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沟通要诀总汇 1. 选择人名留心些，正确信息可传达 2. To,cc,bc有分别，正确选择达目的 3. 回覆得宜增沟通，和谐工作由始创 4. 回覆问题要全面，追踪答案省时间 5. 附件重点显内文，省时方便添效率 6. 发出指示要清晰，做对事情免翻工 7. 要点编排易撑握，正面措词创和谐 8. 鲜明主题传主旨，简洁内容传信息 9. 主题论点要分明，开端结语勿轻视 10.沟通渠道多元化，善用电邮电话SMS 11.为同事节约时间，为公司节约资源 12.目标明确最重要,指定期限第一条 13.称呼得体气氛浓,签名合适涵养显 沟通要诀 一、选择人名留心些，正确信息可传达 今天想与大家分享在发邮件时，选择＂TO＂（人名单）的一些心得： 1．我们发放邮件的目的是： a) 希望我的读者知道……(KNOW)，即传递一些信息／交换意见， b) 希望我的读者做…… (DO)，即作出一些行动， c) 希望我的读者知我所想…… (THINK)，即说服对方我的想法 2．因此，在选择读者（TO）时需要打上正确的人名，这样你的真正读者才能收到，从而达到发电邮的目的。现时Outlook 的地址簿(Address Book)，附了提供人名外，亦附加了部门及公司／工厂名。由于有些同事同名／同名同姓，所以必须留意部门或公司名称，以免发放给不正确的同事，从而浪费了该同事阅读无关电邮的时间，更重要的是你的读者无法收到信息而引起工作的不便或问题。 3．另外，除发给内部员工外，我们亦经常发电邮给商业伙伴（External Business Parters），当中亦会遇到同名同姓的电邮地址，因此在选择人名时，要加倍小心，以免泄漏公司内部文件。 二、To,cc,bc有分别，正确选择达目的 昨天与大家分享了选择人名单要注意的事项，今天想谈谈“To” 与“cc”的分别： To即致某某，你希望读者对你的邮件作出一些回应、行动等，这是你的主要读者； 而cc则是被抄送者，作为他的参考或资讯，他未必会对你的电邮作出回应或行动； 因此，在选择＂To＂或＂cc＂时，要小心挑选你的对象； 另外，当你发一份电邮给很多读者（To）要求跟进不同的事项，最好在电邮内容中清楚写出要跟进人的名字，例如： Tom John, 请跟进XXX Mary, 请跟进XXX 这样不同的读者容易识别其负责范围，以免读者看完一大篇电邮后，不知要跟进那些事项，同时亦可避免遗忘跟进。 ＂bc＂是指你不想读者（To cc者）知道你将这份邮件抄送给某人，我们较少用这个功能。其实＂bc＂亦可变为一个有用的跟进工具，当你自己需要跟进这份邮件，你可以bc一份给自己，然后用不同颜色的旗仔（Flag）作识别，或放在要跟进的文件夹内（Folder），它是一个很好的Reminder，提醒自已要跟进的事项。 三、回覆得宜增沟通，和谐工作由始创 今天想与大家分享回覆（Reply）电邮的心得： 当回覆发件人（Sender）你已收到这个信息，如＂Noted with thanks＂或＂已收悉，谢谢！＂等字句，请你只发给发件人（Reply to sender only），不要回覆所有人（Reply to All），这会浪费其他读者的时间，开启／阅读无关的邮件。 由于电邮已成为我们日常工作中一种十分方便及省时的沟通工具，一份电邮可以同时传达致内部员工或商业伙伴，因此在回覆电邮给所有人（Reply to All）时，我们必须事先过滤这份电邮件是否适合抄送给商业伙伴，因为有些内部资料／敏感内容／对问题的争拗等只可作为内部传递，而不可发给其他人以免影响公司生意／形像； 另外，若你回覆电邮以表达你个人的感受，或对该内容有强烈的意见，则只发给发件人（Reply to Sender ONLY）已足够，以免影响和谐的工作气氛；而发件人收到该信息后，可以用其他形式与你商谈，如电话或会面等。 四、回覆问题要全面，追踪答案省时间 昨天分享了一些回覆（Reply）的要诀，今天想再谈谈回覆问题要注意的事项： 当同事发邮件询问一连串的问题，或发问一个较复杂的问题，而收件人未必能即时作出回覆而需寻求其他同事的意见时，我们会收到很多类似要求某某同事跟进的回覆，当回覆不够全面时，又会引发一连串的问、答电邮，这些电邮可以来回十多封，但却没有一个整体性的答案，这不单浪费了很多答、问时间，也浪费了其他收件者读阅电邮的时间； 其实，我们回覆问题／处理问题时，应朝着一个整体的结论／结果，而我们的答覆（对处理问题答覆）应该是要达到某个目的而作出的决定／答案，而不是问一句答一句，零零星星的片面回覆； 因此，当我们作出回覆时，该回覆是已经过谘询而得到的，发问题的同事不需要知道你处理该问题的过程（如你发了多少电邮询问其他同事或打了多少电话或开了多少次会），他发电邮的目的只有一个，就是寻求你对该问题的