8.文件管理制度.docVIP

文件管理制度 1目的 为使综合管理体系文件得到有效控制和管理，确保体系文件的适宜性、有效性和使用场所都能及时得到有效版本。 2范围 适用于公司各类文件（质量、环境、安全）的控制。 3职责 3.1综合管理手册和程序文件由公司安全环保部组织编制、发放、修改，管理者代表审核、总经理批准后发布实施。 3.2各子公司体系主管部门负责本公司文件的统一管理。 3.3各部门负责主管区域内文件的编写、评审、修订，文件使用部门负责所用文件的妥善保管。 4工作程序 4.1文件的分类和编号 综合管理体系文件包括内部文件和外来文件。 4.1.1内部文件： a.综合管理手册（包括质量、环境及职业健康安全方针和总体目标），编号为SM-SC； 手册代号 手册代号 公司代号 公司代号 b.程序文件（包括质量、环境、职业健康安全通用及专用程序文件），编号为： SM-CX-XX 顺序号 顺序号 程序文件序号 程序文件序号 公司代号 公司代号 c.其他过程控制文件（通称三级文件），包括：各子公司内部岗位职责、质量计划、各种管理规程（实施细则）、管理规定等规章制度、内控标准、作业指导文件的编号按下述编号执行： SM/ ZN--ZY-XXX 顺序号 顺序号 三级文件代号 三级文件代号 分公司代号 分公司代号 公司代号 公司代号 d.记录，其编号和控制按《记录控制程序》执行。 4.1.2外来文件: 主要指国家、地方及行业颁布的与质量有关的各种标准。还包括顾客、供方及其他相关方提供的相关资料，编号采用原文件编号。 4.2文件的编制、审核和批准实施 4.2.1综合管理手册、程序文件由公司安全环保技术部组织编制，管理者代表审核，总经理批准实施。 4.2.2各子公司的第三层次文件，由部门编制，部门领导审核，分管领导批准后实施。 4.2.3文件均采用书面或电子版本形式。 4.3文件的控制状态 4.3.1受控文件：指受到更改控制的文件。用于本公司内部使用和提供给认证机构。 4.3.2非受控文件：指不受到更改控制的文件。主要用于提供给顾客。 4.4文件（指内部文件，下同）的标识 4.4.1文件封面必须明确标明文件名称、编号、版本号、发布日期和实施日期等重要信息。 4.4.2受控文件应在封面加盖“受控”印章，并注明分发号。 4.4.3文件的现行修订状态在封面以版次号表示。如A0、A1、A2、…；B0、B1、B2、…。其中A0表示该文件为A版的第0次修改稿（文件第一次发布，还未经过修改）；B2表示该文件为B版的第2次修改稿。 4.4.4文件更改的标识 当文件发和更改后，应在《受控文件清单》中的加以标识。 4.4.5当文件每经过一次修改或换版，其版次号均要进行相应顺延更改。 4.5文件的发放 4.5.1《综合管理手册》、《程序文件》的发放，由公司安全环保部确定发放范围，经管理者代表审核、总经理批准后发放； 4.5.2文件更改后发放，要将旧版本及时收回，确保各使用场所均能得到适用文件的有效版本。 4.6日常管理 4.6.1文件使用部门和使用者要妥善保管所持有的文件，保持文件的整洁清晰，易于识别，并不得擅自复制或转借。 4.6.2使用过程中如发生丢失或损坏，使用者应提出申请，到文件发放部门重新领取。 4.6.3安全环保技术部建立公司的《受控文件清单》，各部门相应建立本部门《受控文件清单》。 4.7评审与修改 4.7.1文件应每年对其符合性、适用性和可操作性进行一次评审。 当出现以下情况时，文件的编制部门应立即对文件进行评审： a.文件编写的依据（如国家标准或其他文件）发生变化； b.组织机构和职责权限发生变化； c.生产工艺发生变化； d.发生其他可能导致文件修改的变化。 4.7.2经过评审，需要对文件进行修改时，主管部门应填制《文件更改申请单》，写明具体修改内容，报主管领导审批。 4.7.3文件修改的方式有三种： a.通知单：适用于文件仅需修改别字、词、句，文件内容并无实质变动时； b.换页修改：适用于文件内容需局部修改时； c.换版：适用于文件需全面修订时。 4.7.4修改的实施 a.以“通知单”方式进行修改时，应将“通知单”发至文件的所有使用部门，部门文件管理人员应将“通知单”作为文件附页装订到本部门使用的所有受控文件中。 b.换页修改时，将修改后的文件页发放至文件使用部门，由部门文件管理员对本部门所使用的全部受控文件统一进行换页处理。并将收回的作废页全部交由主管部门销毁。 c.文件换版时，使用部门应交回全部旧版文件，同时领取新版文件，并重新签收。 4.8作废文件的处理 4.8.1所有作废文件必须加盖“作废”印章，以防误用。 4.8.2需保留的作废文件需加注“作废保留”字样，责任部门要单独存放。对不需保留的作废文件应及时填制《