会计档案与会计档案管理.docVIP

会计档案与会计档案管理 会计档案是各种社会实践主体在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的会计文件，不论其记录方式和载体如何。本文着重说明和介绍了会计档案的概念含义、属性与特征、价值与作用，以及会计档案管理工作中的前端控制、收集、整理、鉴定和利用服务等工作环节的内容。在说明传统的会计档案管理理论和方法的同时，本章还注意介绍了电算化环境下的会计档案的管理规则和基本方法。 第一节会计档案概述 一、会计档案的定义 会计档案的定义可以表述为：会计档案是各种社会实践主体在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的会计文件，不论其记录方式和载体如何。这一定义的基本含义如下： 首先，定义指明了会计档案的形成者——各种社会实践主体。会计档案形成者的社会广泛性，决定了会计档案来源的广泛性。可以说，只要具有经济活动的地方，一般就会产生会计记录，形成会计档案。就人类社会的现状来说，社会上会计类型是多种多样的，如农业会计、工业会计、商业会计、税务会计、事业单位会计、企业会计、保险会计、交通运输会计等等。从会计的专业詹『生来说，不仅有预算会计、管理会计、决算会计、责任会计，还有成本会计、涉外会计、国际会计等等。 第二，定义指明了会计档案的特定形成领域——会计核算专业活动。专门档案的突出特点之一，就是具有明显的专业属性。在定义中指明会计档案的主要形成领域，可以使我们的文档管理者更为有效地认识和把握会计文件的形成规律与特点，并且据此确定较为科学、合理的方案。 第三，定义指明了会计档案的价值詹眭特征——具有一定的保存价值。并非所有的会计核算文件都可以作为会计档案保存，否则就会出现“有文必档”现象。 第四，定义揭示了会计档案的本质属性——会计核算专业活动的原始记录。会计档案的管理实践表明，有一些会计文件是伴随着会计核算专业活动直接形成的，有一些会计文件是在一定的会计核算专业活动之后编制或刻录的，但是，就总体而论，各种会计档案依然是会计核算专业活动过程及其结果的有机组成部分，其所承载的会计信息也具有明显的原生性特点。 第五，定义说明了会计档案的存在形式特征。 二、会计档案的属性和特征 会计档案同其他门类的档案一样，都是人类社会活动的历史的原始记录，为此它们都具有原始性、记录性、文化性、信息性、知识性、有机联系性、凭证性、真实性和可靠性等一般属性和特征。 会计档案作为一种专门性的档案信息资源，它也具有自身的一些属性和特点。概括起来说，主要包括突出的专业属性、形成过程的序时I生、承载信息内容的严肃性、数据记录的平衡性、会计记录与会计文件格式的规范性等。 (一)突出的专业属性 会计档案与文书档案或党政档案相比，它的产生领域和内容性质，都具有明显的专业性特点。首先，就会计档案的产生领域来说，各个单位的会计档案都是在本单位的会计核算活动中逐渐形成的，是这种专业性会计活动的一个有机的组或部分。会计档案是经济业务活动的重要依据，也是开展经济活动、进行经济分昕、开展经济研究、进行经济决策的重要根据和信息参考材料。其次，就会计档羹的内容性质来说，无论是会计凭证、会计账簿还是会计报告及其他会计文件、全计记录，无论是传统手工条件下产生的会计记录、会计文件还是在电算化条件下生成的会计电子数据记录与会计电子文档，都具有反映和记录会计核算活动及其结果的特点。突出的专业属性，是会计档案最基本的特征，也是我们鉴别会计档案和文书档案的广个重要尺度。 (二)形成过程的序时性 就总体而言，会计档案的形成过程具有明显的序时陛特点。会计档案是按照会计年度逐年形成的，具有一定的时间连续性特点。从会计档案中的各种记录和文件的形成程序来看，有关单位在会计活动中首先形成的是会计凭证，而后根据会计凭证所提供的数据制作各种会计账簿或按要求生成各种会计账册，最后根据会计账簿或会计账册编制各种会计报表等会计报告。这些工作步骤环环相扣，依时顺序形成，否则就会违背会计法规和有关会计工作制度。 (三)承载信息内容的严肃性 会计档案作为国家和社会经济活动的历史原始记录，它所承载的信息内容是否严格按照有关会计工作的立法、制度和规范来形成，直接关系到社会基础的稳定。试想如果所保存的会计档案的信息缺乏可信性或可靠性，那么据此所制定的社会经济与发展计划、所做出的经济管理决策等等，都将难以实现，甚至会给有关方面带来巨大的经济损失。为此，国家往往通过严格的会计立法，建立和健全会计管理制度，明确相关责任，加强会计审计工作，强化从业人员的业务培训等措施，保证会计数据和会计活动信息的准确性、可靠性和真实性。从具体单位的角度来看，为了保证本单位正常的生产秩序、工作秩序和科研秩序，各单位一般都从健全会计管理制度、明确责任目标、