苏州昊略企管行政管理培训课程之文件系统管理-dcc.docVIP

文件系统管理DCC 文件系统管理DCC 培训专家：苏州昊略企管培训中心高级培训师：陈老师 课程背景 把文件管理看作只是单纯的文档保存、是一项重要性比较低的时代已经一去不复返；今天的公司已经无法承担这样“奢侈”的行为。公司如果缺乏有效的文件保管制度，或者制度本身设计欠佳，其重要数据，包括涉及知识产权的内容和专有信息就有可能丢失，或者遭到意外损坏。 举两个著名的例子：第一个是纽约证券交易所对瑞士联合银行(UBS AB)处以210万美元的罚款，原因是该银行违背规定没有妥善保存电子文档信息以及管理失误。第二个例子中，德意志银行、高盛集团、摩根斯坦利、所罗门美邦以及合众银行总共支付了825万美金的罚金，起因也是他们违反了纽约证券交易所和另外两个机构关于妥善保存电子邮件记录的规定。 再举两个小范围的例子：供应商评鉴对于每家公司而言，都是大事情。对于某大型公司来说，也是一样。过去，每到评鉴期时，该公司总会被搞得人仰马翻，手忙脚乱，因为每份文件都是由每一个承办人各自存档，若有评鉴需要，同仁彼此就通过电子邮件寄送，因此若承办人工作调动，很容易就找不到资料。正因为文件[散落各处]，常常导致了[做白工]的状况发生。最常发生的是在会议讨论之后，由于一份文件经过多次修正后已产生多个版本，但因为系统缺乏文件版本管控，往往在开会时才发现大家手上列印出来的文件都是不一样的版本，还要花时间比对确认哪一份文件是最终版本，再重新印一份，才能开始开会… 这样的情形是不是也同样发生在你们公司呢？做好[文件系统管理]可以有效地解决以上问题 课程受益 掌握文件系统管理的原则和方法 学会应对日常文件管理系统中遇到的各类问题，提升DCC工作绩效 学会以系统的观念(见树见林)对待和解决各类文件管理中出现的问题 课程对象?? 公司、工厂或企业有一定经验的DCC文员、体系经理等管理人员? 课程大纲 第一部分 全面检视你的组织 悲剧再现 文件系统管理再思考 你的组织有文件管理的智障吗？ 第二部分 新视野、新思考 陈述问题比解决问题更重要 以简驭繁的智慧 见树又见林的艺术 五次因分析 第三部分 文件管理系统简介 文件系统发展史 文件系统的架构 文件的四要素(名称、内容、版本/版次、建立者/建立日期) 文件的编码 文件系统的管理活动(登记、签署、建档、发行、保存、变更、作废及借阅) 第四部分 文件管理的方法 计划(planning) 组织(organization) 领导(leading) 控制(controlling) 第五部分 文件系统管理的修炼 重温管理三大定律(墨菲法则、帕金森定律和彼得原理) 案例分析 DCC职业道德修养 第六部分 走进知识管理时代 数据、信息、知识和智慧 知识在哪里？ 文件知识管理推行的技术要素 文件知识管理案例简析