第二章-数据的输入与编辑(演讲稿).docVIP

PAGE PAGE 6 第二章 数据的输入与编辑 一、输入数据 1、数据输入的基本方法 （1）少量数据在单元格中直接输入，大量数据一般在编辑栏中输入 （2）确认输入 回车：活动单元格下移（改变默认方向：工具—选项——编辑—按回车时的移动方向） SHIFT+回车：活动单元格上移 TAB：活动单元格右移 SHIFT+TAB：活动单元格左移 按“对号”按钮 单击基它单元格 （3）取消输入 按“叉”按钮 按ESC键 2、输入数值 （1）默认右对齐 （2）负数：-123 （123） （3）分数：真分数 0+空格+分子/分母（例：0 1/2） 假分数 整数+空格+分子/分母（例：1 1/2） （4）百分比数：在数值后直接输入百分号 （5）公式中出现的数据不能用特殊的数值格式来表示 （6）超过列宽出现“#” （7）数字超过99999999999（11个9）时采用科学计数法 注：具体实例参照书34页 3、输入文本 （1）默认左对齐，一个格最多存放32767个字符 （2）数字变文本：前面加单引号（选中区域——格式——单元格—数字—文本） （3）默认只保留15位有数数字，超出部分的数字变为0（身份证的输入也要采用相加单引号的形式） （4）文本超过单元格宽度时允许覆盖右侧相邻空单元格 （5）单元格内换行：选取——格式——单元格——对齐——自动换行——确定 （6）强制换行：ALT+ENTER 4、输入日期和时间 （1）按数值处理，右对齐 （2）用空格、短横线、斜线来分隔年月日，用冒号来分隔时分秒 （3）年份只输入两位数时，若小于30则解释为2000——2029年，若大于30则为1930——1999 （4）日期和时间之间要用空格分开 （5）当前日期：CTRL+； 当前时间：CTRL+SHIFT+； 注：如果输入形式错误或超过范围则按文本形式处理。具体实例参见书36页 5、输入序列 （1）使用菜单输入等差或等比数列 输入起始值——编辑——填充——序列 例：以2005年1月2日为第一个星期天，找出其后9个星期的日期（等差数列，步长为7） （2）利用菜单输入数字与文本的组合序列 输入起始值——选定序列区域——编辑——填充——序列——○自动填充——确定 例：2001年……2005年 （3）右键填充 输入起始值——右键拖曳填充柄——松手后选择填充形式 （4）使用鼠标自动填充 1）复制（相同）填充：直接拖曳填充柄（具有增或减序的按住CTRL键拖曳） 2）填充序列：按CTRL拖曳填充柄（具有增或减序的直接拖曳填充柄） 3）填充等差序列（步长不为1）：输入第一和第二个单元格的值——选中——拖曳填充柄 注：左键拖曳填充结束后会出现“自动填充选项”标记，可在其中进行其它形式的选择 6、自定义序列 （1）从工作表导入 选定已输入的序列区域——工具——选项——自定义序列——导入 （2）在对话框中建立 工具——选项——自定义序列——输入新序列（回车分隔）——添加—确定 （3）编辑或删除自定义序列 工具——选项——自定义序列——选取序列——在输入序列框中进行修改（删除）——添加 注：系统自带序列不能编辑和删除 7、同时在多个单元格中输入相同的内容 选取单元格——输入数据——CTRL+ENTER 8、使用下拉列表输入数据 在本列已输入了一些相关单元格内容的前提下（至少已输入了三个单元格），要继续向下输入——右击单元格——从下拉列表中选择（或按ALT+↓） 具体实例参照书51页 9、记忆式输入：如果在单元格中键入的起始字符与该列已有的录入项的第一个字符相同，EXCEL会在单元格中自动填写该项其余的字符，按回车接受建议，按BACKSPACE可以删除自动提供的字符，如果不采用可以继续输入。 需要注意的内容参见书51页 二、使用批注 1、插入批注： 选中单元格——插入——批注——输入批注内容 右击单元格——插入批注 2、改变批注框的位置和大小：右单击带批注的单元格——编辑批注——拖曳 3、查看批注： 鼠标停留在带有红色标注的单元格中 视图——批注——显示“审阅”工具栏——“前一批注”、“下一批注”、“显示/隐藏所有批注” 右键单元格——显示/隐藏批注 4、编辑批注 （1）选中单元格——插入——编辑批注 （2）右击单元格——编辑批注 （3）选中单元格——审阅工具栏——编辑批注 5、设置批注格式（在编辑批注的状态下操作） （1）单击批注文本框——格式——批注 （2）右击批注文本框——设置批注格式 6、隐藏或显示批注及其标识符 工具——选项——视图——批注下的三个选项 7、删除批注 （1）右击批注单元格——删除 （2）选中批注单元格——审阅工具栏——删除批注 （3）选中批注单元格——编辑——清除——批注 （4）删除所有批注：编辑——定位——定位条件—批注—确定—编辑—清除—批