强化档案意识提高高校档案管理水平.docVIP

PAGE PAGE 1 强化档案意识提高高校档案管理水平 　　1档案管理工作意义与作用 　　档案工作是高校基础工作的一个重要方面，也在一定程度上衡量着高校教育质量和管理水平。在档案管理工作中，要注重对高校建设、教育、教学、科研等工作中出现的难题提供依据和资料保障。档案管理工作的有序进行能够让过去的死档案，变成现在具有利用价值的活档案。档案的管理和保护是高校教学、教育、科研、建设等工作中的重点组成部分，通过建立健全相关档案保护工作，将档案保护管理工作作为行政管理、教学管理和科研管理中的一项工作，是建立和谐院校的重要前提条件，也是高校教育改革的基础。 　　2高校档案管理工作中的问题 　　2.1观念问题和意识问题。目前，许多高校档案资料管理工作过度重视历史、重视政审，而忽视了显示与成绩相关的情况，由于习惯和历史原因等影响，因此在档案材料中关于个人资历、经历的记载较少，更多的是政治相关内容，历史结论较多，内容多为一些空话、套话，并不能体现出实际内容，且档案资料大同小异，无法真实体现出个人能力、业绩。因此，从整体来讲，目前高校中的档案无法全面、客观地反映出高校员工、教师、学生的真实情况，可利用价值不高。 　　同样，在高校教职工心中，普遍存在对档案管理工作缺乏强烈的意识，更未意识到档案工作的意义和作用，也不知道档案的具体归档要求和范围，不了解档案关系到自身利益。随着高校的不断发展，对教职工学历的要求也不断提高，为教职工提供了大量的进修、培训等机会，在这过程中，毕业生登记表等重要档案应当及时进行存档，如果长时间存放在个人身边，难免会发生一些损坏或丢失的情况，严重影响到档案的完整性和准确性。 　　2.2管理方式及材料问题。由于各高校目前关于档案管理的制度并不健全，而管理档案的人员多是兼职管理，因此对档案资料、材料的收集程度不足，产生了大量失真材料。另外，由于过去我国高校档案管理处于封闭状态，并没有建立起档案收集审核归档的制度，且管理档案的人员队伍稳定性较差，因此许多档案长时间没有进行收集和整理。在档案材料方面，相关部门并没有对档案资料和材料进行严格审查和核实，导致一些材料出现失真或虚假的内容，为以后的工作带来一些不必要的麻烦，不仅对档案的整体性造成破坏，也降低了档案的实用价值。 　　2.3档案管理人员业务素质问题。由于档案管理部门中没有定期组织人员参与一些学习、培训等活动，导致人员业务熟练程度不足，一些档案材料的填写不符合相关规范，还存在一些不该进档而进档，该进档而不进档的情况，用纸的规格和书写的工具也并不规范，装订的顺序比较混乱，并且，档案材料的收集制度不够健全，影响到了档案的真实性和完整性，为人才评价、任用等带来一定的困难。 　　3强化高校档案管理工作的措施 　　3.1强化档案综合管理职能。档案管理工作是一项科学性、管理性的工作，综合档案管理是档案管理机构的基本工作之一，主要包括对高校各个门类和载体的档案管理。 　　在具体的档案管理工作中，必须严格遵守国家相关各项法律法规和制度，并结合高校的实际情况和特点，来制定出适用于本单位的制度和规范、标准等。通过这些措施，不仅能够保障高校档案工作的正常开展，还能够推进高校档案管理工作的有序进行。 　　还可以通过目标定位、职责制定、争创效益等具体的方法和措施进行。根据高校内部的教学内容、科研、出版声像、文化产业等特点，利用不同的载体来制作档案，并通过各种管理方式进行档案管理。 　　3.2强化档案服务监督职能 　　3.2.1强化档案服务职能，由于档案工作的特殊性质，决定了档案工作的条件性和服务性。档案工作要坚持提供各种信息资源，培养人才资源，发展科学技术，服务各项教学管理和建设工作。随着高校的建设和改革发展，高校档案工作应该加强服务大众的意识，拓宽档案工作的服务范围和领域，加大档案服务的开发力度，逐步推进高校档案服务的社会化进程。通过多种措施手段来强化服务职能，最大限度地发挥出档案信息资源的有效利用。首先，高校档案管理工作要做好各项常规服务性工作，提高高校档案的查全率和查准率；其次，要做到有预见性的超前服务，通过对高校内部和外部环境的具体分析和研究，做好有针对性、有目的性的跟踪服务。 　　3.2.2强化档案监督职能。各个高校的档案管理机构应当积极参与到高校各项管理活动中，例如工程项目的验收、鉴定、科研成果的评估等，档案人员首先要对相关工程材料和资料进行收集、审核，在重要仪器启封之前要对随机文件进行验收，并进行记录归档，保证档案的质量。在职称评定、工资变动等工作中，要为相关部门提供准确的、有价值的资料。 　　3.3强化档案培训教育职能。高校要定期对档案人员进行业务培训，让从事档案管理的人员能够提高自身知识水平和专业素质，让其能够适应高校的发展步伐。要转变档案人员的传统观念，更新知识结构，吸纳新知识