文书档案管理培训讲义2009(1).ppt

文书档案管理 北京市通州区档案局 三、做好档案工作的意义 1、参考作用： 一、文书档案的收集范围 凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 各科室的具体收集范围可参考档案室制定的《归档范围和保管期限表》 二、实现收集工作的主要途径 永 久 保 存 30年以上：反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。 定期 保 存 30年：反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料。 定期 保 存 10年：在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料。 保管期限 机构（问题） 年 度 保管期限——年度——机构分类法 2005年 归档材料 永久 档案 短期 档案 长期 档案 办公室 办公室 办公室 指导科 指导科 指导科 法规科 法规科 法规科 2005年 归档材料 永久 档案 短期 档案 长期 档案 办公室 办公室 办公室 指导科 指导科 指导科 法规科 法规科 法规科 1——29 30——39 40——51 1——50 51——62 62——78 1——86 87——92 93——99 同一事由的相关文件应排列在一起 事由原则 ※如一项工程、一次活动或一次会议 排列的具体原则 同一事由内的归档文件按文件形成时间或重要程度进行排列 时间原则 方便计算机检索和以后进馆 重要程度 机构（问题） 馆编件号 室编件号 页 数 保管期限 年 度 全 宗 号 2B铅笔填写 归 档 文 件 目 录 盒号： 保管期限： 备 注 页 数 日 期 题 名 文 号 责任者 件号 如：本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（如通州信息、五一要安全检查、一般情况汇报）。 （案卷级 文件级） 1、保持文件之间的历史联系 2、便于保管和利用 保持文件之间的历史联系 来 源 形 式 内 容 时 间 文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位形成的 文件在种类、名称、载体或记录方式等方面的联系 文件是一个单位在行使职权和解决问题的过程中产生的 形成文件的机关、组织或个人进行工作活动，都有一定的时间范畴 文书档案整理的几个问题： （3）整理公文时必须遵循公文形成规律，保持公文内在联系 （2）必须是有查考利用价值的才有必要进行整理 ※并不是所有的都保存：如普发文等 ※保存应该从长远角度来考虑。 （1）必须是办理完毕的才能进行整理 ※本年度的文件，下一年度3月份之后； ※其他的文件如跨年度的会议、请示，待办理完毕存档 年度——机构分类法 2005年 — 办公室 指导科 法规科 管理科 （一）分类方法 年度——问题分类法 2000年 — 党务工作类 行政工作类 经济工作类 办公室 指导科 法规科 办公室 办公室 指导科 指导科 法规科 法规科 办公室 指导科 法规科 办公室 指导科 法规科 办公室 指导科 法规科 办公室 指导科 法规科 办公室 指导科 法规科 办公室 指导科 法规科 永久 30年 10年 2008年 2009年 2010年 （二）整理的具体步骤 1、检查、调整卷内文件 齐全完整 不跨期限 保持文件之间的有机联系 2、排列卷内文件 正件在前附件在后 批复在前请示在后 会议文件按形成顺序或重要程度 转发文在前被转发文在后 3、卷内文件编号（编制页号） 编制位置 编制字迹要求 15 耐久性字迹填写 正面右上角 背面左上角 有字即编 4、填写卷内目录 卷 内 文 件 目 录 案卷号：10 20—23 3 16 5. 1 会议记录 办公室 2 1 2005 02.03 2005年档案工作意见 通州区档案局 通档局字 [2005] 16号 1 备 注 页 号 日 期 题 名 责任者 文 号 顺序号 5、拟写案卷题名 ○○×××××××××××××××××××××××××××× 字迹工整 文字简明 内容概括确切 格式规范 ★“本局”、“本单位” ★ “99年” 、“今年”、“去年” 北京市通州区档案局关于档案培训工作的安排、通知 北京市通州区档案局2005年党组会议记录 北京市通州区档案局2004年1—12期《档案工作动态》 ★ “2005年区委文件” 、“2005年政府文件” ★ 适当借用“关于