1-7上海资信有限公司评级业务档案管理制度.pdfVIP

上海资信有限公司 评级业务档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为进一步规范上海资信有限公司（以下简称“公司”） 评级业务档案管理工作，提高评级业务档案管理水平，根据国家 相关行业管理规范和公司规章制度，制定本制度。 第二条 公司开展的各类证券评级业务均适用于本制度。专项 评级业务另有制度规定的，从其规定。 第三条 评级业务档案 （以下简称“档案”）是公司从事评级业 务活动的真实记录，是重要的原始专业资料，是评级人员勤勉尽 责的重要证据。评级业务档案由档案管理人员进行管理。 第四条 档案管理人员的职责是： （一）收集、整理档案资料及有关资料，为评级项目 （以下简 称“项目”）建立档案卷宗，并分类归档； （二）指导、督促评级人员缴存评级业务文书材料，确保归档 的及时性； （三）不定期地对档案进行检查，对违反本制度的行为和相关 人员进行警示、通报； （四）完成领导交办的有关档案管理工作的其他任务，并定期 汇报档案管理工作情况。 1 / 7 第二章 档案的类别与责任人 第五条 所有项目均应专项专卷归档，以项目类别、评级年度、 评级对象名称为检索条件，卷宗封面应标明项目归档时间、评级 对象名称、项目编号。 第六条 公司规定的涉密文件及评级对象特别要求保密的文件， 应单独保管。 第七条 评级项目组应按本制度的要求向档案管理人员提交归 档材料。项目组负责人为评级资料收集与归档的第一责任人。 第八条 评级报告审核流程文件是档案的组成部分，评级项目 组应保留相关审核文件。 第九条 评级过程中形成的笔录、影音、数据表格、测算说明 等（以上如有）是档案的组成部分，评级项目组应将其整理归档。 电子文件归档按本制度第十五条执行。 第十条 评级项目组与评级对象之间交流使用的电子邮件、传 真原件、电话记录等，如对信用风险判断和评级程序实施存在重 大影响的，应予整理、打印归档。电子文件归档按本制度第十五 条执行。 第十一条评审委员会的相关审议文件应予归档，评审委员会秘 书是该类资料归档的责任人。 2 / 7 第三章 归档与管理 第十二条评级项目组负责人应在项目完成后20 个工作日内，组 织项目组成员整理项目资料，并向档案管理人员移交项目资料， 进行归档。 第十三条档案每个卷宗首页应放置档案资料清单，列明资料名 称、移交人、接收人、归档时间等。 第十四条档案资料包括但不限于： （一）评级业务委托书； （二）评级业务相关收费凭证； （三）评级业务委托方、评级对象及相关机构提供的原始资料 和补充资料； （四）尽职调查工作底稿； （五）评级报告，包括初稿、各级审核意见稿和定稿； （六）评审委员会的相关审议文件； （七）跟踪评级报告和资料（如有）； （八）公司年度报告； （九）其他与出具评级报告相关的文件或公司认为有必要保留 的文件。 对于主动评级业务资料的归档，由于客观原因，上述（一）、 （二）、（四）项由于无法提供，可不归档。 对于终止评级资料的归档，由于客观原因，可根据实际收集 的资料情况填写清单开展归档工作。 3 / 7 第十五条评级电子文件应采用双备份的方式进行存储，存储设 备应单独保管。 第十六条跟踪评级 （包括定期跟踪评级和不定期跟踪评级）应 按跟踪期归档，归档流程参照以上评级业务归档流程。 第十七条其他相关资料归档参照评级业务归档流程。 第四章 档案的借阅 第十八条借阅档案应向档案管理人员提交《评级业务档案借阅 单》（见附件），履行必要的借阅登记手续。 第十九条对非涉密档案，评级人员因工作需要可以借阅，《评级 业务档案借阅单》应由评级部门负责人签字。对涉密档案及评级 对象要求特别保密的文件，一般不得借阅，因特殊情况必须借阅 的，《评级业务档案借阅单》应由评级总监签字。 第二十条借阅人员不得将借出的档案带离公司办公区域，不得 擅自将借出的档案转借或复印给其他单位或个人使用。 第二