Outlook关于提醒及日历的设置.pptVIP

通过outlook来管理时间 一、运用outlook的提醒功能 备忘/管理工作 a、mark unread 及quick flag 的用法 b、calendar 的用法 c、tasks的用法 d、notes的用法  A、mark unread 及quick flag 的用法 功能： 1、方便查找没有阅读和处理的邮件 2、根据flag的不同颜色标注事情的轻重缓急，并定时提醒 操作：如下 1、方便查找没有阅读和处理的邮件 在收到邮件时，浏览邮件内容，对于不紧要的邮件，mark邮件为unread。 在有工作空歇时，通过 search folders 查询未开启的邮件，例： 2、根据flag的不同颜色标注事情的轻重缓急，并定时提醒 收到邮件，浏览后对于要处理的邮件，使用不同色的Flag，标注出事情的缓急，定好提醒时间，便于挨个有序处理，且不会遗漏，处理完后，划勾或Clear Flag。通过search folders 可以统一查询还有多少邮件未处理。例： B、calendar 的用法 1、便于大家约与会者开会，并在会前提醒与会者 2、便于大家设置对自己的工作提醒，且根据日、工作日、周、月浏览 哪些天是有工作安排的 3、较之Flag它可以起到周期性提醒的作用 1、约会议，并在会前提醒与会者 2、设置对自己工作的提醒，且根据日、工作日、周、月浏览 浏览会议安排/自己的工作安排 D、Notes用法 1、可以记录一些重要事情、电话号码等 2、对于提醒功能用的频繁的人，有时候可能不会看提醒，而遗漏工作但当天要做的紧要事情，可以向便签条一样贴在桌面。例： 二、运用outlook的快速查找，建立规则及建立对象群来提  高 工作效率 b、使用find的功能 C、使用create rule的功能,将邮件规类 D、建立Contact 针对你经常发送邮件的对象群，建立 Contact，可以减少你输入收  件人姓名的时间 * * 二、运用outlook的快速查找，建立规则及建立对象群来提高  工作效率 a、邮件按需求排序 b、使用find的功能 c、使用create rule的功能,将邮件规类 d、建立Contact （一） 此邮件已经被阅读， 信封呈开启状态 （三） 点击Search Folders 中 Unread Mail，所有未读的 邮件就呈现其中 这就是我们刚才 浏览过的邮件 标题处点击鼠标邮件，出现如 下菜单，选Mark as Unread， 邮件恢复未阅读状态 （二） （一） 假设小辜的这封邮件是待处理 邮件，用鼠标右键点击标题右 边的小红旗，出现下拉菜单， 根据时间的紧急程度，选不同颜 色的Flag。已经标注了Flag的邮件， 如需恢复原状，点Clear Flag ， 若要表示事情已经完成，可点 Flag Complete。如需按时提醒， 请选Add Reminder… 在下拉框里面选 提醒的日期 选提醒时间，或自己 填入，记得在英文状态下输入 可修改Flag的颜色 选Follow up 各项选完后点OK,改邮件 就会在你设定的时间，提醒你！ （二） 点击Search Folders的For Follow up， 可发现共有多少邮件需要跟进。颜色 的不同代表重要性的不同。可根据需要 每天或每半天回顾一次！ 我们刚才做过设置的邮件 （三） 通过Go下面的Calendar 进入日历管理 点击此处也可进入日历管理 （一） 点击此处约会议，或做工作日志 （二） （三） 会议主题 会议室名称 根据重要性质标注颜色 点回形针，加附件 起止时间 会议开始前多少分钟提醒 当其他各项设置好点击 Invite Attendees 添加与会者， 后点Send，约 会议完成，会前 会提醒每位与会者 如果会议是周期性要开的，跳出对话框可以点击Recurrence， 根据要求选每周几、每日、每月几号/星期几等等，循环多少次会 结束，点OK，后选Send ，这样每次开会都会做提醒，直至到期 （四） a、前两个步骤，同约他人参加会议一样，点一个新的Calendar对话框出来 b、 如下图一切设置好后，同样可以根据Recurrence进行周期性的提醒 c、不同处：不需要对Invite Attendees 进行设置 d、设置完后点Save and Close 刚才设置的工