第二讲 秘书工作概述.pptVIP

现代秘书的定义 秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。 二、 秘书的分类 各行各业、各社会领域的各类组织都有秘书、秘书工作。 A.横向分类 （1）按服务对象和经济来源，分公务秘书和私人秘书我国的秘书学诞生于20世纪80年代初期。 ● 1980年，复旦大学上海分院率先设置秘书专业； ● 1983年，上海《秘书》杂志创刊； ● 1984年10月，中国高等院校秘书学教学研究会成立； （2）按业务范围的宽窄，分通用秘书和专业秘书 （3）按秘书辅助对象不同，分集体秘书和个人秘书 （4）按秘书投入精力情况，分专职秘书和兼职秘书 （5）从组织内部分工，行政秘书、文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书 、日常事务性工作的秘书、生活秘书、外事秘书、会务秘书。 （6）按秘书所从事的行业特征，企业秘书、法律秘书、科技秘书、教学秘书、涉外秘书。 B.纵向分类 中级秘书 中级秘书从事的是协助领导实施管理、开展各项组织领导活动的基础性工作。其筹备操办各种会议事务、草拟和办理各种文件、进行组织内外沟通、办理各项授权事务等，对组织有序运转和领导工作的开展，均有着不可替代的作用。 中级秘书 职能 办文是中级秘书的重要职责 办事是中级秘书的重要任务 领导活动安排是中级秘书工作的重要内容 初级秘书 指从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、速记、接待、应对电话等工作是其主要任务 特点 工作内容一般是操作性的日常事务 要有熟练的办公技巧 要有良好的服务态度和敬业精神 第二节 秘书工作 秘书工作的内容 事务理办 协调沟通 文书工作 信息工作 参谋辅助 会务办理 督促检查 一、秘书工作的主要内容 （一）事务办理 事务办理是秘书工作的重要内容，包括日常事务、临时交办事务及突发事。 （二）协调沟通 秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、职能部门之间、本机关和外部有关公众及本机关与上、下级机关中介沟通的任务；协助领导者维护组织内外的各种关系和谐一致，缓解或化解各种矛盾和冲突，以实现组织有序运转。 （见下图）  中介沟通 （三）文书工作 文书工作包括根据领导意图的文件撰 拟、修改、印制、校对、装订、寄发等发 文工作；登记、分拣、拟办、传阅、办理 等收文工作；整理、立卷、归档、保管、 利用等文书档案的处理工作。文书工作在 秘书工作中占的比重很大，有的甚至占秘 书工作总量的三分之一。 （四）信息工作 秘书信息工作，是围绕领导活动和组 织管理需要开展的对各种相关信息的收集、 处理、传递、贮存提供利用、反馈等一系 列目的明确、真实可靠、及时全面的信息 服务。 （五）参谋辅助 秘书参谋辅助主要指秘书在为领导者 提供近身综合辅助和公务服务中为领导决 策出谋献策、提供参考方案及有关依据； 在与领导主辅配合的工作实践中，发现领 导行为中的不足、疏漏、失误，及时提出 拾遗补阙、纠正错误的建议和规劝。 （六）会务操办 秘书工作中的会务操办指的是会前的 大量筹备工作，会议期间的大量事务服务， 会后的落实工作、整理工作和信息反馈工 作等。 （七）督促检查 督促检查是领导工作的职责范围。秘 书主要是协助领导开展督促检查工作。 除上述八个方面的工作外，还有领导 办公室的整理、文献资料的准备、领导活 动日程安排、领导公务出差服务等，均是 秘书工作的内容。简言之，凡是领导者和 领导机关需要的综合辅助和公务服务，都 是秘书工作的内容。 　 秘书学者的认识 早期学者对秘书工作性质的看法（80年代我国秘书学起步） A.老一代秘书学家王千弓的概括——“五个对立统一” 1，被动性与主动性的统一； 2，事务性与思想性的统一； 3，机要性与群众性的统一； 4，经常性与突击性的统一； 5，综合性与专业性的统一。 B.上海、武汉秘书学者概括的“两性” 1，辅助性 指秘书从属、接近领导，而不担任领导工作。 秘书只是辅助领导工作，而没有决策权。 主要从3个方面发挥作用。 —为领导决策提供文件、资料、情报、建议、意见； —为领导的组织和指挥起传达、检查、督促作用； —处理日常事务并提供文字和物资方面的条件。 B.上海、武汉秘书学者概括的“两性”（续） 2，综合性 指秘书一般不承担机关或企事业单位内某一部门的工作，而要全面了解、联系和沟通各个部门的工作。 主要是了解与掌握情况，传递信息，辅助领导。