商务英语写作Lesson 4.pptVIP

商务英语写作 Business Writing Essentials of a Good Business Letter 商务书信的要素（Essential of a Good Business Letter） 一封好的公函必须具备以下要素(Here are the essentientials of a good business letter): 思维清晰(Clear thinking) 表述准确(Exactness of expressions) 简洁得体(Terseness, combined with courtesy) 有人把英文书信的要素概括为ABCD四字决: A 准确(Accuracy) B 简洁(Brevity) C 清楚(Clarity) D 明确(Decisiveness) 商务个函贵在简洁 请看以下化繁为简的表述方式: 如，表达“2001年3月16日来函收悉”，用“We acknowledge receipt of your letter dated March 16th,2001…”就显得不如“Thank you for your letter of March 16… 简洁清楚。 又如,中文”可以推断……“在英文表述时，有人往往写成“arrived at the conclusion that...”，若直接改为“concluded that …”读起来要清爽得多。 又比如，中文“请允许我对您的来信表示谢意”，有人将英文表达为“allow me to express my appreciation for your letter dated…”，如果在信函中直书“Thank you for your letter of …”则更直截了当。 以下是一些常见的“冗语”（Wordy Expression）及其“另一种表达方式”（Alternative Expression）。两相比较，修改后的表达，显得简洁。 1、比如，中文“于上午8点半”，有人往往将英文表述写成“at 8:30 a.m. in the morning .”，其实应该改成“at 8:30a.m. ”，因为a. m 是表示“午前”的意思。有了“a.m”，就没有必要再加上“in the morning”（在上午） 2、又如，中文“尽快”有人愿意将英文表述写成“at the earliest possible moment ”。其实，若改成“as soon as possible”或“asap”，则更自然清爽。 3、又如，中文“如果”，有人喜好将英文表述写成“in the event that …”。其实，改成“if …”，则更简洁清晰。 4、又如，中文“因为”，有人常将英文表述写成“due to the fact that …”，其实，改成“because …”，则更明确。 5、又如，中文“按照您的要求”，有个将英文表述写成“in accordance with your request …”，其实，改成“as (you) requested…”，则更清晰。 6、又如，中文“此刻”，有人将英文表述写成“at the time of writing…”，如果改成“now / currently…”，则更明快。 商务信函的组成部分 信端（Heading） 信函编号（Your ref: LE/x; Our ref: BLRP） 日期（Date） 信内地址（Inside Address, Introductory Address） 提请注意（Attention Line） 称呼（Salutation） 主题（Subject Line） 书信正文（Body of the Letter） 结束客套语（Complimentary Closing） 签名（Signature） 抄送（cc） 附件 再启 1、信端（Heading）。也称为“信头”，指发信人的地址和写信日期。正式信函的信头往往是印制的机构或公司名称、地址、电话号码、传真号、电子邮件地址等，也有信头是临时打印的。收信人一看信头就知道书信来自何处，何时发出，便于回复或查阅。 2、信函编号（Your ref: LE/x; Our ref: BLRP）。一般商务信函都有编号，便于查考，也有的信函不加编号。信函编号置于信端之下，稍靠右上角。 3、日期（Date）。英文书信的日期一般在信的右上角，信头之下。年份应完全写出，如2001年，不能简写成“01”。正式的信函中一般要用英文全称，如January，February，March等。 （1）月份在非正式信函中可以缩写，如，一月January 可缩写成Jan，二月February可以缩写成Feb，四月Apirl可缩写成Apr。但是五月May、六月Ju