二、20080626文件材料立卷归档业务培训.pptVIP

广东外语艺术职业学院文件材料立卷归档业务培训 万丹 2008年6月26日 一、概述 （一）档案与档案工作 （二）学院档案工作的指导文件 （三）学院档案的种类 档案与档案工作 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 ——《中华人民共和国档案法》 档案与文件 错误观念：是文即档 文件转化成档案的条件 档案工作 包括收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用和统计工作 学院档案工作的指导文件 《普通高等学校档案管理办法》(原国家教委6号令1989年10月10日) 《高等学校档案工作规范》(原国家教委1994年印发) 《高等学校档案实体分类法》(原国家教委办公厅起草，国家档案局1995年6月12日批准，1995年10月1日实施) 学院档案的种类 学院档案指学院从事教学、科研、党政管理等活动直接形成的对学院和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录，我院档案分为11类——党群类 、行政类 、教学类、科研类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类 二、目前档案工作需强化三个意识，并明确三个问题 档案意识 归档意识 综合档案室是集中统一管理学院各类档案的基地的意识 明确归档范围 明确部门分管领导、各业务科室、兼职档案员在立卷工作中的角色问题 明确部门立卷制度 明确归档范围 所谓“归档范围”，是指各职能部门在工作中形成的文件材料哪些应该作为档案保存，哪些不应该作为档案保存的范围。 判断文件材料是否应该归档，也就是归档范围的确定原则：文件材料对今后工作是否具有查考利用价值，具有参考或凭证作用，能够反映学院各部门职能活动的全过程。 明确各部门分管档案工作负责人、各业务科室、兼职档案员在立卷工作中的角色问题 　　　　业务科室　形成某方面的文件材料 职能部门 业务科室　形成某方面的文件材料　有保存价值文件　　　归档保存 　　　　 业务科室　形成某方面的文件材料 　　　 职能部门的各业务科室承担本部门的某一业务工作，各个业务科室在工作中 　形成的文件材料构成该职能部门的全部文件材料，因此，职能部门各业务科室形 　成的有保存价值的文件都应当归档，归档工作就涉及到职能部门各个业务科室， 　这就需要分管领导、各业务科室、兼职档案员配合完成归档工作。 　　　 明确部门立卷制度 部门立卷制度就是指文书部门或有关业务部门的工作人员负责归档文件材料的收集、整理和立卷的工作方法。 部门立卷的依据：《普通高等学校档案管理办法》第二十条 高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。 三、2007年学院文件材料立卷归档事项 （一）立卷归档流程图 （二）各部门2007年文件材料构成 （三）各部门2007年文件材料归档范围 （四）不归档文件材料 （五）分类 （六）组卷 （七）卷内文件排序 （八）拟写案卷标题 （九）卷内文件目录 （二）各部门2007年文件材料构成 各部门文件材料由收文和本部门形成文件材料两大块构成。 1.收文：包括院办发至相关部门办理的上级文件复印件（目前原件在综合科集中统一保管）、上级业务主管部门直接下发至相关部门的原件、平行机关或不相隶属机关发文原件或复印件（如广州城市规划局、广东工业大学发至学院的函）； 学院党委发文（粤外艺职院党〔2007〕X号）、学院发文（粤外艺职院〔2007〕X号）、党办发文（党办〔2007〕X号）、院办发文（党委、学院、党办、院办发文原件在秘书科集中统一保管）； 部门之间抄送的文件。 2.本部门形成文件材料：是各部门归档的重点，如工作计划、总结、报告、部门会议记录、会议纪要、合同及协议等。 （三）各部门2007年文件材料归档范围 依据： 《广东外语艺术职业学院各类档案归档范围及保管期限表》 《广东外语艺术职业学院各部门归档范围及保管期限表》 归档的重点 不归档文件材料 1.上级机关普发的供参阅、不办的文件； 2.上级机关发来供工作参考的抄件； 3.上级机关征求意见未定稿的文件； 4.无查考价值的事务性、临时性文件； 5.重份文件； 6.未经会议讨论、未经院领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（院领导亲笔修改稿和部门负责人签字的最后定稿除外）； 7.从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料； 8.无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信； 9.学院内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等； 10.为参考目的从各方面收集的文件材料； 11.院领导兼任外机关职务形成的与学院无关的文件材料； 12.非隶