求建立《受控文件清单》： A 安全部组织制订文件的受控清单，包括（但不限于）： 1）安全生产方针和目标； 2）安全生产标准化制度； 3）各类表格； 4）适用的法规、管理标准等。 B 不要求建立部门受控文件清单。 4.5.4 受控文件清单的管理 A 受控文件清单，应按受控文件进行管理，包括审批、标识、发放、修改等。 4.6 文件的使用管理 4.6.1 文件文本的控制 为便于查对或复制，制订的每份文件均应保存一份母本（包括存档文本及其电子文档）。 4.6.2 文件的现场管理 A 有关部门对接收的各类文件，一般应的存放处于工作现场（不宜贴在墙上），指定专人（如某一执行责任人）保管； B 文件持有部门/人员应保持文件清晰，以便于识读，应防止污损； C 除文件管理部门（安全部）外，任何部门/人员不得复制受控文件，需要时，应报请增发； D 各部门文件领用人应保管好文件，且不得外借。 4.7 外来文件的控制 4.7.1 外来文件包括：国家、行业、地方发布的法规、标准等。 4.7.2 对收到的外来文件，由对归口管理部门评审其其适用性、有效性后，报文件管理部门备案，评审适用性、有效性是指确定下列内容（但不限于）： A 文件要求是否为必须执行的； B 文件是否为有效的（最新的不一定就是有效的）； 如：合同中指定了产品验收抽样标准及其版本，即使有了新版本的标准，在供需双方未达成新的协议前，合同中规定的验收标准为有效版本，而不是新标准。 C 文件是否为最新的； D 文件内容是否明确，与其他文件有无矛盾； E 文件内容的规定是否完全适用； F 文件是直接执行，还是有选择执行或转化后执行； G 与有关方面进一步沟通的必要性等。 4.7.3 外来文件在