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深圳市迈威尔科技有限公司 PAGE 深圳市迈威尔科技有限公司 PAGE 2 内部邮件沟通技巧 一、那些事情需要使用邮件 1、正式工作报告 2、信息传递和工作安排 3、难以简单用口头表达说明清楚的事项 4、需要获得部门之间配合的事项 5、没有见面交流条件的其他交流内容 二、邮件发送的对象 1、类型释义： 收件人【“to”】只能是主要阅读此邮件的人 抄送【“cc”】是需要了解信息的相关人员 密送【“bcc”】对内工作邮件不建议使用 发送2、寻求跨门支持的邮件，一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持。 发送 使其上级在知道自己部门人员的工作情况，在分配工作时更合理，提供相应的支持。抄送本部门的直接上级寻求支持的人员寻求支持的人员的直接上级邮件 使其上级在知道自己部门人员的工作情况，在分配工作时更合理，提供相应的支持。 抄送 本部门的直接上级 寻求支持的人员 寻求支持的人员的直接上级 邮件 3、项目通报类的邮件，主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导。 4、工作计划类邮件，一般主送工作计划的下达对象，抄送其直接上级、间接上级、部门内部相关经理人或主管。为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达。 5、行政类、会议记录等邮件可直接发送至所有相关人员。 注意事项： 非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人 三、邮件格式 1、标题：简明扼要，并具有描述性，表达邮件内容的主旨大意和重要性级别，使人一目了然，方便收件人从标贴确认邮件是否重要。 2、正文： 抬头礼貌称呼对方，以示尊重，并引起收件人注意。 内容清晰，用语准确，说写邮件必须清晰明白的表达出自己的需要和意图，以其他人的角度来看此邮件是否是清晰明白的，如果实在表达不出的需在邮件发出后电话或当面沟通。 如有附件，必须在正文中对附件进行描述，避免收件人必须打开附件才知道邮件中沟通的事项。并尽量给附件以合理的命名，使收件人在下载或转出附件时不用从新修改名称。 四、邮件沟通支持 1、如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问，可以向直接上级寻求沟通支持； 2、如果在沟通中发生意见分歧，沟通双方首先应换位思考，尽量用见面沟通或电话沟通解决分歧； 3、充分发挥个人的主动性，避免将一般性的沟通工作交给上级去做，降低沟通效率。 五、沟通确认、跟进和反馈 1、对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注； 2、如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒 沟通要素： 5W1H和6个C Why？ 目的 为什么要沟通？沟通的目的是什么？ Who？对方是谁？ 我要沟通的对象是谁？他们对我的信息可能会有什么反应？他们对我的信息的主题了解多少？ When and Where？ 在什么地方在什么时候需要沟通交流？ What？主题是什么？ 我要谈的是什么？我需要让他们理解什么？那些信息是必须提供，那些信息可以省略？ How？如何表达？语气和措辞 需要用什么来传达我要表达的信息？是否需要用邮件传递信息？如何表达？采用何种语气？ 清楚（clearly） 简明扼要（chiefly） 礼貌（courtly） 建设性（constructively） 正确性（correctly） 完整（completely）