文书与档案管理基础(三版)三单元.ppt

（三）填写档案盒封面 装盒完毕，应在档案盒封面上填写全宗名称，即机关名称。填写机关全称或通用简称。 （四）填写档案盒脊项目 档案盒脊设置的项目有全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等。各单位可根据需要设置类别（机构或问题）等选择项目。填写方法如下： 1、全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号。 2、年度：盒内文件的所属年度。 3、保管期限：盒内文件划定的保管期限。 4、起止件号：盒内第一份文件和最后一份的件号，中间用“——”连接，室编件号由档案室负责填写，馆编件号待档案进饭后由档案负责填写。 5、盒号：档案盒的排列顺序号。 6、类别名称：该盒内文件属于哪个类别，则填哪个类别的名称。 （五）排列上架 将档案盒按保管期限和盒号先后次序依次侧立放入档案柜内。 排列顺序：自上而下，自左至右 （六）填写备考表 备考表置于盒内最后一份文件之后，备考表的项目，包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 1、盒内情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。属于归档文件整理阶段发现的情况，由整理归档文件的人员负责填写；属于档案管理阶段发现的情况，由档案人员负责填写。 2、整理人：即负责整理归档文件的人员姓名。 3、检查人：即负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 4、日期：归档文件整理完结的具体时间，即年、月、日。（2009年6月30日） 参见备考表式样图 人有了知识，就会具备各种分析能力， 明辨是非的能力。 所以我们要勤恳读书，广泛阅读， 古人说“书中自有黄金屋。 ”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识， 培养逻辑思维能力； 通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平， 培养文学情趣； 通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。 有许多书籍还能培养我们的道德情操， 给我们巨大的精神力量， 鼓舞我们前进。 * （4）零散文件的排列 零散文件，即在当年归档文件整理完毕若干年后，又收集到属于该年度的个别文件。 零散文件插入所属年度进行排列的方法，一是将其排列在同一保管期限的最后，并在备考表中注明；二是将其排列在相邻文件的后面，即将其与所属事由中的相关文件订在一起，在目录备注栏中注明“此件为两件”，并在插入文件的右上角加盖“插入件”章。三是将其排列在相应类别的最后，并在备考表中注明；四是按文号排列的，可按其发文字号插入相应的位置，并在备考表中注明。以上四种插入法，以第一种方法最简便，各单位可视情择优选用。 第八步：文件编号 归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。 （一）件号 件号，是归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号包括室编件号和馆编件号两种。 1、室编件号 室编件号，即在归档文件整理时编制的件号，其编制方法和要求： （1）归档文件排列顺序固定之后，应逐件编写件号。 （2）在同一年度，同一保管期限内，按照归档文件排列的先后顺序，从“1”开始编制件号。即一年三个流水号，永久从“1”开始，长期从“1”开始，短期从“1”开始，依次编制。 （3）不得断号，重号，跳号。 2、馆编件号 馆编件号的设置，主要是为了馆室衔接的需要，在档案进馆时编制。即档案移交进馆后，由档案馆经过鉴定、整理，并根据归档文件在全宗中位置发生的变化情况，重新编制。 是否需要重编，由档案馆视情而定。 2、页号 页号，是每份归档文件页次的顺序号。页号编写方法和要求： 1、以件为单位，逐页编写顺序号，一份文件为一个流水号。归档文件自身已有页码的不再编号，自身无页码的要补编页号。如一份文件由几部分组成，而且每个组成部分各自编有页码的（如：正文和附件、正文和定稿、请示和批复、函与复函、报告与批示、转发件与被转发件、办法与实施细则、收文处理单与正式文件等作为一份文件编制件号归档），要重新编写页号，即要给这份文件以完整连贯的总页码。 2、编写页号，统一在有文字的每页文件正面的右上角，背面的左上角，单面印刷的为一页，编一个号；双面印刷的为两页，编两个号。折叠的大张文字材料或图表，不管折几折，凡是单面有字的为一页，编一个号，双面有字的为两页，编两个号。 3、不得重编、漏编页号。 4、一份归档文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。 文件编号项目固定之后，要以归档章的形式逐件标识在每一份归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”，确保归档文件借阅后正确归位。 第九步：加盖并填写归档章 1、归档章的位置 归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。如此位置有领导批示或收发章等，可加盖在首页上端其它空白处，不要压字迹，尽量不要与收发章或领导批示文字交叉在一起。 2、归档章的项目及填写方法 归档章的项目有全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等。