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关于公司内部行文格式的规定
为规范公司各种文件的行文格式,加强公司内部行文的统一性,现就公司内部文书写作规范标准作如下统一要求,望遵照执行。
公司内部文件的范围
内部文件包括公司各部门之间进行沟通、交流的各种决定、通知、通报等(包括平行、下行)。
二、文件格式
公司下发的各种正式文件(文件或便函)统一使用公司规定的文件格式, 正式的文件格式包括眉首、版记 、主体及页尾四个部分(详见附件)。
(一)眉首:包括文件名称和编号,名称位于文件的第一行居中,内容为“XX公司文件(或便函)”;编号位于文件的第二行居中,标号方法为XX/ZHB/0××(即XX/综合部/0××号),其它部门以此类推。
(二)版记:包括发自、发至、传达至、密级、拟稿部门、发文时间、执行时间、签发等内容,每个文件可根据文件所需增减项目。版记位于眉首下双横线之间。
(三)正文:即文件的主体部分,位于版记以下。正文的标题与正文内容之间空一行,正文标题以“主题”起首,主题用四号字宋体加粗定格。正文标题另起一行居中。
(四)页尾:即主送、抄送、存档等部分,位于正文以下部分,与正文之间用横线隔开。
三、标题、字体与字号要求
(一)公司名称为新宋体小初号加粗,编号用宋体小四号加粗,版记部分为宋体小四号。
(二)文件标题为宋体二号字加粗,居中。
(三)正文一般用仿宋四号字,全文字号统一。
(四)文件中表格内字号为宋体五号,阿拉伯数码应对齐数位。表格备注为仿宋体小4号.
四、行间距要求
(一)文件标题超过16个汉字时可增加行数,标题行间距为30磅。
(二)正文采用固定值25-28磅,首选为25磅。
(三)正文表格中文字行间距为16-20磅,表格行高固定值0.6-0.8厘米。
五、纸张及页面设置要求
公司文件统一用A4纸打印,为节约纸张可双面打印;页面设置标准为上、下:2.54厘米;左、右:2.9--3.17厘米。页码对齐方式为居中。
六、版式要求
(一)公司正式发布的文件或便函须按照公司统一规定的文件头格式制作。
(二)公文中如有附表,表格长宽与版心长宽应基本相同。
(三)公文如有附件,采用仿宋体小四号字在左上角第一行顶格标示“附件”或者“附件及序号”;附件序号及内容与附件标题前后标识应一致,序号用阿拉伯数字书写。
七、章节序数
章节序数的写法一般应按下列顺序排列:第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。
八、名称的使用
文中年、月、日、人名、地名、文件名称、专业术语、数字、事物名称等,一般不要用简称。
九、文字质量
(一)正确使用文字及标点符号,避免出现文字、词汇及标点符号的错误使用。
(二)公文拟写要求简练、实事求是、说明问题,不得行文拖沓、空话连篇。
十、上行文件格式
(一)上行文件包括:报告、汇报、请示、申请、总结等。
(二)眉首:包括公司名称和编号,名称位于文件的第一行居中,内容为“XX公司”;编号位于文件的第二行居中,标号方法为XX/ZHB/0××(即XX/综合部/0××号),其它部门以此类推。
(三)版记:包括拟稿、主题、日期、报批、审核、份数、机密度、紧急度等内容,每个文件可根据需要增减项目。
(四)页尾:即拟稿人、审核人、审批人签字部分,位于正文以下部分,与正文之间用横线隔开。
(五)其他各项格式要求,按照上文所规定的标准执行。
十一、其它
对于需要巡签的文件,需在封面上附上文件巡签表。
附件1
XXX公司文件
***/***/***
发 自: 拟稿部门:
发 至: 发文时间:
传达至: 执行时间:
密 级: 签 发:
主题:
************
一、**********************************************。
二、*************************************************。
(一
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