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PAGE 第 PAGE 12 页 共 NUMPAGES 20 页 集 团 公 司 文 件 集团文[年] 号 签发： 公文管理办法 第一章 总 则 第一条 为规范集团公文管理，提高办公效率，促进公文制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保集团方针、政策及工作指示等及时上传下达和跟进落实，特制定本办法。 本办法适用于集团各部门、下属事业部（以下称各单位）。 本办法不适用于ISO体系文件。 第二章 公文分类 第四条 公文分外来公文、内部公文、请示、报告。 外来公文：指政府、行业协会等集团外单位下（转）发给××集团的公文。 内部公文：在集团内部使用，由各单位下发的公文，包括规章制度、工作计划、会议纪要、通知等。 请示、报告：指向上级领导或主管部门请示报告工作、反映问题所用的公文，包括以集团名义向集团以外的请示、报告和集团各单位向上级领导和主管部门的请示、报告。 第五条 公文按发放名义分集团公文、集团部门公文、事业部公文、事业部部门公文、二级子公司公文。 第三章 公文的管理及效用范围 第六条 集团总裁办综合管理是集团公文的归口管理部门，负责接收和处理外来文件及各单位对集团领导关于行政管理类和市场管理类的请示、报告（行政管理类和市场管理类的划分参见集行字[2001]24号《公文报批流程规范及指引》），负责处理所有以集团名义上报、下发的行政文件。 总裁办综合管理负责制订集团行政文件的统一格式，对集团各单位的公文处理进行监督、检查、指导。 第七条 各事业部综合管理部门为其公文的统一归口管理部门，负责处理往来公文及所有以事业部名义上报、下发的行政文件，对事业部行政文件进行审核、报批、编号、发放、存档，并对事业部各部门的公文处理进行监督、检查、指导。 第八条 所有公文对其适用范围内的规定单位和部门具普遍管理效力。 第四章 公文文种及使用 第九条 公文按文种分为：决定、通知、通报、会议记录、管理办法、条例、规定、请示、报告、申请及决议、函等。 对内部各种重要事项作出决定和对重大行动作出安排，用“决定”文种。此文种限集团、各事业部使用，集团各部门、事业部各部门不得使用。 对内部公布制度、办法以及其它需知照和共同执行的事项、计划、规划、规定等，用“通知”。 表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况，用“通报”。此文种限集团、各事业部/子公司使用，集团各部门、事业部/子公司各部门不得使用。 各种会议召开后，应撰写会议记录。 由集团或各事业部制订、批准，规定某些事项的工作流程或部门职责、职权的规章制度文件用“管理办法”。 对工作和事务制订带有约束性的指示用“规定”。 向上级请求指示、批准或汇报工作时，用“请示”或“报告”文种。各事业部向集团相关领导部门请示、报告时必须以该事业部的名义，不得以事业部部门的名义。 同一级别或不相隶属部门请求批准事项时，用“申请”。 第十条 请示、报告与申请的使用规范。 1．以行文目的区分三者的应用： 请示是为得到上司对于所请示问题的指令性意见或决策性意见；报告是为了让上级了解情况，沟通和加强上下级之间的关系；申请是为了想得到对方的某种实质性帮助（供应物质、调拨土地、申请贷款等）。 2．以行文时机区分三者的应用： 请示是事前行文，上级批准实施后才能实施；报告则是在事中或事后行文。 3．以行文的内容区分： 请示只能一文一事，报告则可一文多事。 4．以行文对象区分： 请示行文的对象只能是自己的上级主管部门，而申请递交的范围则更加广泛。 ５．请示、报告、申请公文题目用黑体标准二号字，行文对象字体及落款用黑体标准四号字，正文使用宋体标准四号字。 ６．对于请示和报告、申请应使用集团统一格式的《报请类审批表》，各审批单位根据具体需要在表中增删。 第五章 公文的格式 第十一条 完整规范的公文格式包括文头、行文、文尾三部分。（公文样式见附件一、二） 第十二条 集团公文、集团部门公文的文头包括密级、急度、名称、发文编号、签发等。 密级。公文按保密程度分为绝密、机密、秘密、普通共四等级，其中绝密、机密、秘密类文件不得随意复印或泄露。 （1）绝密类：公司生产和销售政策、客户档案、分配政策、产品定价及调价方案、综合产品成本资料、专有技术资料、董事会和股东会会议记录、决议等，在文头以“绝密”标示；属于对公司经营影响重大的绝密性文件，仅限于发文对象参阅，不得进行二次下发和传递，严禁外泄。 （2）机密类：组织机构及人事调整报批文件、发展战略规划、经营分析综合报告、年度经营计划、财务预算方案、重大销售合同等，在文头以“机密”标示；属于保密程度仅低于绝密类的文件，仅限于发文对象及工作相关并有必要了解文件内容的对象参阅，可视具体情况进行二次