王艳明：电子文件管理系统开发及通用功能要求.pptVIP

电子文件管理系统 （ERMS） 开发及通用功能要求 王艳明 dawym@126.com 国家档案局继续教育 电子档案管理专题研讨班 对于档案工作部门来说，当前的日常性 业务活动就是接受各自工作范畴内的电子文 件归档移交及其后的长期或者永久管理，而 这项业务活动的主要支撑平台必然是电子文 件管理系统。 而对于企业数字档案馆（室）建设、或 者企业电子文件（档案）管理来说，电子文 件管理系统的研发尤其重要，它是体现对电 子文件实施超前控制（如文控）、全程管理 的技术平台，也是电子文件（档案）实现科 学管理的必由之路。 在档案信息化建设中，“存量档案数字化”主 要依靠档案数字化系统将数字副本挂接导入至 （数字档案馆）的资源系统或者档案管理系统中， 而“增量档案电子化”则主要依赖电子文件管理 系统（ERMS）实现在线受控归档，从而传输至 （数字档案馆）的资源系统或者档案管理系统中。 电子文件管理系统的开发，不单是一个 软件开发的问题，也是对档案工作者关于电 子文件（档案）知识全面检验的一个过程， 电子文件管理系统研发水平的高低，很大程 度上取决于档案工作者的电子文件管理、数 字档案管理的能力和水平及与其他职能部门 协调沟通能力。 一、电子文件管理系 统及其开发综述 1、电子文件管理系统 （ERMS）的概念与特点 电子文件管理系统（Electronic Records Management System）是包括所有与电子文件 管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等 相关因素在内，以保证电子文件的行政有效性 和法律证据性，保证电子文件的科学管理和高 效利用为目的信息管理系统。 电子文件管理系统的主体是电子文件管理 软件，由一组软件程序组成的，共同对机构产 生的电子文件和基层档案室保存的电子档案进 行管理，是机构内电子文件的“聚集地”，是 数字档案馆（室）的核心应用系统。 《电子文件管理系统通用功能要求》 （GB/T29194—2012）、电子文件管理系统建 设指南（GB/T 31914-2015）这样定义电子文 件管理系统： 机关、团体、企事业单位和其他组织用来 对电子文件的识别、捕获、存储、维护、利用 和处置等进行管理和控制的信息系统。 《电子文件管理系统通用功能要求》还定义 了事务系统（BS）、电子文件管理系统 （ERMS）、电子文件长期保存系统（档案管理 系统DAMS）的关系。如下图。 BS、ERMS、DAMS关系图 ERMS系统的核心纽带作用及其重 要性 2、电子文件管理系统开发的原则 （1）业务需求驱动原则 机构开发ERMS系统来自于自身文档管理业务 的需要，开发团队应该具体分析业务及管理目标， 形成业务功能需求。 （2）标准化原则 ●《电子文件归档与电子档案管理规范》 （GB/T18894—2016） ●《电子文件管理系统通用功能要求》 （GB/T29194—2012）; ●《电子文件管理系统建设指南》（GB/T 31914-2015）; ●《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46- 2009）； ● 《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字 〔 2009〕 39 号）。 （3）合作协作原则 各职能部门、业务部门密切合作、协作。 （4）开放性原则 接口、数据、协议采用开放标准；技术中立；对 软硬件依赖性较弱；利于信息资源共建共享。 （5）可扩展性原则 采用松耦合、模块化设计原则。 （6）全程性、前控性原则 从业务系统的研发、功能设计到电子 文件的利用与技术维护实行前端控制、 全过程管理。 （7）利于实施、操作和维护原则 （8）安全性原则 严密的安全管理：系统与数据安全、 身份认证、权限分配、跟踪审计等安全 技术手段，保证系统无故障、数据安全。 3、电子文件管理系统开发过程 4、ERMS开发的方式及特点 二、电子文件管理系统 功能需求分析 电子文件管理系统开发通常划分为系统分 析、系统设计、系统实施和系统运行维护四 个阶段，其核心就是系统功能需求分析。 系统需求分析就是要明确电子文件管理系 统究竟要“干什么”和“怎样干”。 1、 确认系统功能需求分析的承担者——档案 管理部门 2、制定系统总体目标与功能 ⑴ 明确电子文件管理系统的总体目标及其与其 他技术系统的关系 系统需求分析首先需要明确电子文件管理系统要达到 的总体目标和具备的基本功能，从而让系统研发人员了解 系统研发的 深度和难度 ，以利于系统研发人员有针对性地 制定系统总体规划，为实现总体目标和基本功能寻找最为 科学的技术路线。 电子文件管理系统的总体目标体现了了系统对电子文 件的总体管理水平。档案管理人员必须明确所要开发的电 子文件管理系统期望达到的总体技术水准。是全程管理还 是部分代替手工管理；是对电子文件予以超前控制还是仅 仅要求实现归档管理；是采用文档一体化管理模