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文书档案整理与实务 杭州伟邦档案管理咨询有限公司 主讲人 余绍忠 目录 第一章 概述 第二章 操作流程 第三章 操作规范 第四章 注意事项 第一章 概述 《归档文件整理规则》的出台目的是为了调整和简化归档文件整理方法，为机关档案工作的持续发展提供保障。本方法首先在大企业试点，积累经验，取得了一定效果。 特点 （1）档案形成数量多，单位规模大，减少立卷装订等程序，可简化工作量。 （2）弱化档案实体整理程序和模式，强化档案的信息管理。 （3）节省库房容量，节省档案工具等设备所投入的资金等。 （4）为档案利用工作提供方便，提高了查准和查全率。 按卷整理，案卷的存在增加了检索层次，影响检索结果，案卷题名拟制随意性强，通过题名（案卷目录）检索档案的可靠性差，同时，以案卷的形式利用档案，不利于保密，不利于复印等。 （5）有利于档案的进馆。 （6）有利于向社会开放档案。 （7）按件整理只适用于文书档案。 现在按件整理的条件已基本成熟。 第二章 操作流程 1、按档案形成的年度进行区分； 2、对同一年度的档案进行初步鉴定，剔除不需归档的档 案； 3、分类方案的确定； 4、对同一年度的档案按问题分类、排序； 5、对同一问题的档案按保管期限分类、排序； 6、按“件”确定整理单位及文件的装订； 7、对每件档案编号、加盖归档章，填写备考表，并装盒； 8、对装盒的档案依次进行归档文件目录的计算机输入； 9、填写档案盒内容； 10、排列、上架； 第三章 操作规范 1、按档案形成的年度对收集的档案资料进行 区分 （1）、对档案形成年度的确认 一般原则；文号与落款不一致；无落款；登记表；合同；专门年度；规划、总结、法规；跨年度材料；几件为一件的情况。 （2）、文件的放置 第三章 操作规范 2、对同一年度的档案进行初步鉴定，剔除不需归档的档案 （1）、不须归档的范围： 《机关文件材料归档与不归档的范围》，P17页，如重份件、无价值临时性材料、未签发修改稿、信封、一般外来信、内部互抄件、外单位兼职、参考件、无需贯彻会议材料、奖惩非本单位材料、非隶属单位抄件、普发性材料、上级参考件等等。 （2）、判断是否归档的基本原则 （3）、剔除无需归档的文件资料的方法 文件头；称呼；标题；内容；落款；（非）业务单位；处理单及批示；含单位及人名标题；附件表格；单张纸；签到单；破损文件；重复件，价值待定。 （3）、重复件的处理 第三章 操作规范 （4）、无需归档材料的处理 （5）、对于资料的鉴定方法 相关性；政策性；一次性；重复性；参考性。 （6）、对资料的处理办法 （7）、对保密废纸的处理 第三章 操作规范 3、分类方案的确定 （1）、年度—机构—保管期限分类法 （2）、保管期限—年度—机构分类法 （3）、机构—年度—保管期限分类法 （4）、年度—问题—保管期限分类法 （5）、保管期限—年度—问题分类法 （6）、问题—年度—保管期限分类法 第三章 操作规范 （7）、年度—保管期限分类法 （8）、保管期限—年度分类法 （9）、分类方案确定后，不得随意变动。 第三章 操作规范 4、对同一年度档案的分类 （1）、机关单位文书档案分类的方法 （2）、企业单位文书档案分类方法 （3）、事业单位文书档案分类 （3）、对文书档案分类的说明 不一定；集团公司；参照；第三类可改变。 （5）、文书档案分类方法 按类放置；内容；主要内容；部门性质。 （6）、文书档案分类后排序 分类表；时间；重要性；属性；主要职能；综合性；责任者；问题；成套性；零散材料。 第三章 操作规范 5、对同一类问题的档案按保管期限分类 （1）、文书档案归档范围及保管期限表 （2）、归档范围及保管期限表说明 （3）、保管期限的分类原则、方法 按实际；从长原则；不足一盒的情况（至少长期）；无法确定的情况。 （4）、按保管期限分类后的排列 第三章 操作规范 6、按件确定整理单位 （1）、文书档案“件”的确定原则 一般原则；P27页；签到单；介绍信；会议记录；成套会议材料；正文与发文稿。 （2）、有关“件”的说明 单位；历次稿；附件；拟办单、发文稿头、签批单；复制件；来文与复文； （3）、破损文件的修裱 对象；补缺与托补；保持原貌。 （4）、字迹模糊或易褪色文件的复制 复印；传真件；颜色；单面。 （5）、超大纸张的折叠 简单；次数；折痕处；页数多时。 第三章 操作规范 （6）、小张纸的