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文件和资料管理程序 文件和资料管理程序 (( 批准 审核 制定 年 月 日 年 月 日 年 月 日 变更记录明细 版次 章节 页次 日期 制(修)订者 内容 文件和资料管理程序 1 目的 确保公司各场所使用的文件资料为最新、最有效版本，特制定本程序。 2 范围 对于公司质量管理体系文件包括品质手册、程序文件、作业文件及支持性文件的制订、审核、批准、发行、存档、修订等作业均适用本程序。 3 定义 3.1 文件：可用以追查产品质量及品质系统是否有效运行之资料。 3.2 受控文件：需随时保持最新状态的文件，如质量手册、程序书、工作指导书等。 3.3 非受控文件：无需随时保持最新状态的文件，如提供客户或评鉴单位之质量手册。 3.4 外来文件：包含客户或供应商所提供之图面、标准书、技术资料及引用国际或商业相关之标准（如：CNS、GB、BSI、UL、TUV、ISO……等） 4 权责 △4.1 体系管理部 4.1.1 负责质量手册的编制； 4.1.2 负责质量管理体系二阶程序文件的修订与编制； 4.1.3负责质量手册、程序文件、的发放，更改记录的保存，以及原版质量体系文件的管理。 4.2 品管部：负责相应产线/项目部三阶文件的修改、制订及文件管理。 4.3 管理部：负责管理类指导书的发布，更新记录的保存，以及原版文件的管理。 5 内容 △5.1 流程图 5.1.1 文件制订流程图 品质系统与组 织分工矩阵图流 程 权责单位 相关说明 表 单 品质系统与组 织分工矩阵图 制订部门文件制订 制订部门 文件制订 NG权责主管审核 NG 权责主管 审核 OK OK 依批准权限表NG批准 依批准权限表 NG 批准 OK OK 体系管理部/相关部门 体系管理部/相关部门 文件发布登记表 文件上传OA 文件接收部门 文件清单文件登录列管 文件接收部门 文件清单 文件登录列管 △5.1.2 文件修订流程图 流 程 权责单位 相关说明 表 单 修订部门 文件修订/废止/补发申请表文件修订申请 修订部门 文件修订/废止/补发申请表 文件修订申请 NG依审核权限表 文件修订/废止/补发申请表审核 NG 依审核权限表 文件修订/废止/补发申请表 审核 OK OK NG批准依审核权限表 文件修订/废止/补发申请表 NG 批准 依审核权限表 文件修订/废止/补发申请表 OK OK 体系管理部/品管部/管理部 文件销毁记录表文件上传OA/回收体系管理部/相关部门依审核权限表体系管理部/相关部门 文件发布登记表OKNGNG旧文件销毁批准OK审核 体系管理部/品管部/管理部 文件销毁记录表 文件上传OA/回收 体系管理部/相关部门 依审核权限表 体系管理部/相关部门 文件发布登记表 OK NG NG 旧文件销毁 批准 OK 审核 文件修订 依审核权限表 5.2.1 所有文件制订依“品质系统与组织分工矩阵图”之权责划分。 5.2.2 文件制订力求标准化，初稿拟订时需依据《文件编写内容及格式规定》及《文件编号管理规定》进行编写。 5.2.3 文件经批准后生效，文件的生效日在文件中有规定的以规定为准，未规定的以受件人实际签收的日期为生效日。 5.3 文件的修订 5.3.1 公司所有部门或人员均可提出对文件的修订意见。文件须修订时，由申请人填写《文件修订/废止/补发申请表》，说明修订原因及修订的主要内容，必要时送相关部门主管/经理在“部门经理”处会签确认，再依本文“5.4核准权限表”进行审核、批准。《文件修订/废止/补发申请表》适用于公司的体系文件，包括质量手册二阶程序文件、部门管理类三阶文件。如果只是字、词的输入错误无须申请，直接由制订部门修改，按规定批准、发行即可。 5.3.2 文件实施后三年内，文件原制定部门应对其内容的